Hoe kan ik mijn productlijst updaten (bv. prijswijzigingen)?
In onFact is het mogelijk om bv. je hele productenlijst in 1x te updaten in geval van prijswijziging. De meest eenvoudige manier is dan om te werken met een export van je producten, gevolgd door een import. Hoe gaat dit in zijn werk?
Gegevens exporteren
Ga naar Producten. Kies rechtsboven voor de blauwe knop 'Volledige productlijst'.
Nu zie je rechtsboven een nieuwe blauwe knop: 'Acties'. Als je op het pijltje klikt zal hij aangeven te exporteren naar een Excelbestand.
Daar kan je op klikken; er zal een bericht verschijnen dat je download klaar staat. Deze sla je ergens op.
Dit Excelbestand kan je filteren, sorteren, ... hoe je wil. In de kolommen m.b.t. prijs kan je de nieuwe prijs ingeven.
Het bestand moet natuurlijk wel opnieuw in onFact ingevoerd worden met de geupdate prijzen: dat gebeurt via Importeren.
OPGELET: wijzig geen gegevens in de kolom 'Uniek extern ID'! Op basis van deze kolom zal onFact bij de import van de gegevens weten dat hij de bestaande producten moet overschrijven. Als je deze unieke externe ID wijzigt, zal onFact het bestand beschouwen als nieuwe producten en wordt je lijst gedupliceerd (= niet de bedoeling).
Gegevens importeren
Gegevens importeren in onFact gebeurt op basis van een csv-bestand, dit is een afgeleide van Excel. Om een csv-bestand te maken, kies je bij je Excel-bestand 'Opslaan als' en selecteer je bestandstype 'csv'.
Lees hier meer over het aanmaken van een csv-bestand.
Ga opnieuw naar je volledige productlijst en klik op de blauwe knop 'Acties'.
Klik nu op de onderste keuze: 'Importeer producten'.
Klik rechtsboven op de importpagina op de groene knop 'Gegevens importeren'.
Je komt nu terecht bij de eerste importstap.
Upload je csv-bestand via 'Kies bestand'
Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten
Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in
Geef eventueel een naam aan je import; standaard wordt de datum van huidige dag gebruikt. Je kan hier ook de naam van een nieuwe of bestaande productgroep ingeven (zie verder)
Duid aan welk scheidingsteken er is gebruikt voor decimalen (bv. aankoopprijs = 74,50 euro)
Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet
Klik 'Volgende'
Gegevens koppelen aan onFact-velden
Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in onFact. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.
Klik je in onFact bv. op de lijn naast het veld 'Basisnaam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 1: Omschrijving' aan te duiden als match voor het onFact-veld 'Basisnaam'. Voor het veld 'Aankoopprijs' duid je 'Kolom 5: Aankoopprijs' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.
Let zeker op de kolom 'Uniek extern ID': deze moet je zeker juist koppelen, zie eerder, om dubbels te vermijden.
Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:
Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel producten er zijn geüpdatet.
Last updated
