Verzenden via PEPPOL
E-facturen verzenden via PEPPOL
Om e-facturen te verzenden via PEPPOL hoef je niets bijzonders te doen: je maakt een factuur aan in onFact zoals je dit gewoonlijk zou doen. Je kan ook een reeds bestaande factuur nog eens via PEPPOL verzenden.
In het samenvattingsscherm van de factuur zal er boven de tijdlijn een extra tekstlijn verschijnen; daar zie je of je klant al dan niet geregistreerd is op het PEPPOL netwerk. Voorbeeld:
Om een factuur via PEPPOL te verzenden moet het btw-nummer of ondernemingsnummer van je klant steeds ingevuld zijn bij de facturatiegegevens. Je kan dus geen e-facturen verzenden via PEPPOL naar particuliere klanten.
Als je klant op het PEPPOL-netwerk gedetecteerd wordt, kan je via de gele knop 'Verzenden via Peppol' de factuur meteen verzenden. Is de klant niet gedetecteerd op PEPPOL, dan krijg je een melding daarover te zien en zal je bij de 'Acties' knop nog per e-mail of per post kunnen verzenden.
Eenmalige verificatie van je bedrijf is verplicht om het PEPPOL-netwerk te kunnen gebruiken. Krijg je de mededeling om je bedrijf te verifiëren? Volg dan de stappen die in deze handleiding beschreven staan:
Zodra je bedrijf eenmaal geverifieerd is, kan je de factuur verzenden via PEPPOL. Bij het klikken op 'Verzenden via PEPPOL' opent een pop-up venster waarin het BTW-nummer van de klant nog eens wordt weergegeven.
Het is niet nodig om aan de PEPPOL-e-mail een begeleidende tekst toe te voegen zoals bij een e-mail. Het volstaat om te klikken op 'Verzenden' om je factuur via het PEPPOL-netwerk te bezorgen.
Na vernieuwen van het venster zie je meteen de bevestiging dat de klant de factuur heeft ontvangen via het PEPPOL-netwerk:
Bijlagen toevoegen aan Peppol-verzending
Als je een e-factuur wil verzenden via Peppol, kan je daar ook bijlagen aan toevoegen.
Bijlagen samenvoegen met de PDF-preview
Je kan in onFact een opgeladen bijlage deel laten uitmaken van de PDF-preview van je factuur. Dit is nu reeds mogelijk als je de bijlage oplaadt als een PDF-bestand. Lees hier hoe je dat doet:
Een factuur waar je op deze manier bijvoorbeeld je algemene voorwaarden als PDF-bestand hebt aan laten toevoegen, zal dan ook inclusief deze bijlage verzonden worden. onFact stuurt deze gecombineerde PDF mee als bijlage in je e-factuur.
Bijlagen apart mee verzenden in je e-factuur
Het is ook mogelijk om een specifieke bijlage op te laden & te verzenden die enkel betrekking heeft op bv. één specifieke factuur. Die bijlage kan je opladen in de tab 'Bijlagen' bij je factuur. Hier lees je hoe je dat doet:
Deze bijlage kan je ook mee verzenden met je factuur via Peppol. In het verzendvenster van je e-factuur zie je onderaan een woord 'Bijlagen'. Als je dit aanklikt, zie je een lijst van beschikbare bijlagen die je ofwel hebt opgeladen als algemene accountbijlage, ofwel specifiek bij je factuur.
Heb je de bijlage laten 'samenvoegen' met je factuur? Dan zit deze sowieso vervat in de e-factuurbijlage.
Wil je de bijlage afzonderlijk mee verzenden? Dan krijg je een selectievenster waar je de bijlage(n) kan aanvinken.
Opgelet: voor verzending via Peppol kunnen enkel volgende bestandsformaten als bijlage opgeladen worden: pdf, xlsx, csv, jpg en png.
Verzenden via een alternatieve PEPPOL-identifier
Standaard zal onFact verzending voorstellen via btw-nummer of ondernemingsnummer van je klant. Heeft je klant aangegeven dat je de factuur moet bezorgen via een 'GLN-nummer', of wil je verzenden aan een buitenlandse klant? Dat is mogelijk.
Je kan een e-factuur via PEPPOL verzenden via verschillende 'Schema's'. Voorbeelden zijn o.a. btw-nummer (BE:VAT), GLN-nummer (GLN), ... je kan in onFact verschillende schema's selecteren om zo de factuur te kunnen verzenden volgens de PEPPOL-identifier die je van je klant hebt ontvangen.
Voorbeeld: verzending via GLN-nummer
Een 'GLN'-nummer wordt gebruikt door organisaties die bv. over slechts één btw-nummer beschikken, maar verschillende entiteiten hebben. Een ziekenhuisgroep kan bijvoorbeeld per vestiging een ander GLN-nummer gebruiken, om facturatie naar de juiste vestiging te laten verzenden. In plaats van te verzenden via het btw-nummer ga je dan verzenden naar een GLN-nummer.
Klik daarvoor in het veld 'Schema' op het pijltje aan de rechterkant. Dit zal een keuzelijst openen.
Eén van de keuzes die je krijgt in het menu, is 'GLN'. Klik op die lijn om het schema te selecteren.
In het veld 'Identifier' kan je vervolgens het nummer invoeren dat je van je klant ontvangen hebt. onFact geeft je ook de mogelijkheid om dit alternatieve PEPPOL-adres op te slaan in de klantenfiche van deze klant. Bij verzending van nieuwe facturen in de toekomst, zal onFact dan automatisch het GLN-nummer voorstellen bij PEPPOL-verzending, in plaats van bv. het btw-nummer. Vink daarvoor 'Opslaan in klantenfiche' aan.
Klik op de groene knop 'Verzenden' om de factuur via het GLN-nummer naar je klant te verzenden.
Voorbeeld: verzending naar buitenlandse klant
Bij verzending naar een Belgische klant gaat onFact automatisch het PEPPOL-schema voorstellen dat hoort bij het ondernemingsnummer of btw-nummer van de klant.
Via 'Toon schema's van alle landen' kan je meerdere opties oproepen en hier bijvoorbeeld voor een Deense klant een Deens schema selecteren.
Bijzondere informatievelden
Het aanmaken en verzenden van een e-factuur verloopt via vastgelegde standaarden. Dat betekent dat je niet zomaar relevante informatie kan opnemen in 'elk' beschikbaar onFact-veld.
Zo kunnen klanten je mogelijk vragen om een PO-nummer, orderreferentie, bestelnummer, ... op je verkoopfactuur te vermelden. Opdat de e-factuur correct uitgelezen wordt in het softwarepakket van je klant, moet je dit nummer vermelden in het 'juiste' veld. onFact voorziet daarom een aantal gestandaardiseerde velden.
Orderreferentie
Bij het aanmaken van een verkoopfactuur zie je onderaan een veld 'Orderreferentie'. Dit is de plaats waar je een verwijzing naar PO-nummer of bestelnummer kan opnemen. Door dit als een apart veld op de onFact-documenten in te voeren, kan dit op gestructureerde manier via PEPPOL verzonden worden.
Tab 'Peppol' bij een verkoopfactuur
In de tab 'Peppol' bij een verkoopfactuur, voorziet onFact nog enkele bijzondere velden die optioneel ingevuld kunnen worden. Deze zijn niet verplicht aan te vullen; als jouw klant echter vraagt om specifieke vermeldingen mee te sturen (bv: contractnummer) dan kan je deze toevoegen in de hieronder getoonde bijzondere velden. Zo ben je zeker dat ze correct mee verzonden worden via Peppol.
Overzicht verzonden documenten via Peppol
Achter het enveloppe-icoontje rechtsboven in de onFact-interface vind je een overzicht van ontvangen en verzonden documenten in een onFact-account. Klik rechtsboven op de enveloppe, naast je e-mailadres, om de inbox te bekijken. De documenten die je vanuit onFact hebt verzonden via Peppol, vind je via de tab 'Verzonden'.
Via deze pagina kan je ook nagaan of een bijlage bij jouw Peppol-document correct verzonden werd. Klik daarvoor op de blauwe knop 'Bekijken' om het detail van je verzending te raadplegen.
onFact geeft de details van het verzonden document weer. Onderaan de pagina zie je ook een PDF-weergave van het verzonden document. Onder het kopje 'Bijlagen' zie je welke bijlagen verzonden werden, samen met de e-factuur.
Last updated
Was this helpful?