Offertes
Basismodule
Via de offertemodule kan je prijsoffertes opmaken voor je klanten of prospecten. De opbouw is vergelijkbaar met de opbouw van een factuur. Voor de detailinfo per veld verwijzen we dan ook naar de handleiding 'Facturen'.
Als je offerte gemaakt is, zijn er functies beschikbaar via de blauwe 'Actie' knop en de groene 'Kopiëren naar' knop.
Acties
Via de blauwe knop 'Acties' kan je:
de status van je offerte veranderen naar 'Verzonden';
de status van je offerte veranderen naar 'Geweigerd';
de status van je offerte veranderen naar 'Aanvaard'.
Kopiëren naar
Via de groene knop 'Kopiëren naar' kan je je offerte eenvoudig kopiëren naar:
een nieuwe offerte;
een nieuwe voorschotfactuur;
een nieuwe factuur.
Je kan de offertes ook kopiëren naar een bestelbon, leveringsbon, kassaticket, betalingsverzoek, inkooporder, taak of werkbon maar dat zijn uitbreidingen die je eerst moet activeren.
Winstberekening
In de tab 'Winstberekening' kan je op basis van de ingevoerde verkoopprijzen en/of opgehaalde aankoopprijzen uit de productfiches, je totale winst op het document nog bewerken. Klik daarvoor op de gele knop rechtsboven. Deze tab is beschikbaar bij documenttypes 'Offertes' en 'Facturen'.
Als het document aangemaakt is per prijzen inclusief btw, zal onFact de prijzen herberekenen exclusief btw en zie je onderstaande mededeling na 'Bewerken':
In de winstberekening-tab wordt elke documentlijn bewerkbaar: door aanpassingen in bv. 'Aankoopprijs', 'Lijnkorting' en 'Winstmarge' kan je de vermelde bedragen (laten) wijzigen.
In het voorbeeld hierboven is niet voor elk product/dienst een aankoopprijs ingevoerd. In dat geval kan er geen winstmarge ingevoerd worden. Bij invoer in het vak 'Winstmarge' moet het vak 'Aankoopprijs' verplicht aangevuld worden:
Bij het aanpassen van de winstmarge zal een marge de verkoopprijs met xx % laten stijgen tegenover de aankoopprijs.
Via het potloodicoon rechtsonder is het ook mogelijk om het totaalpercentage van het document aan te passen: dat winstpercentage wordt dan doorgetrokken op alle documentlijnen.
Voorbeeld van dergelijke aanpassing naar bv. '35%':
Het aanpassen van de winstmarges in deze tab heeft geen invloed op de prijzen die vermeld zijn in achterliggende productfiches. Die blijven ongewijzigd: de aanpassingen in deze tab hebben enkel betrekking op dit aangemaakte document.
Voorschotten
Voorschotfacturen zijn geen aparte documenten in onFact maar volgen de gewone facturen. Het is wel een specifieke functie in onFact om de opvolging te faciliteren. Je kan vanuit een offerte een voorschotfactuur opmaken en een vast of procentueel bedrag als voorschot kiezen.
Deze voorschotfactuur komt in de lijst van facturen terecht, waar je ook gebruik kan maken van de mogelijkheden voor betalingsopvolging.
Wanneer je na oplevering van de producten of diensten een eindfactuur wil opmaken, ga je terug naar de offerte en kopieer je deze naar een eindfactuur.
Het voorschotbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht zodat de som van beide facturen gelijk is aan de offerte.
Je kan ook meerdere voorschotfacturen opmaken indien er in meerdere malen betaald wordt.
Via de gele knop 'Filters' kan je extra velden 'Gefactureerd bedrag' en/of 'Te factureren' zichtbaar maken. Op die manier zie je meteen voor welke bedragen er reeds (voorschot)facturen werden aangemaakt vanuit een offerte:
Online ondertekenen
Via onFact kan een klant een offerte digitaal ondertekenen; dit werkt op basis van een ondertekenknop in een e-mail. Lees hier hoe je dit heel eenvoudig kan instellen.
In de mailbox van de klant kan dit er als volgt uitzien:
Als de klant op de knop in de e-mail doorklikt, opent zich de factuur binnen onFact omgeving. Links staat er een ondertekenvenster, waarin je via muisbeweging of touchpad een handtekening kan toevoegen.
Het ondertekenvenster en bovenstaand e-mailbericht personaliseren? Bekijk de mogelijkheden via 'Thema'.
Na ondertekening verandert de status van de offerte in onFact automatisch in 'Aanvaard'. Je zal ook via e-mail op de hoogte gebracht worden van de ondertekening/aanvaarding en er verschijnt een notificatie rechtsboven naast je e-mailadres.
Zodra de klant de offerte aanvaardt door online ondertekening, kan je deze niet meer aanpassen (zie hangslotsymbool).
Door op het hangslot te klikken kan je echter het document terug ontgrendelen. De status van het document blijft 'Aanvaard', maar de handtekening van de klant wordt verwijderd. Let hier dus bijzonder mee op!
Een meer correcte manier om een aanvaarde offerte te wijzigen/bij te werken is de bestaande offerte te kopiëren naar een nieuwe offerte, en deze opnieuw te laten ondertekenen.
Uitbreidingen
Automatische herinneringen voor offertes
Maak een automatische herinnering aan die een aantal dagen voor de vervaldatum van de offerte naar je klant verzonden wordt. Zo verhoog je het aanvaardingcijfer van je offertes. Het is ook mogelijk meerdere opeenvolgende herinneringen in te stellen. Lees hier meer over de aanmaak van automatische herinneringen voor offertes.
Extra tekstveld bovenaan document
onFact biedt de mogelijkheid om bovenaan je documenten (bv. je factuur) extra tekst toe te voegen. Dit kan via een extra tekstveld bovenaan het document waar je vrij informatie in kan opnemen. Dit tekstveld staat tussen de algemene documentgegevens en de tabel met lijnen. Lees hier meer over de activatie van dit extra tekstveld.
Werf- of leveringsadres toevoegen
Het is mogelijk om op je offertes een werfadres of leveringsadres weer te geven, dat afwijkt van het eventuele facturatie-adres of adres van de klant. Lees hier hoe je een werfadres of leveringsadres toevoegt.
Staffelprijzen
Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan zal je offerteprijs automatisch aangepast worden op basis van de staffel waartoe je klant behoort (bv. bedrijf of particulier). Per product kan je een staffelprijs aanmaken. Lees hier hoe je dit doet.
Maateenheden
Heb je de app 'Maateenheden' geactiveerd, dan kan je deze voor de producten op je offertes gaan gebruiken. Voeg maateenheden toe aan de aantallen op je offertes. Lees hier meer over maateenheden.
Last updated
Was this helpful?