Verzenden via PEPPOL
E-facturen verzenden via PEPPOL
Om e-facturen te verzenden via PEPPOL hoef je niets bijzonders te doen: je maakt een factuur aan in onFact zoals je dit gewoonlijk zou doen. Je kan ook een reeds bestaande factuur nog eens via PEPPOL verzenden.
In het samenvattingsscherm van de factuur zal er boven de tijdlijn een extra tekstlijn verschijnen; daar zie je of je klant al dan niet geregistreerd is op het PEPPOL netwerk. Voorbeeld:
Om een factuur via PEPPOL te verzenden moet het btw-nummer of ondernemingsnummer van je klant steeds ingevuld zijn bij de facturatiegegevens. Je kan dus geen e-facturen verzenden via PEPPOL naar particuliere klanten.
Als je klant op het PEPPOL-netwerk gedetecteerd wordt, zie je onder de blauwe knop 'Acties' de mogelijkheid tot 'Verzenden via PEPPOL'. Is de klant niet gedetecteerd op PEPPOL, dan krijg je een melding daarover te zien en zal je bij de 'Acties' knop enkel per e-mail of per post kunnen verzenden.
Eenmalige verificatie van je bedrijf is verplicht om het PEPPOL-netwerk te kunnen gebruiken. Krijg je de mededeling om je bedrijf te verifiëren? Volg dan de stappen die in deze handleiding beschreven staan:
Zodra je bedrijf eenmaal geverifieerd is, kan je de factuur verzenden via PEPPOL. Bij het klikken op 'Verzenden via PEPPOL' opent een pop-up venster waarin het BTW-nummer van de klant nog eens wordt weergegeven.
Het is niet nodig om aan de PEPPOL-e-mail een begeleidende tekst toe te voegen zoals bij een e-mail. Het volstaat om te klikken op 'Verzenden' om je factuur via het PEPPOL-netwerk te bezorgen.
Na vernieuwen van het venster zie je meteen de bevestiging dat de klant de factuur heeft ontvangen via het PEPPOL-netwerk:
Bijlagen toevoegen aan Peppol-verzending
Als je een e-factuur wil verzenden via Peppol, kan je daar ook bijlagen aan toevoegen.
Bijlagen samenvoegen met de PDF-preview
Je kan in onFact een opgeladen bijlage deel laten uitmaken van de PDF-preview van je factuur. Dit is nu reeds mogelijk als je de bijlage oplaadt als een PDF-bestand. Lees hier hoe je dat doet:
Een factuur waar je op deze manier bijvoorbeeld je algemene voorwaarden als PDF-bestand hebt aan laten toevoegen, zal dan ook inclusief deze bijlage verzonden worden. onFact stuurt deze gecombineerde PDF mee als bijlage in je e-factuur.
Bijlagen apart mee verzenden in je e-factuur
Het is ook mogelijk om een specifieke bijlage op te laden & te verzenden die enkel betrekking heeft op bv. één specifieke factuur. Die bijlage kan je opladen in de tab 'Bijlagen' bij je factuur. Hier lees je hoe je dat doet:
Deze bijlage kan je ook mee verzenden met je factuur via Peppol. In het verzendvenster van je e-factuur zie je onderaan een woord 'Bijlagen'. Als je dit aanklikt, zie je een lijst van beschikbare bijlagen die je ofwel hebt opgeladen als algemene accountbijlage, ofwel specifiek bij je factuur.
Heb je de bijlage laten 'samenvoegen' met je factuur? Dan zit deze sowieso vervat in de e-factuurbijlage.
Wil je de bijlage afzonderlijk mee verzenden? Dan krijg je een selectievenster waar je de bijlage(n) kan aanvinken.
Opgelet: voor verzending via Peppol kunnen enkel volgende bestandsformaten als bijlage opgeladen worden: pdf, xlsx, csv, jpg en png.
Verzenden via een alternatieve PEPPOL-identifier
Standaard zal onFact verzending voorstellen via btw-nummer of ondernemingsnummer van je klant. Heeft je klant aangegeven dat je de factuur moet bezorgen via een 'GLN-nummer', of wil je verzenden aan een buitenlandse klant? Dat is mogelijk.
Je kan een e-factuur via PEPPOL verzenden via verschillende 'Schema's'. Voorbeelden zijn o.a. btw-nummer (BE:VAT), GLN-nummer (GLN), ... je kan in onFact verschillende schema's selecteren om zo de factuur te kunnen verzenden volgens de PEPPOL-identifier die je van je klant hebt ontvangen.
Voorbeeld: verzending via GLN-nummer
Een 'GLN'-nummer wordt gebruikt door organisaties die bv. over slechts één btw-nummer beschikken, maar verschillende entiteiten hebben. Een ziekenhuisgroep kan bijvoorbeeld per vestiging een ander GLN-nummer gebruiken, om facturatie naar de juiste vestiging te laten verzenden. In plaats van te verzenden via het btw-nummer ga je dan verzenden naar een GLN-nummer.
Klik daarvoor in het veld 'Schema' op het pijltje aan de rechterkant. Dit zal een keuzelijst openen.
Eén van de keuzes die je krijgt in het menu, is 'GLN'. Klik op die lijn om het schema te selecteren.
In het veld 'Identifier' kan je vervolgens het nummer invoeren dat je van je klant ontvangen hebt. onFact geeft je ook de mogelijkheid om dit alternatieve PEPPOL-adres op te slaan in de klantenfiche van deze klant. Bij verzending van nieuwe facturen in de toekomst, zal onFact dan automatisch het GLN-nummer voorstellen bij PEPPOL-verzending, in plaats van bv. het btw-nummer. Vink daarvoor 'Opslaan in klantenfiche' aan.
Klik op de groene knop 'Verzenden' om de factuur via het GLN-nummer naar je klant te verzenden.
Voorbeeld: verzending naar buitenlandse klant
Bij verzending naar een Belgische klant gaat onFact automatisch het PEPPOL-schema voorstellen dat hoort bij het ondernemingsnummer of btw-nummer van de klant.
Via 'Toon schema's van alle landen' kan je meerdere opties oproepen en hier bijvoorbeeld voor een Deense klant een Deens schema selecteren.
Facturatie aan de overheid via PEPPOL
Wanneer je facturen via PEPPOL moet verzenden aan de overheid, werkt dit op exact dezelfde manier. Echter vragen overheidsinstanties steeds om een orderreferentie toe te voegen. Lees hier hoe je dit doet in onFact.
Door dit als een apart veld op de onFact-documenten in te voeren, kan dit op gestructureerde manier via PEPPOL verzonden worden.
Last updated
Was this helpful?