Meerdere onFact accounts koppelen met ExactOnline

Door een recente update bij ExactOnline is het niet meer mogelijk om meerdere onFact accounts te koppelen via éénzelfde ExactOnline account.

De oplossing hiervoor is:

• In onFact een (gratis) boekhoudersaccount aanmaken en een koppeling op te zetten tussen ExactOnline en deze boekhoudersaccount.

• Vervolgens kunnen individuele bedrijfsaccounts gekoppeld worden aan de boekhoudersaccount om op die manier documenten door te sturen.

-> Op deze manier is er slechts 1 (overkoepelende) ExactOnline koppeling actief. Zie je in onFact de foutmelding 'Connectie met ExactOnline verbroken [chainId]', dan zal je dergelijke overkoepelende koppeling moeten opzetten. Onderstaande info kan daarvoor doorgegeven worden aan de boekhouder.

Stap 1. Maak een gratis boekhoudersaccount aan

Ga naar https://www.onfact.be/boekhouders/home en meld je aan voor een gratis account.

Stap 2. onFact-klant verbindt met boekhoudersaccount

De klant moet nu zijn individuele onFact-account koppelen met de overkoepelende boekhoudersaccount. Deze koppeling moet gebeuren in de onFact-account van je klant.

Bezorg het e-mailadres waarmee je je kantoor geregistreerd hebt, samen met onderstaande link (instructies) aan je klant:

https://onfact.gitbook.io/support/instellingen/gebruikers#accountants-en-support-gebruikers

Stap 3. Activeer de ExactOnline koppeling

Activeer de koppeling via je boekhoudersaccount.

• Log in en ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

• Klik het menu open en kies 'Apps en koppelingen'. Daar zie je als eerste de ExactOnline koppeling staan:

• Klik op de groene knop 'Activeren' om de koppeling in te schakelen

• Zodra de koppeling geactiveerd is, verschijnt een gele knop 'Configureren'. Klik hierop om de koppeling in te stellen:

• Via de groene knop 'Verbind uw account met ExactOnline' zal je omgeleid worden naar de ExactOnline-omgeving buiten onFact. Daar kan je op basis van je gebruikersnaam de account van het boekhoudkantoor koppelen.

Stap 4. Koppel je dossier(s)

Eens de koppeling is gemaakt, verschijnt in het linkermenu in je boekhoudersaccount een extra optie voor ExactOnline. Als je hier op klikt verschijnt de lijst met individueel gekoppelde dossiers.

Per dossier zie je hier op welke manier het gekoppeld is. Hover je met de muis bijvoorbeeld over het dossiernummer in de kolom 'ExactOnline Dossier', dan verschijnen volgende keuzes:

• Groen kader: het dossier is gekoppeld vanuit de boekhoudersaccount

• Geel kader: het dossier is gekoppeld vanuit de bedrijfsaccount

• Rood kader: het dossier is niet gekoppeld

Wegens een update bij ExactOnline kunnen dossiers met geel kader een probleem opleveren. De koppeling van meerdere bedrijfsaccounts via dezelfde ExactOnline gebruiker kan er voor zorgen dat de koppeling inactief wordt. De aanbevolen methode van koppeling is te verbinden via de boekhoudersaccount: zie instructies hieronder.

Om een dossier (voor een eerste maal of opnieuw) te koppelen, klik je op de gele knop 'Configureren' aan de rechterzijde. Dit opent een overzichtsscherm van je ExactOnline dossiers. Selecteer in de lijst die verschijnt onder 'Selecteer dossier' het juiste dossier om de verbinding tot stand te brengen en klik op 'Opslaan' om het geselecteerde dossier te verbinden.

Het gekoppelde dossier krijgt nu een status in een groen kader met vinkje en werd correct gekoppeld vanuit de overkoepelende boekhoudersaccount.

Blijft je dossiercode in een geel kader staan? Dan is de koppeling niet gelukt. Contacteer [e-mail] voor verdere ondersteuning. Bij correcte koppeling verschijnt de dossiercode in een groen kader.

Het verder configureren of effectief doorsturen van documenten kan gedaan worden vanuit de individuele bedrijfsaccounts.

Q: Ik krijg geen lijst van dossiers te zien bij 'Selecteer dossier'?

In dat geval staat er iets nog niet goed in je eigen ExactOnline omgeving. Log in in je ExactOnline omgeving.

• Ga naar het beveiligingscentrum.

• Klik op 'onFact - online facturatie software'.

• Onderaan is "Toegang tot" vermeld. Daar moet je ook het dossier(s) zien staan dat je wil koppelen. Als dit niet het geval is, kan je rechts op 'Administraties beheren' klikken en de nodige administraties/dossiers verplaatsen naar de rechterzijde.

• Vervolgens open je het dossier dat je in onFact wil koppelen, in ExactOnline door linksboven op de dossiertitel te klikken. Dit venster laat je zo open staan.

Vervolgens ga je terug naar de onFact boekhoudersaccount.

• Klik links op 'ExactOnline'

• Klik op 'Configureren' bij de dossiernaam die je wil koppelen.

• Daar za je nu via 'Selecteer dossier' de dossierlijst te zien krijgen: het gewenste dossier zal hier tussen staan en zal je kunnen selecteren.

• Klik op 'Opslaan'.