CodaBox boekhouding

CodaBox is een externe dienst waarlangs je bankverrichtingen kan importeren zodat facturen automatisch als 'betaald' worden gemarkeerd. Je kan het platform echter ook gebruiken als digitaal aanleveringsplatform waarmee je je verkoopdocumenten kan doorsturen naar de boekhouder. Via deze koppeling verstuur je rechtstreeks vanuit onFact je documenten naar CodaBox.

Let op: je kan enkel je verkoopdocumenten bezorgen aan CodaBox. Aankopen kunnen niet naar dit platform verzonden worden.

CodaBox-koppeling activeren

Om deze koppeling te activeren in onFact volg je volgende stappen:

1. Ga via het menu rechtsboven in onFact naar 'Apps & koppelingen'

2. Activeer de koppeling 'CodaBox: koppel je bankrekeningen'.

3. Eens geactiveerd klik je op de knop 'Configureren' naast deze koppeling. 4. Vraag een CodaBox token aan door op de groene knop te klikken.

De token-aanvraag gebeurt op basis van je btw-nummer, zorg er dus voor dat je btw-nummer correct is ingesteld in de bedrijfsinstellingen.

5. Als je btw-nummer gekend is bij CodaBox en deze dienst beschikbaar is voor jouw btw-nummer, ontvang je een token via e-mail. Indien deze dienst niet beschikbaar is neem je best contact op met je boekhouder of met CodaBox, afhankelijk van de feedback die je krijgt.

6. Kopieer de token die je via e-mail ontvangen hebt in het daarvoor voorziene veld en bevestig.

De accounts zijn nu gekoppeld en je kan starten!

De CodaBox-koppeling kan enkel gegevens ophalen van bij de start van de koppeling. Er is dus geen retroactieve koppeling; voorgaande facturen/betalingen dien je dus nog op een andere manier op te volgen.

Als de koppeling met CodaBox geactiveerd is, krijg je in het venster de mogelijkheid om documenten automatisch door te sturen naar CodaBox. De facturen worden éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar CodaBox. Dit houdt het volgende in:

• Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

Toch een factuur verzonden naar de boekhouder die je nog zou moeten aanpassen?

1) Kopieer dan eerst deze factuur naar een creditnota

2) Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen

Documenten doorsturen naar CodaBox

Verkoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.

Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar CodaBox. De facturen worden omgezet naar het UBL-formaat en op die manier verder verwerkt in CodaBox. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.

3. In de tabel verschijnt nu in de CodaBox-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.

Creditnota's doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar CodaBox. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.

3. In de tabel verschijnt nu in de CodaBox-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.