Admisol

onFact heeft een koppeling beschikbaar voor het boekhoudpakket Admisol.

Admisol wijst automatisch een specifiek e-mailadres toe aan elk Admisol-dossier om documenten aan te leveren en verder te verwerken. Via de onFact koppeling kunnen facturen aangevinkt worden om ze meteen in UBL-formaat naar het opgegeven e-mailadres te verzenden. De facturen komen terecht in Admisol, waar ze verder kunnen verwerkt worden.

De koppeling met Admisol activeren

1. Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.

2. Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'Admisol'.

3. Klik op de gele knop 'Configureren' naast deze app.

Standaard zie je een aan- en een verkoopdagboek verschijnen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om voor elk dagboek de Admisol e-mailadressen in te voeren die je vindt in je Admisol-klantenportaal. Op basis van deze e-mailadressen worden documenten tussen onFact en Admisol onderliggend uitgewisseld.

• Verkoopdagboeken: hier kan je e-mailadressen invoeren voor het doorsturen van verkoopfacturen, en creditnota's van verkoopfacturen

• Aankoopdagboeken: hier kan je e-mailadressen invoeren voor het doorsturen van aankoopfacturen, creditnota's van aankoopfacturen en aankoopborderellen (indien deze module geactiveerd is)

Als er geen verschillende adressen zijn voor het doorsturen van bv. verkoopfacturen en hun creditnota's, kan je hetzelfde e-mailadres gebruiken voor de verschillende documenttypes binnen hetzelfde dagboek.

Acties in Admisol-platform

Log in in je Admisol-account om deze e-mailadressen te kopiëren: je vindt ze e-mailadressen in je verkoopdagboek in Admisol. Dit staat onderaan in het dropveld, zie bv. onderstaand voorbeeld:

Zie je hier geen e-mailadres staan in Admisol? Vraag dan via de Admisol-helpdesk om de mail te activeren, via het groene vraagteken rechtsboven in je Admisol-omgeving.

Het is bovendien aangeraden om in je Admisol-account volgende acties uit te voeren:

1. Contact e-mailadres

Maak in je account bij 'Basisbestanden' een 'Contact' aan met het mailadres '[e-mail]'. Enkel op die manier zal de mail in Admisol worden verwerkt. Dit is een veiligheidsmaatregel, zodat niet zomaar iedereen documenten kan verzenden naar je Admisol-account.

2. Maximumlimiet toestaan

Het is aan te raden om in je Admisol-account bij 'Instellingen', Dossierinstellingen', 'Parameters dossier' helemaal onderaan het vakje 'Maximumlimiet toestaan' aan te vinken. Anders loop je het gevaar dat te zware UBL's niet zullen doorstromen naar Admisol.

Documenten doorsturen naar Admisol

Keer terug naar onFact en klik op 'Opslaan'. De connectie is nu actief.

Als de koppeling met Admisol geactiveerd is, krijg je in het venster ook de mogelijkheid om facturen automatisch door te sturen naar Admisol. De facturen worden éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar Admisol. Dit houdt het volgende in:‌

• Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;

• Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.

Toch een factuur verzonden naar de boekhouder die je nog zou moeten aanpassen?

1) Kopieer dan eerst deze factuur naar een creditnota

2) Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen

Verkoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.

Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar Admisol. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.

3. In de tabel verschijnt nu in de Admisol-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.

Creditnota's doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar Admisol. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.

3. In de tabel verschijnt nu in de Admisol-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

Aankoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Aankopen'. Selecteer hier de aankoopfacturen die je wil doorsturen.

2. Er zijn twee mogelijkheden om je aankoopdocumenten door te sturen:

A. Je hebt je aankoopfacturen verwerkt in onFact

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde aankoopfacturen doorsturen naar Admisol.

B. Je hebt je aankoopfacturen niet verwerkt in onFact

Je kan de aankoopfacturen die in je verwerklijst staan, zonder verdere eigen verwerking doorsturen naar Admisol. Dit kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven.

3. In de tabel verschijnt nu in de Admisol-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd via onFact.