Standaardwaarden

De standaardwaarden in onFact zijn vaste gegevens die terugkomen op elk document, maar wel nog steeds bij het aanmaken of bewerken van een document kunnen aangepast worden. Door bepaalde standaardwaarden éénmalig in te stellen, bespaar je invoer- of kopieerwerk. De meeste gegevens, zoals bv. standaard betaaltermijnen, zullen doorheen je documenten/organisatie immers steeds terugkeren.

Standaard btw-instellingen en beschikbare btw-percentages

In deze sectie kan je aangeven aan welk btw-percentage je doorgaans ('standaard') producten verkoopt of diensten levert. Ben je bv. actief in de voedingsindustrie, dan zal je doorgaans aan 6% btw factureren.

Telkens je een document aanmaakt, kan je per productlijn het standaard btw-percentage nog manueel veranderen naar een ander percentage.

In onFact staat het percentage '21%' als standaard ingesteld. Wil je dit veranderen, klik dan op de gele knop 'Bewerken'. Ook als je onder een bepaald regime valt, kan je hier extra standaardwaarden ingeven.

Je hebt de volgende keuzes:

Speciaal bedrijfstype

1. Geen speciale btw-regeling

Indien je niet onder één van onderstaande regimes valt.

2. Vrijgesteld van btw kleine ondernemingsregeling

Je kan aanspraak maken op de btw-vrijstellingsregeling als het jaarlijks omzetcijfer van jouw onderneming niet meer dan 25.000 euro (exclusief btw) bedraagt, ongeacht de juridische vorm van je onderneming. Er zijn echter uitzonderingen! Lees meer over deze vrijstelling via de website FOD Financiën of op de onFact-blog.

3. Vrijgesteld van btw volgens artikel 44

Bepaalde goederen en diensten zijn vrijgesteld van btw door artikel 44 van het Btw-Wetboek. Als jouw onderneming alleen die activiteiten uitoefent, moet ze geen btw-nummer aanvragen. Raadpleeg de lijst van vrijgestelde goederen en diensten via de website FOD Financiën.

Standaard btw-percentage

Hier kan je aangeven wat voor jouw onderneming het standaard btw-percentage is. Je hebt de keuze tussen 0%, 6%, 12% of 21%.

Je kan ook een nieuw percentage toevoegen aan deze lijst via de groene knop '+ Btw-percentage toevoegen'. Dit nieuwe percentage zal dan in de keuzelijst verschijnen.

Gebruik btw-tarief 6% bij renovatie

Sinds 1 januari 2022 is het niet meer noodzakelijk om een volwaardig btw-attest toe te voegen aan een factuur waarop het btw-tarief van 6% toegepast wordt. Het volstaat om een mededeling op de factuur te plaatsen, waardoor de verantwoordelijkheid bij de klant gelegd wordt: "Btw-tarief: Bij gebrek aan een schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van de factuur, wordt de klant geacht te erkennen dat (1) de werken worden verricht aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat ten minste tien jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur met betrekking tot die werken, (2) de woning, na uitvoering van die werken, uitsluitend of hoofdzakelijk als privéwoning gebruikt wordt en (3) de werken worden verstrekt en gefactureerd aan een eindverbruiker. Wanneer minstens één van die voorwaarden niet is voldaan, zal de afnemer binnen een termijn van één maand de toepassing van het verlaagde btw-tarief schriftelijk moeten betwisten en zal de aannemer gehouden zijn om een corrigerende factuur of debetnota uit te reiken aan de afnemer."

Als je in onFact op een factuur het btw-tarief 6% renovatie aanduidt, zal deze vereiste tekst automatisch op de factuur geplaatst worden, onder de tabel met diensten/producten.

• Bij het aanmaken van een factuur ga je bovenaan bij 'Klantinformatie' aan de rechterzijde naar het veld 'Btw-uitzondering'

• Klik in de lijst met beschikbare uitzonderingen

• Selecteer in de lijst 'Verlaagd tarief voor renovaties aan woningen ouder dan 10 jaar [01]'

• onFact zet de product/dienstlijnen op 6% btw en vermeldt onderaan de vereiste tekst

Gebruik btw-tarief 0% bij medecontractant

Sinds 1 januari 2023 is het niet meer voldoende om op een factuur 'Btw verlegd' te vermelden. De vereiste vermelding werd uitgebreid: "Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten."

Als je in onFact bij aanmaak van een factuur de btw-uitzondering 0% medecontractant aanduidt, zal deze vereiste tekst automatisch op de factuur geplaatst worden, onder de tabel met diensten/producten.

• Bij het aanmaken van een factuur ga je bovenaan bij 'Klantinformatie' aan de rechterzijde naar het veld 'Btw-uitzondering'

• Klik in de lijst met beschikbare uitzonderingen

• Selecteer in de lijst 'Medecontractant [45]'

• onFact zet de product/dienstlijnen op 0% btw en vermeldt onderaan de vereiste tekst

Prijzen standaard ingeven exclusief of inclusief btw

Hier kan je aangeven wat je standaardwijze van prijsinvoer zal zijn bij de aanmaak van een nieuw product. Duid je hier aan dat prijzen steeds inclusief btw worden ingevoerd, dan zal enkel dit veld invulbaar zijn bij de aanmaak van een nieuw product (zie onder). Het veld 'Prijs excl.' is grijs gemarkeerd en niet invulbaar.

Standaardtermijnen instellen

Het is mogelijk om twee standaardtermijnen in te stellen:

• de standaard geldigheidsduur van een offerte, bv. 30 dagen;

• de standaard betaaltermijn, bv. 14 dagen.

Deze waarden wijzig je eenvoudig door op de gele knop 'Bewerken' te klikken. Voor de standaard betaaltermijn kan je indien gewenst ook de keuze 'Einde maand' aanvinken.

Standaard onderschrift op documenten

Het onderschrift maakt integraal deel uit van enkele documenten in onFact (zie onderstaande lijst). Het onderschrift is een tekstveld onderaan deze documenten, bv. de vraag tot betaling op een factuur of vermelding van geldigheidsdatum bij een offerte.

Je kan voor elk van deze documenttypes het onderschrift wijzigen via de gele knop 'Bewerken'. De werkwijze is voor elk type document dezelfde, enkel de inhoud van het onderschrift zal verschillen.

Heb je de app 'Anderstalige klanten' geactiveerd? Dan zal je de mogelijkheid krijgen om per taal de onderschriften te bewerken.

Bestaand onderschrift bewerken

Om een bestaand onderschrift te bewerken, klik je op de gele knop 'Bewerken' naast de tekstregel.

Je kan het onderschrift een andere naam geven of de tekst aanpassen. In de tekst kan je gebruik maken van tags: de tekst tussen '% ...%' zal automatisch worden vervangen door de juiste waarde per document.

Lees hier meer over het gebruik van deze tags en welke er allemaal voorzien zijn in onFact.

Nieuw standaard onderschrift toevoegen

In het bewerk-venster staat reeds één onderschrift aangemaakt met naam 'Standaard'. Je kan extra onderschriften toevoegen via de groene knop 'Standaard onderschrift aanmaken'. Op die manier kan je bij de aanmaak van een document kiezen tussen twee (of meer) onderschriften.

Ook hier kan je het onderschrift een andere naam geven of de tekst aanpassen. In de tekst kan je gebruik maken van tags.

Algemene voorwaarden als extra tekst onderaan een document

Het is ook mogelijk om algemene voorwaarden toe te voegen onderaan een document; ook hiervoor kan je het onderschrift gebruiken. Dit is echter enkel geschikt voor korte voorwaarden aangezien de voorwaarden anders steeds gesplitst worden op meerdere pagina's.

Je kan bv. je standaard onderschrift bewerken en daar enkele regels Algemene voorwaarden in toevoegen. Op die manier staan deze dan ook in je documenten als je kiest om het standaard onderschrift te gebruiken.

Voor elk onderschrift geldt dat de tekst nog steeds aangepast kan worden naar wens tijdens het aanmaken van een document.

Voorbeeldteksten

Hieronder volgen de standaardonderschriften die per type document gebruikt worden.

Offertes

Wij hopen u bij deze voldoende te hebben geïnformeerd. Deze offerte is geldig tot %expiration_date%.

Betalingsverzoeken

Bedankt voor uw vertrouwen in %company_name%. Gelieve het bedrag binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% onder vermelding van het volgnummer %document_number%.

Herinneringen betalingsverzoeken

Uit onze administratie blijkt dat het betalingsverzoek met volgnummer %document_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is het betalingsverzoek aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het volgnummer.

Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze brief uiteraard als niet verzonden beschouwen.

Facturen

Bedankt voor uw vertrouwen in %company_name%. Gelieve het factuurbedrag binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% onder vermelding van het factuurnummer %document_number%.

Herinneringen facturen

Uit onze administratie blijkt dat onze factuur met factuurnummer %document_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer.

Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze brief uiteraard als niet verzonden beschouwen.

Handtekeningen

onFact biedt de mogelijkheid om documenten online te ondertekenen. Hoe dit in zijn werk gaat, lees je hier.

In deze sectie kan je je handtekening als zaakvoerder instellen. Deze gebruik je bijvoorbeeld als een document door zowel klant als jezelf ondertekend moeten worden. Klik daarvoor op de gele knop 'Bewerken'.

Je kan zowel een vooraf opgenomen handtekening toevoegen (bv. een afbeelding), of in het tekenvenster met muis, pen of touchpad een handtekening toevoegen. Na 'Opslaan' wordt deze handtekening als jouw handtekening op te ondertekenen documenten gebruikt.

In dit handtekeningenmenu kan je ook de standaardwaarden voor ondertekening gaan aanpassen. Klik daarvoor per document op 'Bewerken'.

Per type document kan je aangeven of een document standaard enkel door de klant ondertekend moet worden, of door klant en zaakvoerder. Klik op 'Opslaan'.