Grootboekrekeningen

Een grootboekrekening is een boekhoudkundige term en duidt op een rekening die bestaat uit een lijst van gelijksoortige uitgaven- en inkomstenposten. In onFact kan je grootboekrekeningen instellen voor je producten of deze toewijzen aan je aan- of verkoopfacturen. Gekoppelde documenten krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee.

Opgelet: niet elk boekhoudpakket kan deze gegevens verwerken. Stem dus best eerst even af met je boekhouder.

Grootboekrekeningen activeren

Het gebruik van grootboekrekeningen is een app in onFact. Om deze te activeren en meteen te gebruiken, doe je het volgende:

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres;

2. Klik op dit adres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu;

3. Ga naar 'Apps en koppelingen met betrekking tot de boekhouding';

4. Klik op de groene knop 'Activeren' van de app 'Grootboekrekeningen'.

Grootboekrekeningen toevoegen

Optie 1: selecteren uit een geïmporteerde lijst

Je kan in onFact een lijst met grootboekrekeningnummers en hun omschrijving opladen. Zo'n bestand kan worden aangeleverd door de boekhouder.

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact

• Kies 'Instellingen bedrijf'

• Ga naar 'Gegevens importeren' en klik rechtsboven op de groene knop 'Gegevens importeren'.

• Selecteer als importtype 'Grootboekrekeningen'. Deze lijst kan je opladen in .csv-formaat.

Koppel vervolgens de Code (grootboekrekeningnummer) en zijn omschrijving en klik op 'Volgende'.

De opgeladen gegevens kan je bekijken via de 'Apps en koppelingen':

• Klik rechtsboven in onFact op je e-mailadres en ga naar 'Apps en Koppelingen'

• Ga naar 'Apps en koppelingen met betrekking tot de boekhouding';

• Klik op de gele knop 'Configureren' van de app 'Grootboekrekeningen'.

Het overzicht van de opgeladen grootboekrekeningen wordt getoond. Via de groene knop '+ Grootboekrekening toevoegen' kan je handmatig nog een code toevoegen.

Optie 2: handmatig toevoegen in een productfiche

Het invoeren van grootboekrekeningnummers kan je doen op het niveau van je producten, in de productfiche. Na activering van de app zal je zien dat, bij de opmaak of bewerken van een product, er onderaan de productfiche twee velden extra verschijnen:

• verkoop grootboekrekening

• aankoop grootboekrekening

Beide zijn vrije tekstvelden waarin je de betreffende grootboekrekeningnummers kan invoeren, of ze kan selecteren op basis van invoer van de eerste karakters van bv. de omschrijving (als een lijst met grootboekrekeningnummer geïmporteerd werd, kan je daaruit selecteren). Afhankelijk van de aard van je product vul je de juiste rekening in.

Optie 3: bestaande producten in bulk updaten

Activeer je grootboekrekeningen pas nadat al heel wat producten zijn ingevoerd in onFact? Je kan je bestaande producten exporteren als CSV-bestand, in het exportbestand de grootboekrekeningnummers toevoegen en nadien opnieuw importeren in onFact. Dit bespaart je heel wat manueel tikwerk.

Lees hier hoe je bestaande producten kan updaten via een export/import:

Hoe kan ik mijn productlijst updaten (bv. prijswijzigingen)?

Grootboekrekeningen gebruiken bij je verkoopfacturen

Als je bij het opmaken van een verkoopfactuur een bestaand product selecteert waar je in de voorgaande stap een grootboekrekening hebt aan gekoppeld, zal deze productlijn hetzelfde grootboekrekeningnummer overnemen.

Je kan echter ook manueel een nieuw product invoeren en er een grootboekrekeningnummer aan toekennen, of selecteren op basis van invoer van de eerste karakters van bv. de omschrijving (als een lijst met grootboekrekeningnummer geïmporteerd werd, kan je daaruit selecteren). Het veld verschijnt wanneer je op de gele knop 'Meer' klikt aan de linkerkant van een productlijn:

Deze nummers verschijnen niet mee op de printversie van je documenten maar worden intern door onFact opgeslagen. Bij export naar boekhoudprogramma's worden deze meegestuurd. Afhankelijk van jouw boekhoudprogramma kunnen deze dan al dan niet verder verwerkt worden.

Grootboekrekeningen gebruiken bij je aankoopfacturen

Om grootboekrekeningnummers te gebruiken bij je aankoopfacturen, moet je in het verwerkvenster rechtsboven kiezen voor de 'geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen. Hier zullen ook de velden voor grootboekrekening verschijnen.

Als je bij het verwerken van je aankoopfacturen een product invoert dat reeds in je product database bestaat én waaraan je een grootboekrekeningnummer hebt gekoppeld, zal dit automatisch verschijnen op je verwerklijn. Je kan hier ook een nummer selecteren op basis van invoer van de eerste karakters van de omschrijving (als een lijst met grootboekrekeningnummer geïmporteerd werd, kan je daaruit selecteren)

Je kan echter ook manueel een nieuw product invoeren en er een grootboekrekeningnummer aan toekennen.