Dagontvangstenboek
Last updated
Last updated
In het dagontvangstenboek dienen alle verkopen opgenomen te worden waarvoor geen factuur moet opgesteld worden. In de praktijk zijn dit meestal de transacties met particulieren (bv. kassatickets), die niet onderworpen zijn aan de verplichte opmaak van een factuur.
Een dagontvangstenboek is niet hetzelfde als een kasboek. Het is bovendien onderworpen aan specifieke regels. Lees er alles over op onze blog.
Het gebruik van een dagontvangstenboek kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.
Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
Selecteer 'Apps en koppelingen'.
In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Dagontvangstenboek'.
Klik op 'Activeren': via de gele knop 'Configureren' kan je nadien instellen wat de frequentie is van je BTW-periode (per kwartaal of per maand), en of je al dan niet een automatisch gegenereerde maandelijkse factuur wil laten maken van de inkomsten.
Een extra knop ('Dagontvangsten') zal in het linkermenu van onFact verschijnen.
Het dagontvangstenboek in onFact werkt op basis van kassatickets die in onFact worden aangemaakt. Deze tickets worden automatisch ingevoerd in je dagontvangstenboek, de dag na hun aanmaakdatum. Om het dagontvangstenboek te kunnen vullen, dien je dus ook 'Kassatickets' in onFact te activeren.
Na activatie zal het dagontvangstenboek nog leeg zijn. onFact-kassatickets worden automatisch toegevoegd aan het dagontvangstenboek vanaf de dag na hun aanmaakdatum. Om een ontvangst in het dagontvangstenboek te noteren, dien je dus een kassaticket aan te maken in onFact. Dat wordt ingelezen en verschijnt in de lijst van dagontvangsten.
Aangezien een dagontvangstenboek niet bewerkbaar mag zijn, is de datum van je kassaticket bij het aanmaken ook niet meer bewerkbaar eens je de module 'Dagontvangstenboek' hebt geactiveerd.
In het voorbeeld hieronder werden reeds enkele kassatickets ingelezen:
In een dagontvangstenboek moet elk btw-tarief afzonderlijk worden opgenomen, cf. voorbeeld 0%, 6% en 21% in aparte kolommen in voorbeeld hierboven.
Nummer: elke nieuwe lijn in het Dagontvangstenboek krijgt een uniek nummer en telt op
Datum: datum waarop deze lijn in het Dagontvangstenboek werd geregistreerd
Nota: geeft aan om welk type registratie het gaat:
Kassaverkoop: verwijst naar het dagtotaal dat samengenomen wordt per dag (gebaseerd op invoer in Kassatickets).
Kassaticket (...) naar factuur (...): geeft aan dat een bestaand kassaticket werd omgezet naar een factuur. Bedragen worden dan negatief weergegeven zodat deze niet dubbel geteld worden in totaalsom.
Correctie: aangezien het Dagontvangstenboek niet kan gewijzigd worden zonder tracering, kan bij aanmaak van bv. een foutief kassaticket via de gele knop 'Correctie toevoegen' een correctie ingevoerd worden in het Dagontvangstenboek. Deze correctie is altijd zichtbaar.
Digitale handtekening: bevestiging van encryptie (zie verder)
Voor ondernemingen met slechts één vestiging zal er vaak slechts met één dagboek gewerkt worden. Heb je echter meer vestigingen, dan ben je verplicht om per vestiging een Dagontvangstenboek bij te houden. Je kan per vestiging een verkoopdagboek aanmaken: lees hier hoe je dat doet. Per dagboek zal een afzonderlijk dagontvangstenboek worden bijgehouden in onFact.
Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je een versie van het Dagontvangstenboek downloaden, als Excellijst of PDF-bestand. Bij download kan je selecteren welk boekjaar je wil downloaden. Dit bestand kan je doorsturen naar de boekhouder
Per btw-periode (kwartaal of maand) wordt een totaalsom weergegeven in de download. Wil je deze periode wijzigen? Ga dan via 'Apps en koppelingen' naar 'Dagontvangstenboek' en klik daar op de gele knop 'Configureren'.
Het dagontvangstenboek kan gevalideerd worden via de PDF-export. Aan de rechterzijde van het PDF-bestand wordt voor elke geëxporteerde lijn een groen vinkje opgenomen, voorbeeld:
Klik je op het groene icoon, dan opent een onFact-webpagina, voorbeeld:
Indien met het PDF-bestand geknoeid zou zijn, zal deze link niet meer werken (blockchain technologie). In geval van controle kan op die manier aangetoond worden dat de invoer in het Dagontvangstenboek niet gewijzigd werd.
