Accowin

Omdat Accowin niet in de cloud loopt, kan het geen rechtstreekse verbinding aan met onFact. Maar je digitale documenten doorgeven voor verwerking in Accowin kan op andere manieren:

A) Via partnerplatform:

Verkoopfacturen uit een onFact account kunnen eenvoudig naar onze partner CodaBox verzonden worden; zo zijn ze beschikbaar voor je boekhouder en verdere verwerking in Accowin.

B) Via export van UBL-bestanden:

Je kan je documenten uit onFact exporteren als UBL-bestanden. Deze kunnen door de boekhouder geïmporteerd worden in Accowin voor verdere verwerking.

C) Via automatische bestandsuitwisseling:

Het is mogelijk om je documenten vanuit onFact te synchroniseren met Dropbox, Google Drive, OneDrive of je eigen server via SFTP. Vanop die platformen kan je boekhouder je documenten ophalen voor verdere verwerking in Accowin.

De koppeling met Accowin activeren

1. Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.

2. Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'Accowin'.

3. Klik op de gele knop 'Configureren' naast deze app.

Standaard zie je een aan- en een verkoopdagboek verschijnen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om voor elk dagboek de Accowin e-mailadressen in te voeren die je boekhouder jou kan bezorgen. Op basis van deze e-mailadressen worden documenten tussen onFact en Accowin onderliggend uitgewisseld.

• Verkoopdagboeken: hier kan je e-mailadressen invoeren voor het doorsturen van verkoopfacturen, en creditnota's van verkoopfacturen

• Aankoopdagboeken: hier kan je e-mailadressen invoeren voor het doorsturen van aankoopfacturen, creditnota's van aankoopfacturen en aankoopborderellen (indien deze module geactiveerd is)

• Overige bedrijfsdocumenten: hier kan je het e-mailadres invoeren voor het doorzenden van documenten die relevant zijn voor je onderneming, maar geen aan- of verkoopdocumenten zijn. Meer informatie over deze 'Bedrijfsdocumenten' lees je hier. Dit veld wordt enkel getoond indien een module uit 'Bedrijfsdocumenten' geactiveerd is.

Als er geen verschillende adressen zijn voor het doorsturen van bv. verkoopfacturen en hun creditnota's, kan je hetzelfde e-mailadres gebruiken voor de verschillende documenttypes binnen hetzelfde dagboek.

Klik nadien op 'Opslaan'. De connectie is nu actief.

Documenten doorsturen naar Accowin

Automatisch doorsturen activeren

Als de koppeling met Accowin geactiveerd is, krijg je in het venster ook de mogelijkheid om facturen automatisch door te sturen naar Accowin. De facturen worden éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar Accowin. Dit houdt het volgende in:‌

• Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;

• Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.

• Overige bedrijfsdocumenten: worden automatisch doorgestuurd zodra ze zijn toegevoegd.

Toch een factuur verzonden naar de boekhouder die je nog zou moeten aanpassen?

1. Kopieer dan eerst deze factuur naar een creditnota

2. Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen

Verkoopfacturen doorsturen

1. Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.

Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar Accowin. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.

3.In de tabel verschijnt nu in de Accowin-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.

Creditnota's doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar Accowin. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.

3. In de tabel verschijnt nu in de Accowin-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

Aankoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Aankopen'. Selecteer hier de aankoopfacturen die je wil doorsturen.

2. Er zijn twee mogelijkheden om je aankoopdocumenten door te sturen:

A. Je hebt je aankoopfacturen verwerkt in onFact

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde aankoopfacturen doorsturen naar Accowin.

B. Je hebt je aankoopfacturen niet verwerkt in onFact

Je kan de aankoopfacturen die in je verwerklijst staan, zonder verdere eigen verwerking doorsturen naar Accowin. Dit kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven.

In de tabel verschijnt nu in de Accowin-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd via onFact.