Grootboekrekeningen
In onFact kan je grootboekrekeningen instellen voor je producten of deze toewijzen aan je aan- of verkoopfacturen. Gekoppelde documenten krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Een grootboekrekening is een boekhoudkundige term en duidt op een rekening die bestaat uit een lijst van gelijksoortige uitgaven- en inkomstenposten.
Opgelet: niet elk boekhoudpakket kan deze gegevens verwerken. Stem dus best eerst even af met je boekhouder.
Het gebruik van grootboekrekeningen is een app in onFact. Om deze te activeren en meteen te gebruiken, doe je het volgende:
- 1.Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres;
- 2.Klik op dit adres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu;
- 3.Ga naar 'Apps en koppelingen met betrekking tot de boekhouding';
- 4.Klik op de groene knop 'Activeren' van de app 'Grootboekrekeningen'.
Het invoeren van grootboekrekeningnummers kan je doen op het niveau van je producten, in de productfiche. Na activering van de app zal je zien dat er onderaan de productfiche twee velden extra verschijnen:
- verkoop grootboekrekening
- aankoop grootboekrekening
Beide zijn vrije tekstvelden waarin je de betreffende grootboekrekeningnummers kan invoeren. Afhankelijk van de aard van je product vul je de juiste rekening in.
Activeer je grootboekrekeningen pas nadat al heel wat producten zijn ingevoerd in onFact? Je kan je bestaande producten exporteren als CSV-bestand, in het exportbestand de grootboekrekeningnummers toevoegen en nadien opnieuw importeren in onFact. Dit bespaart je heel wat manueel tikwerk. Bekijk de informatie rond gegevens importeren of contacteer ons via [email protected].
Als je bij het opmaken van een verkoopfactuur een bestaand product selecteert waar je in de voorgaande stap een grootboekrekening hebt aan gekoppeld, zal deze productlijn hetzelfde grootboekrekeningnummer overnemen.
Je kan echter ook manueel een nieuw product invoeren en er een grootboekrekeningnummer aan toekennen. Het veld verschijnt wanneer je op de gele knop 'Meer' klikt aan de linkerkant van een productlijn:
Deze nummers verschijnen niet mee op de printversie van je documenten maar worden intern door onFact opgeslagen. Bij export naar boekhoudprogramma's worden deze meegestuurd. Afhankelijk van jouw boekhoudprogramma kunnen deze dan al dan niet verder verwerkt worden.
Om grootboekrekeningnummers te gebruiken bij je aankoopfacturen, moet je in het verwerkvenster rechtsboven kiezen voor de 'geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen. Hier zullen ook de velden voor grootboekrekening verschijnen.
Als je bij het verwerken van je aankoopfacturen een product invoert dat reeds in je product database bestaat én waaraan je een grootboekrekeningnummer hebt gekoppeld, zal dit automatisch verschijnen op je verwerklijn.
Je kan echter ook manueel een nieuw product invoeren en er een grootboekrekeningnummer aan toekennen.