Facturen
Last updated
Last updated
Om een nieuwe factuur aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Facturen'. Een nieuwe factuur aanmaken doe je door rechtsboven op de groene knop 'Factuur aanmaken' te klikken.
Het facturatievenster opent zich nu en bestaat uit vier blokken met informatie over:
Je klant: aan wie factureer je?
Je producten/diensten: wat factureer je en aan welke prijs?
Het onderschrift: de vraag tot betaling aan de klant met rekeningnummer en betalingsreferentie.
De factuur zelf: volgnummer, datum, eventuele korting.
Hier geef je aan aan wie je de factuur wil richten. Je kan een klant oproepen vanuit de klantenfiche die je eerder hebt aangemaakt (zie Tutorial Stap 2: Klant aanmaken).
Typ je bijvoorbeeld in het veld 'Klant' de naam 'Evy', dan zal onFact meteen op zoek gaan naar de klant met de corresponderende gegevens en de informatie uit de ingevoerde klantenfiche overnemen op de factuur.
Je kan ook zoeken in de klantenfiches door op het vergrootglas te klikken. De volledige klantenlijst opent zich.
Je ziet ook dat deze factuur nu gekoppeld zal worden aan de klantenfiche 'C00001', het nummer van de klantenfiche van Evy Segers.
Als je nog geen klantenfiche hebt aangemaakt, kan je de gegevens van een nieuwe klant ook invullen door in de velden te typen. Je kan de ingevoerde gegevens meteen 'Opslaan als nieuwe klant' (zo wordt er dan toch een klantenfiche aangemaakt). Als je 'Opslaan als nieuwe klant' aanvinkt, verschijnen ook de velden 'E-mailadres' en 'Telefoonnummer' om in te vullen.
In het veld 'T.a.v.' kan de specifieke informatie van een contactpersoon worden opgenomen, bv. als je klant een bedrijf is. Heb je bij je contactpersoon een adres opgegeven dat afwijkt van het adres van je 'Klant', dan zullen de adresgegevens van je 'Klant' overschreven worden met deze van de specifieke contactpersoon.
In het veld 'Btw-uitzondering' kan je een afwijkend btw-regime aanduiden, bv. 6% btw renovatietarief, 0% btw medecontractant, ... Afhankelijk van welke uitzondering je hier aanduidt, vermeldt onFact automatisch de vereiste wettelijke vermelding(en) op de factuur.
Standaard werden er nog geen producten of diensten aan je factuur toegevoegd. Per nieuwe lijn kan je een nieuw product of dienst toevoegen. Dat doe je door in het tekstveld onder 'Dienst of product' aan te duiden wat je wil factureren: je kan tekst typen en op die manier een product selecteren.
Net zoals bij het aanduiden van je klant, herkent onFact het product dat je wil toevoegen uit je productdatabase. De gegevens over dit product worden overgenomen op de factuur en zijn daarna nog aanpasbaar. Onder dit product verschijnt een nieuwe blanco lijn, waar je een tweede product kan toevoegen.
In het voorbeeld voeg ik een product toe, dat vooraf nog niet via mijn 'Producten' werd aangemaakt. Je wil bv. nog wat klein materieel aanrekenen. Je kan dan manueel de omschrijving typen in het veld 'Dienst of product', en dan ook manueel een prijs invoeren.
Klik je aan de linkerzijde van een productlijn op het vergrootglas, dan kan je de volledige productlijst oproepen. Vanuit deze lijst kan je ook een product selecteren.
Per productlijn is het meteen mogelijk om een korting toe te kennen. Klik daarvoor op de gele knop 'Meer' aan de linkerkant. Het veld 'Lijnkorting' verschijnt. Het is mogelijk om de korting toe te kennen als percentage, of in de gekozen munteenheid.
Het is mogelijk om tussen je verschillende productlijnen titels in te voegen. Op die manier kan je de factuur meer gaan structureren.
Via de groene knop 'Lijn toevoegen' kan je in de tabel uit drie soorten lijnen kiezen:
Een product- of dienstlijn toevoegen (zie vorige paragraaf);
Een sectie met titel toevoegen;
Een (vrije) tekstlijn toevoegen.
De titel bestaat uit één lijn, met vooraf ingestelde opmaak. Je kan de titel met de pijltjes meer naar boven of naar onder in het document plaatsen.
Per aangemaakte sectie zal er een subtotaal van deze sectie op je document verschijnen.
Het is ook mogelijk om boven of onder producten een extra tekstlijn toe te voegen. Deze kan in tegenstelling tot een titel, wel opgemaakt worden met de basis editor. Met de pijltjes kan je het veld ook weer meer naar boven of naar onder in de tabel verplaatsen.
Op een factuur kan dit er als volgt uitzien:
Je klant ziet in het onderschrift op welke manier de factuur dient betaald te worden. Standaard vraagt het onderschrift om "het factuurbedrag binnen xx dagen over te schrijven op rekeningnummer xx onder vermelding van het factuurnummer xx."
Tijdens de eerste stap, '1. Account aanmaken' heb je het IBAN-nummer van je bedrijf ingevoerd. Dat is het nummer dat in het onderschrift zal opgenomen worden. Aan het onderschrift hoef je in principe niets te wijzigen; alle informatie wordt uit je ingevoerde informatie in onFact gehaald. Dit gebeurt voor elke waarde tussen '%'-tekens (bv. %company_name%), de zogenaamde tags. Lees hier meer over het gebruik van tags in onFact.
Wil je dit onderschrift in één keer voor al je facturen aanpassen? Lees hier hoe je dat doet. Je kan ook eenvoudig een gestructureerde mededeling toevoegen in dit onderschrift.
Vooraleer je de factuur kan genereren, kan je nog enkele keuzes maken.
In deze sectie kan je:
de datum van je factuur wijzigen, indien gewenst;
een algemene korting toekennen over het gehele factuurbedrag;
de betaaltermijn ingeven, en/of 'Einde maand' aanvinken.
Heb je dit boekjaar al facturen gemaakt? Dan kan je hier het volgnummer instellen voor de eerstvolgende factuur via onFact. Nadien nummert onFact automatisch verder. Lees hier meer over factuurnummering.
Heb je dit alles doorlopen, dan kan je via de groene knop 'Toevoegen' je factuur genereren. Je ziet nu het overzichtsscherm van je gemaakte factuur:
Vanuit het overzichtsscherm van gemaakte facturen kan je via de blauwe 'Actie' knop rechtstreeks enkele bulk acties uitvoeren op je facturen.
Gegevens exporteren: naar csv of Excel, alle documenten combineren tot één PDF-bestand, naar een ZIP-bestand met alle documenten, of export voor boekhoudpakketten. Lees hier meer over deze verschillende exports.
Enkele (of alle) facturen aanvinken en hun status wijzigen naar 'Verzonden'.
Enkele (of alle) facturen aanvinken en hun status wijzigen naar 'Betaald'.
Eén of meerdere facturen selecteren en kopiëren naar een nieuwe factuur of een nieuwe leveringsbon.
Als je rechtsboven op de grijze knop 'Printversie' klikt, opent zich een nieuw venster waarin je de factuur kan bekijken. Je kan de factuur van hieruit ook als PDF-bestand downloaden.
Zie je nog een fout in de factuur, of wens je iets aan te passen? Dat kan. Klik in het overzichtsscherm van je factuur in het menu naast 'Tijdlijn' op 'Factuur bewerken'. Je kan de factuur onderdeel per onderdeel aanpassen via de potloodknoppen 'Bewerken' (bv. enkel de klantgegevens, of de gegevens over je vermelde producten/diensten, ...).
Let op: je kan je facturen bewerken zolang ze niet vanuit onFact naar je boekhouder werden gestuurd. Zodra dit gebeurd is, verschijnt er een mededeling dat de factuur niet meer kan aangepast of verwijderd worden. De factuurinhoud wordt dan bevroren en kan niet meer gewijzigd worden.
Als je tevreden bent over de factuur kan je ze eenvoudig verzenden. Daarvoor ga je opnieuw naar de samenvatting van je factuur:
Rechts naast 'Tijdlijn' zie je een gele knop 'Verzenden via e-mail'. Deze opent de pagina om je factuur naar de klant te verzenden, met een begeleidende boodschap.
Je kan deze e-mailboodschap aanpassen voor je hele organisatie en een nieuwe standaardtekst creëren. Lees hier hoe je dit doet.
Het e-mailadres van de klant wordt automatisch opgehaald uit de klantenfiche of kan manueel ingevoerd worden. Je kan ervoor kiezen ook een kopie naar jezelf te sturen, of opties cc: en bcc: te gebruiken. Het onderwerp van de e-mail kan aangepast worden alsook de begeleidende tekst. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen in te vullen door er een komma tussen te plaatsen.
De e-mail wordt verzonden door onderaan op de groene knop 'E-mail verzenden' te klikken.
onFact biedt ook de mogelijkheid om facturen via post te verzenden. Lees hier hoe dat in zijn werk gaat.
Heb je de factuur zelf op een andere manier verzonden? Gebruik dan de blauwe 'Acties' knop om aan te duiden dat de factuur verzonden werd. Duid dan de optie 'Verander status naar verzonden' aan.
Voorschotfacturen zijn geen aparte documenten in onFact maar eigenlijk gewone facturen. Het is wel een specifieke functie in onFact om de opvolging te faciliteren. Je kan vanuit een offerte een voorschotfactuur opmaken en een vast of procentueel bedrag als voorschot kiezen.
Deze voorschotfactuur komt in de lijst van facturen waar je ook gebruik kan maken van de mogelijkheden voor betalingsopvolging.
Wanneer je na oplevering van de producten of diensten een eindfactuur wil opmaken, ga je terug naar de offerte en kopieer je deze naar een eindfactuur.
Het voorschotbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht zodat de som van beide facturen gelijk is aan de offerte.
Je kan ook meerdere voorschotfacturen opmaken indien er in meerdere malen betaald wordt.
In het algemene overzicht van de facturen kan je in één oogopslag de betalingen opvolgen. Bovenaan de pagina worden de gemaakte facturen visueel onderverdeeld:
Rood: het openstaande bedrag van de vervallen (te laat betaalde) facturen. De vervaldatum wordt berekend op de waarden die je hier zelf voor hebt ingesteld.
Geel: het totale openstaande bedrag van alle verzonden facturen.
Groen: je totale omzet deze maand.
In de factuurlijst worden dezelfde kleuren gebruikt om de betaalstatus per factuur aan te duiden.
Rood: factuur is nog niet betaald en reeds buiten de betaaltermijn.
Geel: factuur is verzonden en wacht op betaling.
Groen: factuur is betaald.
Blauw: factuur is nog in concepstatus; je hebt het nog niet naar de klant verzonden.
De betalingsopvolging kan ook rechtstreeks via je bank verlopen. Lees hier hoe dit in zijn werking gaat. De status van een betaling zal dan automatisch aangepast worden op basis van de ingelezen bankgegevens; de kleuren en aanduidingen veranderen automatisch mee.
Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de groene knop 'Verander status naar betaald'.
Om de functionaliteiten van onFact optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop en kies 'Manueel betaling aanmaken'.
Een pop-up venster opent om een zgn. 'financieel dagboek' aan te maken: dit is de aangeduide rekening waarop deze betaling in onFact zal onderverdeeld worden. Dit kan voor cash ontvangsten bv. 'kassa' heten, je kan hier ook 'zichtrekening' aanmaken, ...
Nadat je op 'Toevoegen' hebt geklikt kan je de betaling van deze factuur toekennen aan de rekening.
Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kas (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.
Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.
Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.
Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.
Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.
Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. De factuur wordt in onFact gemarkeerd als 'Betaald' en het detail van de betaling vind je onderaan bij 'Betalingscontrole'.
De verschillende betaalrekeningen voor je bedrijf invoeren, doe je éénmalig via Instellingen. Lees hier hoe je dit doet.
Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een (automatische) betaalherinnering aan te maken.
Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'.
Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.
Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Je kan zelf de termijn van betaling, eventuele aanmaningskosten en interesten invoeren. Nadien klik je op 'Toevoegen'.
De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.
Je kan ook automatische herinneringen instellen op bedrijfsniveau. Lees hier hoe je dit doet.
Vanuit de samenvatting van de factuur kan je de gegevens van deze factuur eenvoudig kopiëren:
naar een nieuwe factuur;
naar een nieuwe creditnota.
Je kan een factuur ook kopiëren naar een nieuwe leveringsbon (meer info), maar dit is een uitbreiding die je eerst moet activeren.
Via de knop 'Bewerken' kan je nadien nog aanpassingen doorvoeren aan de nieuwe factuur of creditnota.
De bijlagen bij je factuur zijn meestal je algemene voorwaarden. Deze kan je uploaden en instellen op bedrijfsniveau. Lees hier hoe je dit kan instellen.
Je kan aan je factuur ook een specifieke bijlage hangen om deze te bewaren of mee te verzenden via e-mail (bv. timesheets, productcatalogus, ...).
Om een bijlage op te laden en mee te verzenden bij een bepaald document, ga je naar het samenvattingscherm van je factuur. Aan de linkerzijde zie je een tab 'Bijlagen'. In deze tab kan je nu de specifieke bijlage die je wil toevoegen, opladen, door ze rechtstreeks in de uploadkader te slepen.
De opgeladen bijlage verschijnt nu in de lijst: via de gele knop 'Configureren' kan je aangeven hoe je deze wil mee verzenden met de factuur. bv. gewoon als een bijlage aan de e-mail, of samengevoegd met de factuur.
Door je onFact-account via bv. CodaBox te koppelen aan je bankrekening halen wij dagelijks je bankuittreksels op en vergelijken we deze via een slim algoritme met je openstaande facturen. Als er een match gevonden wordt, wordt de betaling automatisch verwerkt en hoef je zelf niets meer te doen. Je klanten meteen een online paybutton bezorgen om de factuur te betalen? Ook dat is mogelijk in onFact. Lees hier hoe dit in zijn werk gaat.
Vanuit onFact kan je je facturen meteen doorsturen naar je boekhouder. Bekijk hier welke programma's daarvoor beschikbaar zijn.
onFact biedt de mogelijkheid om bovenaan je documenten (bv. je factuur) extra tekst toe te voegen. Dit kan via een extra tekstveld bovenaan het document waar je vrij informatie in kan opnemen. Dit tekstveld staat tussen de algemene documentgegevens en de tabel met lijnen. Lees hier meer over de activatie van dit extra tekstveld.
Het is mogelijk om op je facturen een werfadres of leveringsadres weer te geven, dat afwijkt van het eventuele facturatie-adres of adres van de klant. Lees hier hoe je een werfadres of leveringsadres toevoegt.
Vul naast de factuurdatum ook de leveringsdatum van de goederen in tijdens het aanmaken van een factuur. Lees hier hoe je dit veld activeert.
Registreer op je facturen ook een orderreferentie van de klant. Lees hier hoe je dit veld activeert.
Heb je de app 'Grootboekrekeningen' geactiveerd, dan kan je deze ook in je facturatie gaan gebruiken. Stel grootboekrekeningen in voor producten. De facturen krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Lees hier hoe je dit kan instellen.
Opgelet: niet elk boekhoudpakket kan deze grootboekgegevens verwerken. Stem dus zeker eerst af met je boekhouder!
Naast de lijnkorting op factuur voorziet onFact nog andere kortingsmogelijkheden. Je kan de app 'Korting contante betaling activeren' (ken je klanten een korting toe als ze binnen een bepaalde termijn betalen) of werken met staffelprijzen (ken kortingen toe per type klant; bv. particulier of professioneel). Lees hier meer over de extra mogelijkheden.
Je kan gebruik maken van betalingsverzoeken om klanten eerst te laten betalen vooraleer een factuur op te maken. Je kan de betalingsverzoeken ook gebruiken als pro-formafacturen. Een betalingsverzoek kan nadien eenvoudig gekopieerd worden naar een definitieve factuur. Lees hier meer over het gebruik van betalingsverzoeken.
