Werkbonnen

⭐ PREMIUM

Gebruik werkbonnen als voorbereidend document voor het aanmaken van je factuur. Noteer gebruikte materialen, registreer je werktijd en eventuele verplaatsingen. Een werkbon kan je in één oogopslag vergelijken met de offerte die je aan de klant opmaakte.

Als je de module 'Werkbonnen' activeert, activeer je automatisch ook 'Tijdsregistratie'. Lees hier meer over het gebruik van tijdsregistratie.

Werkbonnen activeren en configureren

Om werkbonnen in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Werkbonnen'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om een prijs in te voeren die je zal hanteren bij het berekenen van kilometervergoeding. Het instellen van factureerbare uurtarieven van medewerkers doe je via 'Gebruikers'.

Zodra de module geactiveerd is, kan je deze gebruiken. De werkbonnen verschijnen in het linkermenu van onFact onder 'Planning & Uitvoering'.

Werkbonnen inplannen

Gebruik je de module 'Agenda' niet, ga dan door naar het volgende hoofdstuk 'Manueel een werkbon aanmaken'.

Via de 'Personeelsplanning' kan je meteen een werkbon inplannen in de agenda van één of meerdere medewerkers.

Klik op een tijdsslot in de agenda om meteen een werkbon aan te maken. Sleep omhoog of omlaag om ineens meerdere medewerkers toe te wijzen. Selecteer meerdere horizontale blokken om een werkbon over meerdere uren te in te plannen.

Een pop-up zal openen waarin je de werkbon kan omschrijven:

• Type: duid hier aan 'Werkbon'.

• Klant: je kan een klant of prospect aan de werkbon koppelen. Een nieuwe klant of prospect aanmaken kan via het vergrootglas-icoon.

• Bepaal datum en tijd van de werken, omschrijf de werkbon met een titel (deze verschijnt in de agenda) en optioneel een omschrijving.

Klik op 'Nieuw agendamoment aanmaken' om de bon aan te maken en in te plannen.

Manueel een werkbon aanmaken

Je kan in onFact van op verschillende plaatsen werkbonnen aanmaken: vanuit de agenda of vanuit het overzicht van werkbonnen. Ongeacht waar je een werkbon aanmaakt, vind je ze allemaal terug onder 'Werkbonnen'.

Vanuit dit overzicht kan je rechtsboven een losse 'Werkbon aanmaken'. De minimale informatievelden die je hierbij invult zijn:

• Klantinformatie: een werkbon moet gekoppeld worden aan een klant, wil je hem kunnen omzetten in een factuur. Heb je 'Projecten' geactiveerd? Dan kan je de werkbon ook meteen aan een project toekennen.

• Documentinformatie: kies eventueel je template en bepaal of je de bon digitaal wil laten ondertekenen door de klant.

Afhankelijk van welke functies je in onFact nog activeerde via 'Apps en koppelingen', kan je bij het aanmaken van een werkbon ook een orderreferentie toevoegen, een werfadres instellen, de bon aanmaken in de taal van de klant, ...

Zodra de werkbon is aangemaakt kom je in het samenvattingsscherm.

Werkbon achteraf inplannen

Om de werkbon toch nog in te plannen in de agenda van een medewerker, klik je op de groene knop 'Inplannen'. Deze opent de 'Personeelsplanning' uit de Agenda-module. Zodra hij ingepland is in de agenda van een medewerker, wordt de (of meerdere) gebruiker(s) automatisch toegewezen.

Werkbon invullen via 'Werkscherm'

Bovenaan het samenvattingscherm van een werkbon vind je de groene knop 'Werkscherm'. Klik er op om de werkbon in te vullen. In dit venster kan je alle elementen van de werkbon gaan invullen.

Specifieke velden voor invullen van een werkbon zijn gebruikte materialen, tijdsregistratie en verplaatsingen.

Navigeren door de elementen van de werkbon kan via de tabs aan de linkerzijde.

De grijze balk met tandwieltje onderaan geeft je enkele mogelijkheden om het werkscherm naar wens in te stellen (cf. algemeen onFact dashboard). Hier bepaal je welke elementen je zichtbaar wil maken - zie verder 'Configuratie werkscherm'.

Algemene informatie

In deze tab vind je de algemene info m.b.t. de werkbon: klantgegevens, eventuele alternatieve adressen, tekst boven tabel, ...

Gebruikte materialen

Om snel een bestaand product toe te voegen aan je werkbon, kan je in het vak bij 'Snel lijn toevoegen' enkele karakters invoeren en het product selecteren, of de productlijst doorzoeken via het vergrootglas-icoon. Klik aan de rechterkant op '+ Lijn toevoegen' om je product toe te voegen aan de werkbon. Je kan nadien de hoeveelheden nog aanpassen.

Via de gele knop 'Bewerken' rechtsboven kan je de lijnmodule oproepen zoals deze ook in andere onFact-documenten gebruikt wordt.

Tijdsregistraties

Zodra een gebruiker een bon opent, kan hij een tijdsregistratie starten. Dat kan bovenaan in het werkscherm:

• 'Manuele tijdsregistratie aanmaken': gebruik deze invoer als je handmatig een start- en einduur van de werken wil invoeren.

• Start/stop functie tijdsregistratie gebruiken: de tijdregistratie begint te lopen zodra je op de groene 'start' knop drukt.

Eens de tijdsregistratie beëindigd, verschijnt deze in de lijst van tijdsregistraties in het werkscherm.

Verplaatsingen

Je kan één of meerdere verplaatsingen toevoegen via '+ Verplaatsing toevoegen'.

De waarde van de kilometervergoeding kan hier nog manueel aangepast worden maar wordt overgenomen vanuit de configuratie die je deed bij het activeren van deze uitbreiding.

Bijlagen

Voeg eenvoudig bijlagen toe aan de werkbon. Deze kunnen bij e-mailverzending van de werkbon via onFact, mee verzonden worden.

Configuratie werkscherm

Onderaan het werkscherm vind je aan de rechterzijde een tandwiel-icoontje. Als je dit aanklikt krijg je de verschillende secties in je werkscherm te zien. Hier kan je elementen tonen of verbergen, om bv. je werkscherm compacter te maken.

Als je nog extra apps en koppelingen hebt geactiveerd, worden deze ook hieronder weergegeven. Een voorbeeld bij een werkbon kan een werfadres zijn dat afwijkt van het klantadres voor facturatie.

Werkbon factureren

Je kan een werkbon meteen factureren vanuit het samenvattingsvenster: klik daarvoor op de groene knop 'Kopiëren naar'.

Het is ook mogelijk om vanuit je overzicht van 'Factureerbare werkbonnen' meerdere werkbonnen te selecteren, en deze te kopiëren naar een factuur.

Deze actie is enkel mogelijk wanneer de werkbonnen gericht zijn aan dezelfde klant.

Controle facturatie

In de tab 'Alle werkbonnen' zie je een overzicht van alle werkbonnen. Hier kan je eenvoudig nakijken of al je werkbonnen reeds gefactureerd werden. Afhankelijk van je gebruikersrechten zie je hier enkel jouw werkbonnen, of deze van alle medewerkers. Als een werkbon reeds gefactureerd werd, wordt het betreffende factuurnummer getoond in de kolom 'Gefactureerd'. De gewenste kolomweergave kan je instellen via de gele knop 'Filters' rechtsboven.

Extra configuraties

Vergelijk met offerte

Een offerte kan je bij start van de werken kopiëren naar een werkbon. Dit kan via de groene knop 'Kopiëren naar' in het samenvattingsscherm van de offerte.

Zodra deze werkbon werd aangemaakt, verschijnt er in zijn samenvattingscherm een extra tab aan de linkerkant 'Vergelijk met offerte'.

Ook in het werkscherm van de offerte volgt onderaan deze vergelijking.

Printversie/overzicht werkbon

Via de grijze knop 'Printversie' kan je vanuit de samenvatting van de werkbon een voorbeeld zien van hoe de bon er als PDF of printbaar document zal uitzien. Je kan hier kiezen uit de verschillende layouts die je via 'Templates' in je account hebt aangemaakt.

Standaard worden op werkbonnen geen prijzen weergegeven. Je kan dit echter eenvoudig wijzigen door bij de template van je keuze via 'Template personaliseren' linksonderaan 'Prijzen op werkbonnen weergeven' aan te vinken.

Ondertekening werkbon

Een werkbon kan je ter plekke door je klant laten ondertekenen, of hem via e-mail vanuit onFact doorsturen met de vraag om deze digitaal te ondertekenen.

Nog geen document doorgestuurd om digitaal te ondertekenen? Lees dan hier hoe je dit heel eenvoudig regelt vanuit onFact.

Om ter plekke met de klant de werkbon te overlopen en deze te laten ondertekenen, klik je in het samenvattingsscherm van de werkbon bovenaan op de grijze knop 'Printversie'.

Er opent zich een nieuw venster, met aan de rechterzijde een preview van de werkbon die je kan overlopen en aan de linkerzijde een ondertekenvenster. De klant kan hier via touchscreen een handtekening plaatsen en zijn naam invoeren. Klik op de groene knop 'Akkoord en onderteken document' om de handtekening op de werkbon te registreren.

Verzending werkbon

Vanuit het samenvattingsvenster van de werkbon kan je deze eenvoudig verzenden via e-mail.

Klik op de blauwe knop 'Acties' en selecteer 'Verzenden via e-mail'.

Een e-mailvenster zal zich openen, van waaruit de e-mail verzonden wordt.

Heb je bij de werkbon bijlagen opgeladen? Dan zal je deze ook zien verschijnen in het e-mailvenster. Hier kan je aanvinken welke bijlagen je al dan niet wenst mee te sturen.

Meer informatie over verzenden van documenten via e-mail in onFact, vind je hier.