Documenttemplates
PreviousTemplates afstemmen op je huisstijlNextHoe kan ik een tweede rekeningnummer op mijn documenten plaatsen?
Last updated
Last updated
Een template in onFact duidt op de verzamelde visuele vormgeving van je documenten of e-mails. Deze inhoud van documenten wordt samen met de vormgeving in de templates omgezet naar een PDF-bestand en kan dan verzonden worden. Documenttemplates kunnen er naargelang je instellingen behoorlijk verschillend uit zien:
Er zijn twee manieren waarop je de templates kan aanpassen. De eerste manier is via de visuele editor; de andere manier verloopt via de interne code.
Dat doe je via de bedrijfsinstellingen.
Klik rechtsboven het onFact-venster op je gebruikersnaam (e-mailadres); er verschijnt een drop-down menu.
Kies de tweede optie: 'Instellingen bedrijf'. Je komt terecht op de algemene pagina met je bedrijfsinformatie.
Om de lay-out van documenten in te stellen, ga je in het middelste menu naar de vierde keuze; 'Templates'.
Om de huidige template aan te passen, klik je op de gele potloodknop 'Template personaliseren'.
In het middengedeelte kan je aanpassingen aan de template doorvoeren. In de rechterkant van het venster kan je tegelijkertijd je voorbeeld bekijken. Druk na elke wijziging op de blauwe knop rechtsboven 'Voorbeeld vernieuwen' om de wijzigingen te bekijken.
Eén van de belangrijkste personalisaties is het tonen van je bedrijfslogo. Via 'Logo - Kies bestand' kan je een logo uploaden. In het voorbeeld hieronder werd het bedrijfslogo geüpload:
Bij 'Instellingen' kan je met de schuifbalk het logo groter of kleiner maken.
Vergeet niet 'Voorbeeld vernieuwen' aan te klikken om de wijzigingen weer te geven op je voorbeeldfactuur.
Het is echter ook mogelijk om niet enkel een logo, maar ook een achtergrond op te laden. Daar moet je wel een kant-en-klare afbeelding voor klaarstaan hebben.
Onder de kop 'Instellingen' kan je nog enkele aanpassingen uitvoeren, zoals
logo groter of kleiner maken;
de marge tussen de verschillende lijnen vergroten of verkleinen;
de grootte van het lettertype aanpassen.
onFact biedt je de keuze tussen enkele lettertypes:
Enkele belangrijke features om de factuur visueel nog meer naar je hand te zetten zijn de mogelijkheden qua kleur van balken en tekst.
Door op de gekleurde blokjes te klikken, open je een keuzewiel met kleuren. Je kan een gekozen kleur aanklikken, of manueel de hex-code van de kleur invoeren.
Onder de keuzevensters voor kleur zijn er nog enkele opties beschikbaar. Vink het vak aan of uit om te activeren:
Prijzen op leveringsbonnen weergeven: vink dit vak niet aan als je de prijzen van je artikelen of de bestelling op je leveringsbonnen wil verbergen.
Toon aantallen: dit vak zal het aantal producten per lijn wel of niet zichtbaar maken.
Klantnummer verbergen: vink dit vak aan om het interne onFact-klantnummer niet weer te geven op je documenten.
Toon prijzen per lijn: wil je enkel de totaalprijs tonen en geen prijzen per lijn, vink dit vak dan niet aan.
Het is in onFact ook mogelijk om je e-mails van opmaak te voorzien. Daarover lees je alles bij 'E-mailtemplates'. Heb je geen e-mailtemplates aangemaakt? Dan hoef je hier niets aanduiden en worden je e-mails als reguliere e-mails zonder opmaak verzonden.
Aan de linkerkant van de editor kan je aangeven met welke e-mailtemplate een document dat opgemaakt wordt met deze documenttemplate, moet verzonden worden.
Voorbeeld: binnen je onderneming combineer je twee werkgebieden. Je bent aannemer maar plaatst ook graszoden.
Voor documenten die te maken hebben met aannemer-opdrachten gebruik je een template met een rood logo en rode kleur in de balken. Je hebt een gelijkaardige e-mailtemplate aangemaakt met rood logo en rode kleuren. Op deze pagina selecteer je de rode e-mailtemplate, zodat zowel je documenten (offertes, facturen, ...) als begeleidende e-mail in hetzelfde kleurenschema worden verzonden.
Voor documenten die te maken hebben met graszoden-opdrachten heb je een template opgemaakt met een groen logo en groene kleur in de balken. Je hebt een gelijkaardige e-mailtemplate aangemaakt met groen logo en groene kleuren. Bij deze documenttemplate selecteer je de groene e-mailtemplate, zodat zowel je documenten (offertes, facturen, ...) als begeleidende e-mail in hetzelfde kleurenschema worden verzonden.
onFact zal standaard bij het aanmaken van je documenten de template nemen die op de eerste plaats staat in je overzicht van templates. Je kan manueel een andere template kiezen bij het aanmaken van bv. een factuur, of je kan de volgorde van de templates wijzigen door voor de naam van de template te werken met cijfers of alfabetische volgorde. Dit wijzig je in het veld 'Naam' van de template.
Cijfers: voor de template die jij als standaard wil instellen, zet je bv. '1', voor een andere template '2', enz. (bv. '1 starcomm geel', '2 starcomm rood', ...).
Alfabetisch: voor de template die jij als standaard wil instellen, zet je bv. 'A', voor een andere template 'B', enz. (bv. 'A starcomm geel', 'B starcomm rood', ...).
Je kan meerdere templates aanmaken en opslaan. Zo kan je quasi elk document een andere lay-out geven. Experimenteer met de mogelijkheden om je huisstijl tot leven te brengen in onFact!
