E-Box Enterprise

E-Box Enterprise centraliseert alle officiële communicatie tussen ondernemingen en overheidsinstellingen in één beveiligde elektronische brievenbus. Via e-Box ontvang je documenten (pdf) en berichten van de instellingen van de sociale zekerheid, maar ook van gemeentelijke, regionale en federale overheden. Via de koppeling met onFact, kunnen deze documenten nu rechtstreeks in onFact ontvangen, betaald en gedeeld worden.

E-Box Enterprise activeren en configureren

Het gebruik van E-Box Exterprise kan je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen

2. Kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

3. In de lijst met 'Documenten' ga je naar 'E-Box Enterprise'.

4. Klik op de groene knop 'Activeren'.

5. Klik op de gele knop 'Configureren' om je E-Box aan onFact te koppelen.

Activeer je E-Box Enterprise connectie

Om de koppeling met E-Box te activeren, dien je enkele stappen te volgen die je aan de linkerkant ziet staan:

• Ga naar je E-Box Enterprise en activeer de "DocConsumer" functie via je beheersscherm.

• Ga naar de "ChaMan" applicatie van de overheid en maak een webservice account aan. Tijdens het aanmaken moet je een beveiligingscertificaat uploaden dat je in onFact kan downloade.

• Kopieer de "Client ID" die zichtbaar is in ChaMan en plak deze in het voorziene veld in onFact aan de rechterkant.

• Klik op de groene knop 'Connectie maken' om je E-Box te koppelen.

We doorlopen de stappen hieronder.

1) Ga naar je E-Box Enterprise en activeer de "DocConsumer" functie via je beheersscherm.

Open de URL: https://app.eboxenterprise.be/management en log in op je E-Box omgeving.

Klik rechtsboven op 'Beheer e-Box':

Klik onderaan de beheerderspagina op 'DocConsumer worden'. Je leest: "Om DocConsumer van e-Box Enterprise te worden, gelieve de volgende stappen te volgen". Doorloop de pagina en klik onderaan op de grijze knop 'Bevestigen'.

2) Ga naar de "ChaMan" applicatie van de overheid en maak een webservice account aan.

Open de URL: https://chaman.socialsecurity.be/ en meld je aan in naam van je onderneming.

Klik bij 'Webservices account' op de knop 'Een webservice account toevoegen'.

Als 'Type' Webservice account duid je in volgend scherm 'REST' aan. Een pop-up opent:

• Als Accountnaam en Certificaatnaam kan je bv. 'onFact' invoeren

• Duid minstens de 'DocConsumer e-Box Enterprise' aan bij de 'Beveiligde machtigingen'

Ga nu naar je onFact-omgeving en download daar het beveiligingscertificaat - dit moet je daarna op deze ChaMan-pagina terug opladen.

Klik in je onFact-account op 'Beveiligingscertificaat downloaden'.

Ga nu terug naar de ChaMan website en laad daar het certificaat op.

3) Kopieer & plak je Chaman 'Client ID': Kopieer de "Client ID" die zichtbaar is in ChaMan en plak deze in het voorziene veld in onFact aan de rechterkant.

Klik in je onFact omgeving op de groene knop 'Connectie maken'. De verbinding staat nu op:

E-Box Enterprise gebruiken

Zodra de koppeling met E-Box Enterprise geactiveerd is, verschijnt er in het linkermenu van onFact een nieuw onderdeel: 'Bedrijfsdocumenten'. Daaronder vind je de E-Box.

Klik op 'Bekijken' om een bericht te raadplegen. Een dergelijk E-Box document ziet er uit als een 'Aankoop' in onFact, met een preview aan de rechterkant en de info aan de linkerkant.

Documenten betalen

Bij documenten waar een betaling voor verwacht wordt, zie je in de kolom 'Bedrag' de te betalen som. Klik op 'Bekijken' om de details te zien.

Via de gele knop 'Betaalinfo bewerken' kan je de eventueel uitgelezen informatie nog gaan aanvullen of bewerken.

Klik je op 'Opslaan', dan presenteren we onderaan de pagina een QR-code (vergelijkbaar met werking van Aankopen), die je toelaat het document meteen te betalen. Indien je je bankrekening koppelde aan onFact en deze betaling is reeds uitgevoerd, zullen we de betaling ook aan dit document kunnen koppelen (zie groene knop 'Koppel betaling').

E-Box documenten delen met je boekhouder

De documenten die je op deze manier verzamelt in onFact, kunnen gedeeld worden met de boekhouder.

Doorsturen van documenten

Je kan documenten aanvinken en deze via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven 'Exporteren naar ZIP met alle documenten'. Dit zal een mapje op je computer plaatsen met daarin de geselecteerde E-Box documenten. Dit mapje kan je doorsturen naar de boekhouder.

Toegang verlenen aan de boekhouder

Het is ook mogelijk om je boekhouder toegang te geven tot je account. Dergelijke toegang is gratis en laat je boekhouder toe om de documenten uit je account zelf te downloaden. Lees hier hoe je je boekhouder eenvoudig toegang geeft tot onFact:

Gebruikers | Documentatiedocumentatie.onfact.be