Tutorial 3: verwerk je aankopen

Beheer je volledige financiële plaatje in onFact door ook je aankopen te gaan verwerken. Ontdek stap voor stap hoe je eenvoudig je aankopen verwerkt in onFact.

Stap 1: facturen uploaden naar onFact

Het invoeren van je aankopen in onFact kan op meerdere manieren:

• door een aankoopfactuur vanaf je toestel te uploaden in het linkse uploadvenster;

• door vanuit onFact met je smartphone een foto te nemen van een aankoopbonnetje;

• door de bestanden via e-mail door te sturen naar je onFact-mailadres. Tip: vaak kan dit ook rechtstreeks vanaf je scanner via scan to e-mail!

• door de bestanden te ontvangen in je PEPPOL-inbox, zodat onFact ze automatisch verder voor je verwerkt.

Lees hier meer uitgebreid hoe je je aankoopdocumenten kan aanleveren.

Stap 2: facturen inboeken/verwerken

Je aangeleverde aankoopdocumenten komen in een verwerklijst te staan (tandwiel-icoontje rechtsboven in onFact). Zodra de bestanden in deze lijst staan, gaat de OCR (Optical Character Recognition) software er mee aan de slag. OCR leest de informatie op de aankoopdocumenten uit en gaat op die manier je aankoopfactuur interpreteren.

De informatie die via OCR uit je aankoopdocument gehaald wordt, kan je via de blauwe knop 'Verwerken' aanvullen met extra aankoopinformatie zoals bv. type (factuur of creditnota), betaaltermijn, zelf ingestelde aankoopcategorie, ...

Lees hier meer uitgebreid hoe je je aankoopdocumenten kan verwerken.

Stap 3: facturen betalen

Je inkomende aankoopfacturen kunnen ook vanuit onFact betaald worden. Een voorwaarde is wel dat IBAN en BIC van de leverancier zijn ingevuld. Je kan kiezen uit drie betaalmethodes:

• Rechtstreekse betaling via een QR-code die je kan lezen met je bank-app.

• Bankrekening gekoppeld via Ponto? Dan kan je ook de Ponto betaalknop gebruiken om je overschrijving uit te voeren.

• Meerdere betalingen tegelijkertijd klaarzetten of uitvoeren? Ook dat is nu mogelijk. Je kan de ingeplande betalingen exporteren naar een SEPA-bestand dat je kan opladen in je eigen online bankomgeving. Op die manier ga je een aantal betalingen in één beweging inplannen. Elke betaling kan bovendien een eigen betaaldatum hebben.

Lees hier meer uitgebreid hoe je je aankoopdocumenten vanuit onFact kan betalen.

Stap 4: facturen doorsturen naar je boekhouder

De ingevoerde aankopen kunnen ook bezorgd worden aan je boekhouder. Dit kan verlopen via rechtstreekse koppeling met een boekhoudpakket of aanleverplatform (bv. ExactOnline, ClearFacts of Basecone), of via UBL-bestand.

Lees hier meer uitgebreid hoe je je aankoopdocumenten kan bezorgen aan de boekhouder.

Stap 5: de optimale methode

Je kan de tijd die je spendeert aan het verwerken van je aankopen, tot een minimum beperken. Dat doe je als volgt:

1. Sluit je aan op het PEPPOL-netwerk en vraag aan je leveranciers om hun facturen ook via PEPPOL te bezorgen.

2. Factuur ontvangen via PEPPOL? Klik op de link in de e-mail die je ontvangt en kies op die manier

   1. om onmiddellijk te accepteren (factuur wordt automatisch verwerkt in onFact);

   2. om onmiddellijk te betalen via onFact. Geen tikwerk meer om de betaalinfo over te nemen.

3. Activeer 'automatisch doorsturen naar de boekhouder' zodat 's nachts alle verwerkte aankoopdocumenten doorgestuurd worden naar je boekhouder.

4. Klaar!

Hulp nodig bij het instellen van deze methode? Contacteer ons via [e-mail]