# Aankopen verwerken

Van zodra de bestanden in de verwerklijst lijst staan, gaat de [OCR (Optical Character Recognition)](https://nl.wikipedia.org/wiki/Optical_character_recognition) software er mee aan de slag. OCR leest de informatie op de bestanden uit en probeert op die manier je aankoopfactuur te interpreteren. 

### Welk type document kan je opladen? <a href="#welk-type-document-kan-je-opladen" id="welk-type-document-kan-je-opladen"></a>

Je kan in onFact een PDF-document of afbeelding (foto) als verkoopfactuur opladen, of een xml-document (e-factuur).

* Als je een xml-versie van de factuur kan opladen, is dit volledig inbegrepen in de [betalende abonnementsformules (Pro en Premium)](https://www.onfact.be/prijzen).
* Als je enkel een PDF-versie of een afbeelding kan opladen, vraagt dit een OCR-herkenning.
  * 150 herkenningen/maand zijn inbegrepen in het Pro abonnement
  * 500 herkenningen/maand zijn inbegrepen in het Premium abonnement

onFact kijkt hierbij zowel naar de OCR-verwerking van de aan- als verkoopzijde in één account. De verwerking van e-facturen (xml-bestanden) is onbeperkt.

## Tab 'Inkomende aankoopdocumenten'

Klik boven de lijst van documenten op de knop 'Pagina vernieuwen' om te bekijken hoever de OCR staat. Zodra het bestand ingelezen is, worden de letters 'OCR' groen en wordt de blauwe knop 'Verwerken' actief.&#x20;

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2F1qoGAH4XzIEBUmeIwukG%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=2be48ddb-838e-40c9-ba05-e4e4ac93ec4b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om het aankoopdocument in onFact te verwerken (bv. aan een aankoopcategorie te koppelen of voorraad bij te werken), klik je op de blauwe knop 'Verwerken'.&#x20;

In het verwerkvenster zie je een voorbeeld van het aankoopdocument met daarnaast **informatie over de leverancier**. Hier kan je eventueel ontbrekende gegevens aanvullen en indien gewenst, aanvinken dat je de leverancier wil 'Opslaan als nieuwe leverancier'.&#x20;

{% hint style="info" %}
Wil je je [aankopen betalen vanuit onFact](https://documentatie.onfact.be/apps/aankopen/aankopen-betalen)? Vul dan zeker de gegevens m.b.t. rekeningnummer van je leverancier in!
{% endhint %}

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2FLb1lIzkfh7hKdwA0wUYR%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=cc9598e1-17d1-463b-90f9-9ec2ff4df723" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een volgende stap is het invoeren van de **aankoopinformatie**. Volgende velden zijn daar beschikbaar:

* Type: geef aan of het om een factuur of creditnota gaat. Bij het invoeren van een creditnota gebruik je positieve bedragen; onFact zal deze negatief interpreteren aangezien het om een creditnota gaat.&#x20;
* Datum: de datum op de factuur.
* Betaaldatum: standaard zal deze op dertig dagen na factuurdatum worden ingesteld. Je kan hier zelf een kortere of langere betaaltermijn invoeren.
* Referentie: bv. factuurnummer of andere referentie.
* Gestructureerde mededeling: indien aanwezig op de factuur.&#x20;
* Aankoopcategorie: kies hier je gepaste aankoopcategorie of gebruik de standaard 'Algemene aankopen'.&#x20;
* Bedragen: geef het factuurbedrag in. Het is mogelijk om meerdere lijnen te gebruiken, voor het geval er bijvoorbeeld een gedeelte onder 21% btw valt en een factuurgedeelte onder een ander btw-percentage.&#x20;

Klik op één van de groene knoppen om de volgende documenten te verwerken ('Toevoegen en volgende') of om het detail van je invoer te bekijken ('Toevoegen en bekijken').

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2FQl6g4bgQf9KNzv7TWdae%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=49393bd2-4f55-4286-9a13-6d3b2c2eed4d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Verwerking korting contant/financiële korting

Kent de leverancier je een financiële korting toe? Dan kan je dit ook aangeven in onFact. Klik daarvoor onder 'aankoopcategorie' op de knop '+ Financiële korting invullen'. Extra velden worden getoond waarin je de korting kan invoeren, zoals die wordt weergegeven op de aankoopfactuur. Voorbeeld:

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2F2cJF3Z7vfT7VdF2Q6ZRr%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=5ba85916-588c-401a-a89a-27580738c115" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Tab 'Snelle verwerking'

De e-facturen (.xml-bestanden) die je bv. via PEPPOL ontvangt in je verwerklijst, kunnen door onFact meteen 100% worden uitgelezen. Wil je in 1x al deze e-facturen in onFact gaan 'Verwerken' (= 'opslaan' in je lijst van Aankopen'), dan kan je dit doen vanuit de tab 'Snelle verwerking'.&#x20;

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2FFQPlOKziVVTXJKiNGEto%2Fsnelle%20verwerking%20bis.png?alt=media&#x26;token=59ba870d-8f11-420c-9f15-ace8c5e0aea1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als onFact een nieuwe leverancier detecteert, zal deze bij de verwerking automatisch worden opgeslagen als nieuwe leverancier.&#x20;

Vink de te verwerken documenten aan en klik rechtsboven op de blauwe knop 'Acties' om de verwerking te starten. Je aankopen worden dan automatisch verwerkt en toegevoegd in je overzicht van 'Aankopen' van waaruit je ze verder kan opvolgen.

## Aankoopcategorieën

Vooraleer aankopen toe te voegen, is het interessant om te denken aan de aankoopcategorieën die je wil gebruiken. Bij het invoeren van je aankopen, zal je ze zo meteen onder de juiste categorie kunnen onderbrengen. Heb je geen nood aan categorieën, gebruik dan de vooraf ingestelde categorie 'Algemene aankopen'.

De 'Aankoopcategorieën' kan je als volgt aanmaken:

* Klik in het linkermenu op 'Aankopen' en ga naar je overzicht van 'Aankopen'
* Bovenaan naast het zoekveld, klik je op de witte knop 'Aankoopcategorieën'

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2FokZ8IByaXRG9VZq9fz4b%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=865877cb-f1f9-48aa-bede-853ea670f13c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In het voorbeeld hieronder gebruikt men volgende aankoopcategorieën: "Stock: toestellen / Stock: klein materiaal / Magazijn: inrichting / Kantine: verbruiksproducten / Algemene werking: overhead / ..."

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2FEpu0nvq84ZtAT5wEGWQj%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=dea5c57c-59c3-4d24-9a5a-3d24ddd1d4fa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In je overzicht van je aankopen zal je op basis van de ingevoerde categorieën ook meer inzicht kunnen krijgen in je aankopen, op basis van periode van-tot:

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2FLf2M0Bzpj8Mu6QdEJhgY%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=728877da-df85-4b53-9f66-75cd71c902ac" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om een lijst te ontvangen van je aankoopcategoriëen en de gekoppelde aankopen, kan je je 'Aankopen' in onFact exporteren naar een 'Excel met lijndata'. Dat doe je als volgt:&#x20;

* Ga naar het overzicht van je 'Aankopen'
* Klik rechtsboven op de blauwe knop 'Acties'
* Kies daar voor een 'Export naar Excel met lijndata'

-> Dit genereert een Excelbestand waarin per aankoop, elke individuele lijn apart is opgenomen. Per lijn wordt ook de in onFact gekoppelde aankoopcategorie vermeld.&#x20;

### Maandelijks budget

Per aankoopcategorie kan je een vooropgesteld maandelijks budget invoeren, zodat je kan bekijken of je binnen de gestelde prognoses blijft wanneer je je aankopen aan de categorieën gaat toewijzen. Bestaande aankoopcategorieën kan je in het overzicht gaan 'Bewerken' (gele knop) en er een budget aan toekennen.&#x20;

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2F9ZHNELJcuuXt8QDbRVCW%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=95c8be33-caa5-4bb5-970e-f41588ef8ebd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Rode of groene percentages geven in je overzicht van categorieën aan hoe ver je boven of onder het vooropgestelde budget zit, voor de aankopen die je in onFact hebt verwerkt.

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2Fcq5sY6wI2hSyl3EE2UMH%2FAK%20categorieen.png?alt=media&#x26;token=d2f198b8-a77a-4628-9d37-6a9e4eb55bce" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Gebruik je stockbeheer (voorraadbeheer)?&#x20;

Activeer dan eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2FyXNfx0WHT4XIjtrpw4lb%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=3458a659-2207-4dc4-9201-a5f22ec66615" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie.

Als deze producten reeds bestaan in je huidige productenlijst, kan je ze koppelen aan hun productfiche. Zodra onder het product verschijnt '... wordt gekoppeld aan productfiche XYZ', zal je stockcijfer bijgewerkt worden met de door jou ingevoerde stuks in 'aantal'. Geef je hier aan 10 stuks van product A bij te kopen, dan zal de voorraad van product A ook met 10 stuks omhoog gaan.

Via de blauwe knop aan de linkerkant van de productlijn kan je ook meteen een [nieuw product toevoegen](https://documentatie.onfact.be/producten#een-product-toevoegen-vanuit-een-document) aan je lijst van producten, en daarbij meteen de juiste stockcijfers opslaan.

### Gebruik je grootboekrekeningen?

Activeer dan ook eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

<figure><img src="https://314188480-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%2Fuploads%2FzvxhRh8nuoIXml4UZPu1%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=57b3d7fa-11d9-4de9-951a-11d2aeb4fe0a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie. Per product zal je ook een grootboekrekening kunnen toekennen. Is het product al gekend in je Producten? Dan zal het corresponderende grootboekrekeningnummer dat je eerder aan je product toekende, hier worden overgenomen.&#x20;

Aankoop verwerkt? Lees in de volgende stap hoe je deze kan betalen of koppelen aan een betaling:

{% content-ref url="aankopen-betalen" %}
[aankopen-betalen](https://documentatie.onfact.be/apps/aankopen/aankopen-betalen)
{% endcontent-ref %}