Verzending via PEPPOL

Met onFact kan je naast facturen verzenden via e-mail, ook heel eenvoudig facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL. PEPPOL is een netwerk voor de uitwisseling van elektronische facturen (e-invoicing).

PEPPOL is te vergelijken met e-mail: elk bedrijf heeft een PEPPOL-adres waarnaar facturen kunnen verzonden worden, die terecht komen in een inbox van een bedrijf. Facturen uitwisselen via dit kanaal heeft twee belangrijke voordelen voor beide partijen:

• facturen kunnen automatisch verwerkt worden door softwareprogramma's;

• er is een sluitende ontvangstbevestiging waardoor er geen discussie meer mogelijk is of een factuur nu al dan niet afgeleverd werd.

Aanmelden op het PEPPOL-netwerk

Om e-facturen te ontvangen/verzenden via het PEPPOL-netwerk moet je aangemeld zijn op dit netwerk. onFact regelt dit automatisch: je PEPPOL-adres wordt gegenereerd op basis van het ondernemingsnummer of btw-nummer zoals je dat hebt ingevuld in de 'Bedrijfsinformatie' in je account.

Krijg je bij het verzenden van je eerste factuur via PEPPOL een foutmelding te zien? Kijk dan zeker na of je btw-of ondernemingsnummer correct is ingevuld in je 'Bedrijfsinformatie'. Verzend nogmaals na het invullen van deze gegevens.

e-facturen verzenden via PEPPOL

Om e-facturen te verzenden via PEPPOL hoef je niets bijzonders te doen: je maakt een factuur aan in onFact zoals je dit gewoonlijk zou doen. Je kan ook een reeds bestaande factuur nog eens via PEPPOL verzenden.

In het samenvattingsscherm van de factuur zal er boven de tijdlijn een extra kader verschijnen; daar zie je of je klant al dan niet geregistreerd is op het PEPPOL netwerk.

Om een factuur via PEPPOL te verzenden moet het btw-nummer of ondernemingsnummer van je klant steeds ingevuld zijn bij de facturatiegegevens. Je kan dus geen e-facturen verzenden via PEPPOL naar particuliere klanten.

Als je klant op het PEPPOL-netwerk gedetecteerd wordt, zie je onder de blauwe knop 'Acties' de mogelijkheid tot 'Verzenden via PEPPOL'. Is de klant niet gedetecteerd op PEPPOL, dan krijg je een melding daarover te zien en zal je bij de 'Acties' knop enkel per e-mail of per post kunnen verzenden.

Het is niet nodig om aan de PEPPOL-e-mail een begeleidende tekst toe te voegen zoals bij een e-mail. De verzending van het document is voldoende.

Na vernieuwen van het venster zie je meteen de bevestiging dat de klant de factuur heeft ontvangen via het PEPPOL-netwerk:

e-facturen ontvangen via PEPPOL

Jouw leveranciers kunnen je bedrijf natuurlijk ook detecteren op het PEPPOL-netwerk, en hun facturen aan jou bezorgen via PEPPOL. Dit worden dan aankoopfacturen in onFact.

Om via PEPPOL aankoopfacturen te kunnen ontvangen, moet je je PEPPOL-inbox activeren. Die vind je hier:

• Klik in het linkermenu op 'Aankopen'

• Ga naar 'Te verwerken'

• Rechtsboven zie je de mededeling: 'Klik hier om je PEPPOL-inbox te activeren'. Klik in het kader om te activeren. Het inbox-icoontje wordt blauw en je btw- of ondernemingsnummer zal er bij verschijnen.

Is het inbox-icoontje reeds blauw? Dan is je inbox al geactiveerd en kan je al e-facturen ontvangen.

Zodra je inbox geactiveerd is, kan je inkomende documenten automatisch in de verwerklijst onderaan vinden.

Een duplicaat van de ontvangen factuur wordt ook steeds, zowel als elektronische factuur als in PDF, verzonden naar het e-mailadres van het bedrijf.

Wanneer je in onFact een factuur ontvangt via het PEPPOL-netwerk komt deze terecht in je verwerklijst van inkomende documenten, vanwaar je deze verder kan gaan behandelen.

Leveranciers uitnodigen om facturen via PEPPOL te bezorgen

Je kan vanuit onFact je leveranciers makkelijk uitnodigen om je aankoopfacturen via PEPPOL te bezorgen. Zo kan jij ze efficiënter verwerken.

Ga in het linkermenu naar 'Aankopen' en klik bovenaan op de groene PEPPOL-mededeling. Dit zal een lijst weergeven van alle leveranciers waaraan je vanuit onFact een uitnodiging kan verzenden.

Via de blauwe knop 'Uitnodiging tot e-facturatie verzenden' kan je een standaard e-mailbericht laden waar de mogelijkheden van PEPPOL worden voorgesteld, en de vraag tot elektronisch doorsturen van facturen. Je kan deze tekst zelf bewerken. Klik op 'E'-mail verzenden' om je leverancier uit te nodigen.

Facturatie aan de overheid via PEPPOL

Wanneer je facturen via PEPPOL moet verzenden aan de overheid, werkt dit op exact dezelfde manier. Echter vragen overheidsinstanties steeds om een orderreferentie toe te voegen. Lees hier hoe je dit doet in onFact.

Door dit als een apart veld op de onFact-documenten in te voeren, kan dit op gestructureerde manier via PEPPOL verzonden worden.