Bestelbonnen

Bestelbonnen activeren

Het gebruik van bestelbonnen kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'

3. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Bestelbonnen'.

Deze uitbreiding kan je activeren (klik op de groene knop) en nadien meteen gebruiken; een extra type documenten 'Bestelbonnen' zal in het linkermenu verschijnen onder de sectie 'Verkoop'.

De opbouw en opmaak van een bestelbon is analoog aan deze van een factuur. Je kan op een bestelbon ook een orderreferentie toevoegen.

Voorbeeld van een bestelbon:

Bestelbon en stockbeheer

onFact maakt een onderscheid tussen de virtuele en de actuele stock. De virtuele stock is de stocktelling op basis van bestelbonnen. In deze telling wordt niet enkel rekening gehouden met wat reeds gefactureerd of geleverd is, maar ook met wat door klanten reeds besteld is. Als klanten meer zouden bestellen dan wat er actueel in stock is, zie je dit meteen bij de stockwaarschuwingen.

In het voorbeeld hierboven bedroeg de actuele stock 30 stuks. Daarvan werd er reeds 1 gefactureerd. Actuele stock = 29 stuks. Er werd echter ook een bestelbon opgemaakt voor 3 stuks. Virtuele stock = actuele stock - 3 bestelde = 26 stuks. Kopieer je deze bestelbon naar een factuur, dan zullen beide stocks weer dezelfde zijn.

Bestelbon omzetten naar ander document

Een bestelbon kan je eenvoudig kopiëren naar een ander type document: naar een nieuwe bestelbon, leveringsbon, werkbon, kassaticket, betalingsverzoek, factuur, inkooporder of taak (keuzes zijn afhankelijk van welke modules je in onFact geactiveerd hebt).

Ga in de samenvatting van je bestelbon naar de groene knop 'Kopiëren naar' en kies daar uit de vermelde acties.

Het is ook mogelijk om meerdere bestelbonnen in één keer in een nieuw document te combineren.

In het overzicht van bestelbonnen is het mogelijk om meerdere bonnen aan te duiden, en deze op één en hetzelfde document te laten verschijnen. Zo kan je meerdere bestelbonnen combineren in één leveringsbon, betalingsverzoek, werkbon, kassaticket, factuur of inkooporder.

Let op: er wordt wel een verschil gemaakt op klantniveau.

• selecteer je bv. drie bonnen gericht aan dezelfde klant, dan zullen alle vermelde goederen en diensten op één en dezelfde factuur aan deze klant verschijnen.

• selecteer je bv. drie bonnen gericht aan klant A en 2 bonnen gericht aan klant B, dan zullen alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant A op eenzelfde factuur komen, en alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant B op een andere factuur (gericht aan klant B).

Dit verloopt via de blauwe knop 'Acties' in het overzicht van bestelbonnen:

Instellingen voor kopiëren en samenvoegen

Bij het activeren van de bestelbon-app, kan je bij 'Apps en koppelingen' via de gele knop 'Configureren' instellen hoe het document met samengevoegde bestelbonnen er moet uitzien.

Er zijn drie keuzes:

• Geen tussentitels invoegen: alle productlijnen uit alle gecombineerde bestelbonnen verschijnen onder elkaar op het einddocument.

• Kleine tussentitels invoegen: alle productlijnen verschijnen per bestelbon onder elkaar op het einddocument.

• Tussentitels en subtotalen invoegen: op het einddocument zie je per bestelbon een overzicht van productlijnen en het subtotaal per bestelbon.

Bestelbon ondertekenen

Een bestelbon kan je best laten ondertekenen, zeker indien er een voorschot werd ontvangen. Vergeet daarbij ook je handtekening als zaakvoerder niet!

Het is mogelijk om een bestelbon gewoon uit te printen en te laten ondertekenen, maar de klant kan deze ook digitaal en/of vanop afstand ondertekenen.

In het hoofdstuk 'Online ondertekenen' vind je alle info over:

• instellen van je eigen handtekening als zaakvoerder;

• digitaal ondertekenen van een document;

• begeleidende e-mail met mogelijkheid digitaal ondertekenen van een document.