Documentatie
onFact.BE
onFact.BE
  • Welkom
  • Tutorial 1: start met de basis
    • 1. Account aanmaken
    • 2. Klant aanmaken
    • 3. Product/dienst aanmaken
    • 4. Factuur aanmaken
    • 5. Lay-out instellen
    • 6. Betalingsopvolging
    • 7. Aan de slag met onFact
  • Tutorial 2: automatiseer en win tijd
  • Tutorial 3: verwerk je aankopen
  • Basismodules
  • Klanten
  • Producten
    • Hoe kan ik mijn productlijst updaten (bv. prijswijzigingen)?
  • Offertes
  • Facturen
  • Creditnota's
  • Betalingen
    • Betalingen verwerken
    • Rekeningen
      • Kasboek (overzicht cash transacties)
    • QR-code op facturen
  • Apps - Uitbreidingen
    • ! Apps en koppelingen activeren
      • Zijn alle apps en koppelingen in onFact gratis?
    • Abonnementen (periodieke facturen)
    • Aankoopborderellen
    • Aankopen
      • Aankopen invoeren
        • Hoe kan ik een foto uploaden van een aankoopdocument?
        • Kan je de productwinstmarge invoeren om verkoopprijs automatisch te berekenen?
      • Aankopen verwerken
      • Aankopen betalen
      • Aankopen exporteren voor boekhouding
    • Agenda
    • Andere munteenheden
    • Anderstalige klanten
    • Barcode scanner
    • Betalingsverzoeken
    • Bestelbonnen
    • Climapulse
    • Dagontvangstenboek
    • Datumselectie per lijn
    • Extra tekstvelden
      • Hoe kan ik (een) tussentitel(s) invoegen in documenten?
    • Grootboekrekeningen
    • Incassodienst
    • Inkooporders
    • Kassatickets
    • Kortingen
    • Leeggoed
    • Leveringsadressen
    • Leveringsbonnen
    • Leveringsdatum
    • Maateenheden
    • MailChimp
    • Offerteaanvragen
    • Orderreferentie
    • Periodieke onderhouden
    • Productfoto's
    • Projecten
    • Prospecten
    • Samengestelde producten
    • Staffelprijzen
    • Standaard e-mails
    • Stockbeheer
    • Taken
    • Tijdsregistratie
    • Twikey
    • Werfadressen
    • Werkbonnen
  • Instellingen
    • Dashboard
    • Persoonlijke instellingen
      • Hoe kan ik mijn login e-mailadres aanpassen?
    • Mijn abonnement
      • Mijn bedrijfsvorm is gewijzigd, wat nu?
      • Beveel onFact aan
    • Bedrijfsinformatie
    • Standaardwaarden
    • E-mailinstellingen
      • Verzendopties
        • Via algemeen onFact-adres
        • Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 1)
        • Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)
        • Verzenden via Microsoft
        • Verzenden via Google
        • Via e-mailadres bij andere provider (SMTP)
          • Verzenden via Telenet
          • Verzenden via Skynet
      • E-mailteksten
      • Standaard CC en BCC
      • E-mailtemplates
    • Bijlagen
      • Hoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen?
    • Dagboeken
    • Automatische herinneringen
    • Gebruikers
    • Aangepaste velden bij contacten
    • Wettelijke vermeldingen
    • GDPR
    • Gegevens importeren
      • Hoe kan ik mijn bestaande klanten, producten, facturen, ... naar onFact migreren?
      • Hoe maak ik een CSV bestand?
    • Thema
    • Nummering
      • Kan ik mijn eigen productnummers gebruiken in onFact?
      • Mijn laatste factuur had nr.115, hoe kan ik in onFact starten met factuur nr. 116?
  • Koppelingen
    • Koppeling met de bank
      • CodaBox
      • Ponto
    • Koppeling met de boekhouder
      • Accowin
      • Acta-B LEXAct
      • Admisol
      • Adix
      • Adsolut
      • Allegro
      • Basecone
      • BillToBox
      • Briljant Account
      • ClearFacts
      • CodaBox boekhouding
      • ExactOnline
        • Meerdere onFact accounts koppelen met ExactOnline
        • Foutcodes
      • Exact ProAcc
      • Expert/M
      • Horus
      • Lyanthe
      • Octopus
      • OfficeM (Intradev)
      • Pingwin 5
      • Sage BOB (50)
      • SnelStart
      • Syscom Silicon Financial
      • Tax Advisor
      • Top Account
      • Twinfield
      • Venice
      • VeroCount
      • WinAuditor
      • WinBooks Connect
      • Wings
      • Yuki
      • Zenvoices
    • Koppeling voor online betaling
      • Mollie
        • Mollie betaalterminal
        • Mollie QR code op factuur
      • Payconiq
      • SEPA EPC QR
    • Koppeling met leveranciers
      • APOK
      • Cebeo
      • Desco
      • Facq
      • Rexel
      • STG
      • Van Marcke
    • Koppeling met een webshop
      • Shopify
        • Btw-nummers in Shopify
      • WooCommerce
    • Back-up & synchronisatie
      • onFact Drive
      • Google Drive
      • DropBox
      • SFTP (eigen server)
      • OneDrive
    • Bedrijfsdocumenten
      • E-Box Enterprise
  • Overige functies
    • PEPPOL
      • Aanmelding & verificatie PEPPOL
      • Verzenden via PEPPOL
      • Ontvangen via PEPPOL
    • API
    • Btw-nummer opzoeken
    • Filters
      • Hoe maak ik een extra kolom in overzicht documenten?
      • Hoe zie ik welke documenten ik al doorgestuurd heb naar de boekhouder?
    • Gegevens exporteren
    • Mobiele app
      • Hoe kan ik een foto uploaden van een aankoopdocument?
      • Hoe voeg ik een snelkoppeling toe aan mijn startscherm?
    • Online ondertekenen
    • Rapporten
    • Tags
      • Hoe vermeld ik een gestructureerde mededeling op mijn facturen?
    • Verwerklijsten
    • Verzending via e-mail
    • Verzending via post
  • TEMPLATES
    • Gebruik van templates in onFact
      • Hoe verander ik de standaard volgorde van mijn templates?
      • Kan ik een standaard template instellen per dagboek?
    • Templates afstemmen op je huisstijl
      • Documenttemplates
        • Hoe kan ik een tweede rekeningnummer op mijn documenten plaatsen?
      • E-mailtemplates
        • Hoe kan ik een logo toevoegen aan mijn uitgaande e-mails?
      • Templates aanpassen via interne code
  • VEELGESTELDE VRAGEN (F.A.Q.)
    • Overzicht veelgestelde vragen
Powered by GitBook
On this page
  • Wat is een csv-bestand?
  • Klanten, leveranciers en prospecten
  • Gegevens importeren
  • Gegevens koppelen aan onFact-velden
  • Voorbeelddocument voor import
  • Producten of diensten
  • Gegevens importeren
  • Gegevens koppelen aan onFact-velden
  • Voorbeelddocument voor import
  • Facturen en creditnota's
  • Wat is een UBL-bestand?
  • Afstemming nummering documenten
  • Gegevens importeren
  • Grootboekrekeningen
  • Geavanceerde functies
  • Een bestaande klant of product updaten
  • Taal
  • Productgroep
  • Leeggoed
  • Stockbeheer
  • Staffelprijzen

Was this helpful?

Export as PDF
  1. Instellingen

Gegevens importeren

PreviousGDPRNextHoe kan ik mijn bestaande klanten, producten, facturen, ... naar onFact migreren?

Last updated 1 month ago

Was this helpful?

Het is mogelijk om in onFact lijsten van klanten, producten en leveranciers op te laden. Uploaden gaat eenvoudig via een csv-bestand of UBL-bestand.

Wat is een csv-bestand?

Een CSV-bestand (Comma Separated Values, door komma's gescheiden waarden) is een speciaal bestandstype dat je in een spreadsheetprogramma zoals Excel kan aanmaken of bewerken. Je kan je Excelbestand eenvoudig 'Opslaan als ... .csv' om er een csv-bestand van te maken. De waarden in een csv-bestand kunnen gescheiden worden door komma (,) of puntkomma (;).

Dit bestandstype wordt gebruikt voor het importeren van klanten, prospecten, leveranciers en producten/diensten.

Klanten, leveranciers en prospecten

De werkwijze voor klanten, leveranciers en prospecten is gelijkaardig. In deze sectie zal er enkel over 'klanten' gesproken worden, maar de stappen gelden ook voor 'leveranciers' en 'prospecten'.

Voorbeeld basis klantenlijst in Excel:

Bevat jouw klantenlijst bv. een kolom 'Naam' en 'Voornaam', dan moet je deze samenvoegen in je .csv-bestand vooraleer te importeren in onFact.

Gegevens importeren

Om je csv-bestand op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

  1. Kies daar 'Instellingen bedrijf'.

  2. Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.

  3. Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.

Je komt nu terecht bij de eerste importstap.

  1. Upload je csv-bestand via 'Kies bestand'

  2. Duid aan om welk type gegevens het gaat: Klanten of Leveranciers

  3. Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in

  4. Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet

  5. Klik 'Volgende'

Gegevens koppelen aan onFact-velden

Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in onFact. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.

Klik je in onFact bv. op de lijn naast het veld 'Naam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 0: Naam' aan te duiden als match voor het onFact-veld 'Naam'. Voor het veld 'Postcode' duid je 'Kolom 3: Postcode' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.

Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:

Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel klanten er zijn aangemaakt of geüpdatet.

Voorbeelddocument voor import

Je kan in onFact je eigen csv-bestand opladen. De volgorde van de kolommen en hun benaming kan je daarbij ook zelf kiezen.

Het Exceldocument hieronder kan je downloaden om te bekijken welke informatievelden in onFact beschikbaar zijn en in welke velden jouw klantinformatie kan terechtkomen.

Producten of diensten

De werkwijze voor het importeren van producten of diensten is gelijkaardig aan deze van klanten.

Voorbeeld basis productenlijst in Excel:

Gegevens importeren

Om je csv-bestand op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

  1. Kies daar 'Instellingen bedrijf'.

  2. Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.

  3. Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.

Je komt nu terecht bij de eerste importstap.

  1. Upload je csv-bestand via 'Kies bestand'

  2. Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten

  3. Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in

  4. Duid aan wel scheidingsteken er is gebruikt voor decimalen (bv. aankooprijs = 74,50 euro)

  5. Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet

  6. Klik 'Volgende'

Gegevens koppelen aan onFact-velden

Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in onFact. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.

Klik je in onFact bv. op de lijn naast het veld 'Basisnaam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 1: Omschrijving' aan te duiden als match voor het onFact-veld 'Basisnaam'. Voor het veld 'Aankoopprijs' duid je 'Kolom 5: Aankoopprijs' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.

Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:

Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel producten er zijn aangemaakt of geüpdatet.

Voorbeelddocument voor import

Je kan in onFact je eigen csv-bestand opladen. De volgorde van de kolommen en hun benaming kan je daarbij ook zelf kiezen.

Het Exceldocument hieronder kan je downloaden om te bekijken welke informatievelden in onFact beschikbaar zijn en in welke velden jouw productinformatie kan terechtkomen.

Facturen en creditnota's

Om een historiek van voorgaande facturen en creditnota's in onFact te zien, kan je deze documenten als UBL-bestanden in een ZIP-map importeren. Dit kunnen bestanden zijn vanuit een ander softwareprogramma, of vanuit een extra onFact-account.

Wat is een UBL-bestand?

UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het vervat je documentgegevens in een xml-bestand, dat door software snel kan verwerkt worden. Een programma als onFact kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. je factuur) verwerken. Dit bestandstype wordt gebruikt voor het importeren van facturen en creditnota's.

De UBL-bestanden moeten opgeladen worden als een ZIP-bestand. Hoe je zo'n bestand maakt, hangt af van je besturingssysteem.

  • ZIP-bestand maken via iOS/Apple: https://support.apple.com/nl-be/guide/mac-help/mchlp2528/mac

  • ZIP-bestand maken via Windows: https://support.microsoft.com/nl-nl/windows/bestanden-zippen-en-uitpakken-f6dde0a7-0fec-8294-e1d3-703ed85e7ebc

Afstemming nummering documenten

De nummeringsstructuur van de op te laden documenten moet overeenstemmen met de nummering die ingesteld is in onFact. Je kan deze dus voor de import even aanpassen en na de import opnieuw instellen.

Als de nummeringsstructuur van de geïmporteerde facturen niet overeenstemt, zal je tijdens de import een foutmelding zien. Voorbeeld:

Klik op een rood kruisje om de foutmelding en verwachte structuurwaarde te zien. De import kan niet uitgevoerd worden als de nummeringsstructuur niet overeenstemt, of als er dubbele factuurnummers (= factuurnummer bestaat reeds in onFact-account) gedetecteerd worden.

Gegevens importeren

Om je UBL-map op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

  1. Kies daar 'Instellingen bedrijf'.

  2. Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.

  3. Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.

Je komt nu terecht bij de eerste importstap. Selecteer 'Facturen' als te importeren gegevens en selecteer het ZIP-bestand dat je wil opladen.

Klik op de groene knop 'Bevestig importdata' om een preview te bekijken van de ingelezen gegevens. Hier kan je nagaan of bedragen, data, ... correct konden verwerkt worden en kan je de import bevestigen.

Hieronder zie je een voorbeeld van een succesvolle import. Klik op de groene knop 'Import bevestigen' om de facturen in te laden in onFact.

De opgeladen documenten verschijnen nu bv. in je lijst van 'Facturen ' in onFact.

  • Als de klant van de factuur in onFact reeds bestaat, wordt de factuur aan deze klant gekoppeld. Nieuwe klant? Dan wordt een nieuwe klantenfiche aangemaakt.

  • De 'Printversie' geeft de PDF weer die gelinkt werd in het UBL-bestand. Je oorspronkelijke factuur wordt hier dus weergegeven.

Grootboekrekeningen

In onFact kan je grootboekrekeningen instellen voor je producten of deze toewijzen aan je aan- of verkoopfacturen. Gekoppelde documenten krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Activeeer hiervoor eerst de module 'Grootboekrekeningen':

Grootboekrekeningen

Je kan in onFact een lijst met grootboekrekeningnummers en hun omschrijving opladen. Zo'n bestand kan worden aangeleverd door de boekhouder.

  • Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact

  • Kies 'Instellingen bedrijf'

  • Ga naar 'Gegevens importeren' en klik rechtsboven op de groene knop 'Gegevens importeren'.

  • Selecteer als importtype 'Grootboekrekeningen'. Deze lijst kan je opladen in .csv-formaat.

Koppel vervolgens de Code (grootboekrekeningnummer) en zijn omschrijving en klik op 'Volgende'.

De opgeladen gegevens kan je bekijken via de 'Apps en koppelingen':

  • Klik rechtsboven in onFact op je e-mailadres en ga naar 'Apps en Koppelingen'

  • Ga naar 'Apps en koppelingen met betrekking tot de boekhouding';

  • Klik op de gele knop 'Configureren' van de app 'Grootboekrekeningen'.

Het overzicht van de opgeladen grootboekrekeningen wordt getoond. Via de groene knop '+ Grootboekrekening toevoegen' kan je handmatig nog een code toevoegen.

Geavanceerde functies

Een bestaande klant of product updaten

Het is in onFact ook mogelijk om bestaande klanten of bestaande producten te updaten via de importfunctionaliteit. Om te weten welke werkwijze je volgt, moet je weten of je bij je initiële import een 'Uniek extern ID' importeerde, of niet.

Situatie 1: je hebt zelf een 'Uniek extern ID' geïmporteerd

Dit is het geval in het voorbeeld van de productenlijst. In onderstaande lijst heeft de klant zelf een productnummer toegekend ('SC00..').

Bij de import van dit bestand werd de kolom 'Productnummer' gekoppeld aan het onFact-veld 'Volgnummer' maar ook aan onFact-veld 'Uniek extern ID'. Deze producten zullen daardoor geen standaard onFact-nummering krijgen, maar volgen de opmaak 'SC00 ...' zoals aangeleverd.

Als dit csv-bestand nu bijgewerkt wordt en opnieuw geïmporteerd wordt in onFact, zal het 'Uniek extern ID' herkend worden. Informatie die gewijzigd is, zal overschreven worden voor het product dat gelinkt is aan dit ID.

Situatie 2: je hebt zelf geen 'Uniek extern ID' geïmporteerd

Dit is het geval in het voorbeeld van de klantenlijst. In onderstaande lijst heeft de klant zelf geen klantnummer toegekend.

Bij de import van dit bestand zal onFact dus zélf een automatisch klantnummer toekennen. Als je dit csv-bestand zou updaten, weet onFact niet aan welke klant welke lijn gekoppeld is. Vooraleer je dus een nieuw csv-bestand kan uploaden, moet je eerst je gegevens uit onFact exporteren, inclusief het veld 'Uniek extern ID'. Hoe je je gegevens exporteert, lees je hier.

Dit geëxporteerde csv-bestand kan je aanpassen/updaten, om nadien opnieuw te importeren in onFact. Als dit csv-bestand nu bijgewerkt wordt en opnieuw geïmporteerd wordt in onFact, zal het 'Uniek extern ID' herkend worden. Informatie die gewijzigd is, zal overschreven worden voor de klant die gelinkt is aan dit ID.

Taal

Indien je gebruik maakt van de uitbreiding 'Anderstalige klanten' zal onFact je de mogelijkheid geven om bij import vertalingen van velden mee op te nemen. Voorbeelden: een productomschrijving in NL, FR en EN, een bijkomende omschrijving in NL en IT, ... Een meertalige éénmalige import vermijdt veel manueel vertaalwerk.

Je voorziet dan in het aan te leveren csv-bestand bv. extra kolommen met de betreffende vertaling:

Productgroep

Een import van producten zal automatisch een nieuwe productgroep aanmaken, met daarin de producten die je hebt geïmporteerd. Dan kan er zo uitzien:

De naam van deze productgroep kan je aanpassen:

  • bij het importproces: wanneer er bij de eerste stap van de import gevraagd wordt naar een naam voor deze import, wordt standaard de importdatum ingevoerd. Je kan deze echter ook wijzigen naar de naam van je productgroep, bv. 'Onderdelen'.

  • door 'Bekijken' te klikken en nadien in het overzichtvenster van je productgroep via 'Bewerken' de naam van de Productgroep aan te passen.

Wil je een import maken van producten die tot nieuwe of bestaande productgroepen behoren, dan voorzien je in je csv-bestand een kolom met als naam 'Productgroep'. Als waardes kan je:

  • de naam gebruiken van een reeds bestaande productgroep, bv. 'Toestellen'. onFact zal dan die bepaalde producten bij de import toevoegen aan de bestaande productgroep 'Toestellen'.

  • een nieuwe naam van een productgroep invoeren, bv. 'Onderdelen'. onFact zal bij import de producten die in je csv-bestand tot die productgroep behoren, aanmaken en onderbrengen in de nieuwe productgroep 'Onderdelen'.

Leeggoed

Als je de applicatie 'Leeggoed' hebt geactiveerd, kan je in je te importeren csv-bestand ook een kolom opnemen met de leeggoedprijzen per product. Lees hier meer over leeggoed in onFact.

Stockbeheer

Als je de applicatie 'Stockbeheer' hebt geactiveerd, kan je in je te importeren csv-bestand ook een kolom opnemen met de stockaantallen per product. Lees hier meer over stockbeheer in onFact.

Staffelprijzen

Als je de applicatie 'Staffelprijzen' hebt geactiveerd en de nodige staffels hebt aangemaakt, kan je in je te importeren csv-bestand ook een kolom opnemen met de staffelprijzen. Lees hier meer over staffelprijzen in onFact.

Geef eventueel een naam aan je import; standaard wordt de datum van huidige dag gebruikt. Je kan hier ook de naam van een nieuwe of bestaande productgroep ingeven ()

hoe je de nummering van documenten in onFact wijzigt.

zie verder
14KB
onFact MODEL import 20250113.xlsx
14KB
onFact MODEL import 20250113.xlsx
Lees hier