Verzenden via PEPPOL

E-facturen verzenden via PEPPOL

Om e-facturen te verzenden via PEPPOL hoef je niets bijzonders te doen: je maakt een factuur aan in onFact zoals je dit gewoonlijk zou doen. Je kan ook een reeds bestaande factuur nog eens via PEPPOL verzenden.

In het samenvattingsscherm van de factuur zal er boven de tijdlijn een extra tekstlijn verschijnen; daar zie je of je klant al dan niet geregistreerd is op het PEPPOL netwerk. Voorbeeld:

Als je klant op het PEPPOL-netwerk gedetecteerd wordt, zie je onder de blauwe knop 'Acties' de mogelijkheid tot 'Verzenden via PEPPOL'. Is de klant niet gedetecteerd op PEPPOL, dan krijg je een melding daarover te zien en zal je bij de 'Acties' knop enkel per e-mail of per post kunnen verzenden.

Zodra je bedrijf eenmaal geverifieerd is, kan je de factuur verzenden via PEPPOL. Bij het klikken op 'Verzenden via PEPPOL' opent een pop-up venster waarin het BTW-nummer van de klant nog eens wordt weergegeven.

Het is niet nodig om aan de PEPPOL-e-mail een begeleidende tekst toe te voegen zoals bij een e-mail. Het volstaat om te klikken op 'Verzenden' om je factuur via het PEPPOL-netwerk te bezorgen.

Na vernieuwen van het venster zie je meteen de bevestiging dat de klant de factuur heeft ontvangen via het PEPPOL-netwerk:

Verzenden via een alternatieve PEPPOL-identifier

Standaard zal onFact verzending voorstellen via btw-nummer of ondernemingsnummer van je klant. Heeft je klant aangegeven dat je de factuur moet bezorgen via een 'GLN-nummer', of wil je verzenden aan een buitenlandse klant? Dat is mogelijk.

Voorbeeld: verzending via GLN-nummer

Een 'GLN'-nummer wordt gebruikt door organisaties die bv. over slechts één btw-nummer beschikken, maar verschillende entiteiten hebben. Een ziekenhuisgroep kan bijvoorbeeld per vestiging een ander GLN-nummer gebruiken, om facturatie naar de juiste vestiging te laten verzenden. In plaats van te verzenden via het btw-nummer ga je dan verzenden naar een GLN-nummer.

Klik daarvoor in het veld 'Schema' op het pijltje aan de rechterkant. Dit zal een keuzelijst openen.

Eén van de keuzes die je krijgt in het menu, is 'GLN'. Klik op die lijn om het schema te selecteren.

In het veld 'Identifier' kan je vervolgens het nummer invoeren dat je van je klant ontvangen hebt. onFact geeft je ook de mogelijkheid om dit alternatieve PEPPOL-adres op te slaan in de klantenfiche van deze klant. Bij verzending van nieuwe facturen in de toekomst, zal onFact dan automatisch het GLN-nummer voorstellen bij PEPPOL-verzending, in plaats van bv. het btw-nummer. Vink daarvoor 'Opslaan in klantenfiche' aan.

Klik op de groene knop 'Verzenden' om de factuur via het GLN-nummer naar je klant te verzenden.

Voorbeeld: verzending naar buitenlandse klant

Bij verzending naar een Belgische klant gaat onFact automatisch het PEPPOL-schema voorstellen dat hoort bij het ondernemingsnummer of btw-nummer van de klant.

Via 'Toon schema's van alle landen' kan je meerdere opties oproepen en hier bijvoorbeeld voor een Deense klant een Deens schema selecteren.

Facturatie aan de overheid via PEPPOL

Wanneer je facturen via PEPPOL moet verzenden aan de overheid, werkt dit op exact dezelfde manier. Echter vragen overheidsinstanties steeds om een orderreferentie toe te voegen. Lees hier hoe je dit doet in onFact.

Door dit als een apart veld op de onFact-documenten in te voeren, kan dit op gestructureerde manier via PEPPOL verzonden worden.