Documentatie
onFact.BE
Search
K

Taken

Met deze module kan je in onFact een eenvoudige to-do lijst bijhouden. Je kan je taak losstaand aanmaken, koppelen aan een bepaalde klant of aan een bepaalde offerte.
Heb je een 'Premium' abonnement? Dan is je Taken-module meer uitgebreid. Lees hier meer over onderaan de pagina.

Taken activeren

'Taken' in onFact is een app in die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.
  1. 1.
    Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
  2. 2.
    Selecteer 'Apps en koppelingen'.
  3. 3.
    Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten activeer je 'Taken'.

Taken gebruiken

Zodra de app geactiveerd is, zal er in het linkermenu een extra sectie 'Planning & Uitvoering' verschijnen. Klik dit open om je overzicht van 'Taken' te zien. Klik rechtsboven op de groene knop 'Taak aanmaken' om een nieuwe taak aan te maken.
Een taak kan vier velden bevatten:
  1. 1.
    Een titel: bv. Nakijken prijzen LogiTech
  2. 2.
    Een klant: kan opgezocht worden op basis van de bestaande klantenfiches
  3. 3.
    Een deadline: selecteer een datum, of vink aan dat er geen deadline aan deze taak verbonden is
  4. 4.
    Een omschrijving: bv. Leverancier heeft prijswijziging aangekondigd zie e-mail
Als een taak wordt aangemaakt kom je in een samenvattingsscherm:
Via de tab 'Bijlagen' is het mogelijk om extra informatie (bv. catalogus, ...) aan een taak toe te voegen.
Op de tijdlijn kan je een taak markeren als 'In behandeling', of 'Voltooid'. Via de knop 'Printversie' genereer je een printversie van je taak.

Gekoppeld aan klant

Als je een taak koppelt aan een klant, zal deze niet alleen verschijnen in het overzicht van taken, maar ook in de klantenfiche verschijnen.

Gekoppeld aan offerte

Het is mogelijk om een offerte om te zetten naar een taak. Ga daarvoor in het detailvenster van de offerte naar de groen knop 'Kopiëren naar' en kies 'Kopieer naar taak'.
De taak wordt automatisch gekoppeld aan de klant aan wie de offerte gericht werd. In het overzicht van de taak staat ook een link naar de offerte, zodat deze makkelijk terug opgeroepen kan worden.

Filters toepassen

Het overzicht van je taken kan je aanpassen via de gele knop 'Filters'. Zo is het mogelijk om enkel de statussen 'Open' en 'In behandeling' te tonen. Klik op 'Filter onthouden' om deze filterinstelling als standaardweergave in te stellen.

Taken in Premium abonnement

Taken inplannen

Gebruik je de module 'Agenda' niet, ga dan door naar het volgende hoofdstuk 'Manueel een taak aanmaken'.
Via de 'Personeelsplanning' kan je meteen een taak inplannen in de agenda van één of meerdere medewerkers.
Klik op een tijdsslot in de agenda om meteen een taak aan te maken. Sleep omhoog of omlaag om ineens meerdere medewerkers toe te wijzen. Selecteer meerdere horizontale blokken om een taak over meerdere uren te in te plannen.
Een pop-up zal openen waarin je de taak kan omschrijven:
  • Type: duid hier aan 'Taak'.
  • Klant: je kan een klant of prospect aan de taak koppelen. Een nieuwe klant of prospect aanmaken kan via het vergrootglas-icoon.
  • Bepaal datum en tijd van de activiteit, omschrijf de taak met een titel (deze verschijnt in de agenda) en optioneel een omschrijving.
Klik op 'Nieuw agendamoment aanmaken' om de taak aan te maken en in te plannen.

Manueel een taak aanmaken

Je kan in onFact van op verschillende plaatsen taken aanmaken: vanuit de agenda of vanuit het overzicht van taken. Ongeacht waar je een taak aanmaakt, vind je ze allemaal terug onder 'Taken'.
Van hieruit kan je meteen een taak aanmaken: klik rechtsboven op de groene knop 'Taak aanmaken'. Een taak kan je eenvoudig aanmaken en omschrijven. Je kan de taak toewijzen aan één of meerdere gebruikers.
Bekijk de handleiding rond 'Gebruikers' om in je onFact-account meerdere gebruikers aan te maken.
Zodra de taak is aangemaakt kom je in het samenvattingsscherm.
Hier zie je de status van de taak: als een taak is aangemaakt, krijgt ze de status 'Open'. Zodra je met de taak bezig bent kan je deze wijzigen naar 'In behandeling'. Na afwerking kan je de taak wijzigen naar status 'Voltooid'.

Taak achteraf inplannen

Om de taak toch nog in te plannen in de agenda van een medewerker, klik je op de groene knop 'Taak inplannen'. Deze opent de 'Personeelsplanning' uit de Agenda-module. Zodra hij ingepland is in de agenda van een medewerker, wordt de (of meerdere) gebruiker(s) automatisch toegewezen.

Taak invullen

Vanuit het samenvattingsscherm kan je een tijdsregistratie starten. Zie de sectie omtrent 'Tijdsregistratie' voor meer informatie.
Als je geen tijdsregistratie hebt gestart, kan je manueel de gepresteerde tijd invoeren via de tab 'Factureerbaar' aan de linkerzijde.
Hier kan je via 'Documentlijnen' (= lijnen voor producten of diensten) items met een vaste prijs of een forfaitbedrag invoeren. Klik op 'Bewerken' om hier iets toe te voegen.
Eventuele afgesloten tijdsregistraties die bij deze taak horen, verschijnen onderaan in deze tab.
De items die je in deze tab 'Factureerbaar' ziet, worden integraal overgenomen op de factuur.

Taak factureren

Een taak factureren kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven bij 'Factureerbare taken'. In deze tab vind je een overzicht van al je factureerbare taken. Deze taken zijn afgewerkt en kunnen éénmalige of terugkerende taken zijn.

Factureerbare (eenmalige) taken

Deze taken kunnen gefactureerd worden
  • zodra de status 'Voltooid' is of de geplande deadline verstreken is
  • als een taak gelinkt werd aan een klant, zodat duidelijk is aan welke klant de factuur moet worden opgemaakt
  • zodra er minstens één 'lijn' is die kan gefactureerd worden - zij het een product/dienst of tijdsregistratie

Factureerbare recurrente taken

Deze taken kunnen gefactureerd worden
  • zodra zij in het verleden liggen en dus uitgevoerd zijn
  • zodra er minstens één 'lijn' is die kan gefactureerd worden - zij het een product/dienst of tijdsregistratie
  • als een taak gelinkt werd aan een klant, zodat duidelijk is aan welke klant de factuur moet worden opgemaakt
Deze recurrente taken kan je dan bundelen in één, bv. maandelijkse factuur. Zo vermijd je dat bv. wekelijkse of tweewekelijkse taken telkens een individuele factuur krijgen (minder administratie).

Controle facturatie

In de tab 'Historiek' zie je een overzicht van alle taken die in het verleden liggen.
Aan de rechterzijde zie je de status van de taak, of zij reeds factureerbaar zijn en/of er reeds een factuur tegenover staat.
  • Rood factuur icoon: één van de elementen om factureerbaar te zijn, is niet aanwezig. In het voorbeeld hierboven is er bv. geen enkel factureerbaar item aan de taak toegevoegd (geen product/dienst of tijdsregistratie)
  • Groen factuur icoon: de taak is factureerbaar
Eens de taak gefactureerd werd, verschijnt ook het factuurnummer in dit overzicht:
Onder de tab 'Alle taken' krijg je een overzicht van alle taken, ongeacht of ze een datum kregen (ingepland zijn/waren) of niet. Dankzij de kolom 'Factureerbaar' kan je ook hier nogmaals opvolgen welke taken je reeds gefactureerd hebt.