Prospecten

Onder 'Prospecten' hou je in onFact een overzicht bij van je potentiële klanten. Een prospect kan bijvoorbeeld gelinkt zijn aan een offerteaanvraag. Zodra er aan een prospect gefactureerd wordt, zet onFact hem/haar om in een 'Klant'.

Prospecten activeren

'Prospecten' is een uitbreiding die je in onFact eerst moet activeren.

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

• Selecteer 'Apps en koppelingen'.

• Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten activeer je 'Prospecten'.

• In het linkermenu van onFact verschijnt een extra sectie 'Prospecten' onder je 'Contacten'.

Prospecten gebruiken

Een prospectfiche is vergelijkbaar met een klanten- of leveranciersfiche in onFact. Alle gekoppelde documenten, bijlagen, ... worden getoond aan de linkerzijde van de prospectfiche.

Je kan ook een bedrijf aanmaken als prospect. Zodra de prospectfiche is aangemaakt, wordt het mogelijk om een contactpersoon toe te voegen.

Bij het aanmaken van offertes

Je kan een offerte aanmaken aan een prospect in plaats van een klant om op die manier potentiële klanten en effectieve klanten gescheiden te houden.

Bij het aanmaken van offerteaanvragen

Als je in onFact 'Offerteaanvragen' gaat activeren, wordt de app 'Prospecten' automatisch mee geactiveerd. Bij een offerteaanvraag kan je een nieuw contact aanmaken als een nieuwe prospect, of een bestaande klant gaan koppelen.

Prospecten importeren/exporteren

Prospecten importeren

Op basis van een eenvoudig csv-bestand kan je een bestaande klantenlijst importeren in onFact. In drie stappen heb je je adressenbestand al geüpload. Dergelijke import is ook mogelijk met een lijst van leveranciers, of van producten. Hoe je een import uitvoert, lees je hier.

Prospecten exporteren

Je kan ook met één klik vanuit onFact je ingevoerde prospecten exporteren. Rechtsboven kan je via de blauwe knop 'Acties' exporteren en een csv- of Excelbestand downloaden.

Prospecten samenvoegen

Als je onbedoeld een prospect dubbel aanmaakte, kan je via de functie 'Klanten samenvoegen' de overbodige prospectenfiche verwijderen en de aangemaakte documenten aan je correcte prospect koppelen.

Klik daarvoor in het overzicht van prospecten op de blauwe knop 'Acties' om het menu te openen en selecteer onderaan 'Klanten samenvoegen'.

Via het vergrootglas-icoontje kan je de contacten selecteren die je wil samenvoegen.

Het samenvoegen van prospecten kan NIET ongedaan gemaakt worden. Besteed hier dus de nodige aandacht aan. Bij het samenvoegen:

• komen de aangemaakte documenten onder de doel-prospectfiche te staan.

• worden de gegevens die zijn ingevuld in de PDF van het verplaatste document, niet aangepast. Wil je een document updaten qua klant- of prospectgegevens, dan zal je het document moeten bewerken.

• worden geen gegevens van plaats gewisseld of aangevuld in de doel-prospectfiche (bv. in de doel-prospectfiche staat geen tel. nr. of e-mailadres, in de te verwijderen prospectfiche wel: de gegevens van de te verwijderen prospectfiche worden niet aangevuld in de doel-prospectfiche).