ExactOnline

Wanneer je je boekhouding voert via ExactOnline kan je een rechtstreekse koppeling tussen onFact en ExactOnline activeren. Met deze koppeling kan je verkoopfacturen, creditnota's en aankoopdocumenten doorsturen naar ExactOnline en een boekingsvoorstel aanmaken dat enkel nog moet goedgekeurd worden. Dit maakt deze koppeling één van de meest efficiënte methoden om gegevens van onFact over te brengen naar de boekhouding.

Wil je (bv. als boekhouder) meerdere ExactOnline accounts koppelen? Volg dan de instructies op pagina 'Meerdere onFact accounts koppelen met ExactOnline'.

De ExactOnline-koppeling activeren

1. Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.

2. Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'ExactOnline'.

3. Klik op de gele knop 'Configureren' naast deze app.

Als je op de groene knop 'Verbind uw account met ExactOnline' klikt, word je doorverwezen naar de ExactOnline-omgeving. Daar moet je de gebruikersnaam en wachtwoord van jouw ExactOnline-account invoeren.

Niet op de hoogte van deze gegevens? Vraag dan aan je boekhouder om deze verbinding in orde te maken. Soms heb je als ExactOnline-gebruiker ook niet voldoende rechten om een dossier te koppelen, en moet je hierover sowieso met je boekhouder afstemmen.

Je zal nu teruggestuurd worden naar je onFact-omgeving. Selecteer nu de administratie in ExactOnline waaraan je de onFact account wil koppelen.

Nadat deze gekoppeld is, verschijnt het overzicht van dagboeken:

Via de gele knop 'Bewerken' kan je verdere instellingen op niveau van het dagboek in ExactOnline aanpassen:

Documenten doorsturen naar ExactOnline

Automatisch doorsturen

Als de koppeling met ExactOnline geactiveerd is, krijg je in het venster de mogelijkheid om documenten automatisch door te sturen naar ExactOnline. De facturen worden éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar EO. Dit houdt het volgende in:

• Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;

• Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.

Toch een factuur verzonden naar de boekhouder die je nog zou moeten aanpassen?

1) Kopieer dan eerst deze factuur naar een creditnota

2) Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen

Je kan de documenten uit onFact echter ook manueel verzenden, bv. eenmaal per kwartaal, aan het einde van de maand, ...

Verkoopfacturen doorsturen (manueel)

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.

Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar ExactOnline. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen. Facturen waar bijvoorbeeld een ongeldig btw-nummer gebruikt is, kunnen niet worden doorgestuurd.

3. De boekingsvoorstellen zijn nu gegenereerd in je ExactOnline-omgeving. Standaard worden verkoopfacturen toegevoegd in het dagboek '700 - Verkopen' met grootboekrekening '700000 - Verkopen en diensten'.

4. In de tabel verschijnt nu in de ExactOnline-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.

Creditnota's doorsturen (manueel)

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar ExactOnline. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.

3. De boekingsvoorstellen zijn nu gegenereerd in je ExactOnline-omgeving. Standaard worden creditnota's toegevoegd in het dagboek "701 - Creditnota's" met grootboekrekening "700000 - Verkopen en diensten".

4. In de tabel verschijnt nu in de ExactOnline-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

Aankoopdocumenten doorsturen (manueel)

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Aankopen'. Selecteer hier de aankoopdocumenten die je wil doorsturen.

2. Er zijn twee mogelijkheden om je aankoopdocumenten door te sturen:

A. Je hebt je aankoopdocumenten verwerkt in onFact

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde aankoopdocumenten doorsturen naar ExactOnline.

B. Je hebt je aankoopdocumenten niet verwerkt in onFact

Je kan de aankoopdocumenten die in je verwerklijst staan, zonder verdere eigen verwerking doorsturen naar ExactOnline. Dit kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven. Zie ook onderstaand: 'ExactOnline scanservice'.

3. De verwerking van je aankoopdocumenten moet nu verder gebeuren in je ExactOnline-omgeving. De documenten uit onFact komen terecht in de ExactOnline 'digitale brievenbus'.

4. In de tabel verschijnt nu in de ExactOnline-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd via onFact.

Meerdere onFact-accounts koppelen met ExactOnline

Ontvang je de mededeling 'Connectie met ExactOnline verbroken [chainId]'? Door een recente update bij ExactOnline is het niet meer mogelijk om meerdere onFact accounts te koppelen via éénzelfde ExactOnline account.

De oplossing hiervoor is:

• om in onFact een (gratis) boekhoudersaccount aan te maken en een koppeling op te zetten tussen ExactOnline en deze boekhoudersaccount.

• Vervolgens kunnen individuele bedrijfsaccounts gekoppeld worden aan de boekhoudersaccount om op die manier documenten door te sturen.

-> Op deze manier is er slechts 1 (overkoepelende) ExactOnline koppeling actief. Lees hier hoe je boekhouder dit kan instellen.

Geavanceerde instellingen

Als de ExactOnline connectie is opgezet, kan je nog enkele geavanceerde instellingen maken door naast de app op de gele knop 'Configureren' te klikken.

Je kan de verkoop- en aankoopdagboeken gaan bewerken. Beide hebben standaardwaarden toegekend in onFact. Het is echter mogelijk om nummers van journaals en grootboekrekeningen te wijzigen. Klik daarvoor op de gele knop 'Bewerken'.

Gebruik je de app 'Grootboekrekeningen' bij je producten NIET, dan zullen standaard de waarden gebruikt worden die in deze dagboeken vermeld zijn. Als je deze app wel gebruikt, zullen die extra grootboeknummers wel meegenomen worden in de koppeling naar ExactOnline.

ExactOnline scanservice

Onderaan op deze configuratiepagina vind je ook de mogelijkheid om een e-mailadres in te voeren voor de EO scanservice. Dit adres kan gebruikt worden indien de klant de aankoopdocumenten wenst door te sturen vanuit de verwerklijst van onFact, zonder ze zelf in onFact te gaan verwerken.