Kasboek (overzicht cash transacties)

Je kan in onFact een overzicht bijhouden van in- en uitgaande transacties in cash; een kasboek.

Kasboek aanmaken

Een kasboek in onFact is een eigen aangemaakte rekening, waarop je handmatig de in- en uitgaande cashtransacties gaat bijhouden in een lijst.

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact om het menu te openen

• Kies 'Instellingen bedrijf'

• Ga naar de tab 'Dagboeken en nummering'

• Scroll tot onderaan de pagina, bij 'Financieel dagboek': klik op '+ Financieel dagboek toevoegen'

• Geef je rekening een naam (bv. 'Kasboek') en kies of je onFact ook een saldo wil laten berekenen en weergeven. Selecteer 'Balans berekenen' om op basis van je ingevoerde transacties, een kasboektotaal weer te geven.

Gereglementeerd kasboek

Als je deze optie selecteert zullen ingevoerde betalingen niet meer verwijderd of gewijzigd kunnen worden. In geval van foute invoer zal je dus in het kasboek een correctie moeten registreren.

De transacties die je in een gereglementeerd kasboek aanmaakt, krijgen uniek nummer en worden digitaal versleuteld (zie groene knop 'Ondertekend').

Cash transacties bijhouden

Inkomende betalingen

Om een cashbetaling aan bv. een verkoopfactuur te koppelen, ga je bij deze factuur een betaling aanmaken. Klik in het samenvattingsvenster van de factuur op de blauwe knop 'Acties' en kies 'Manueel betaling aanmaken'.

Een pop-up opent om de details van de betaling in te voeren.

• Betaalrekening: selecteer je aangemaakte rekening (bv. 'Kasboek')

• Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.

• Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.

• Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.

• Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. De factuur wordt in onFact gemarkeerd als 'Betaald' en het detail van de betaling vind je onderaan bij 'Betalingscontrole'.

Uitgaande betalingen

De cashbetaling van een aankoopfactuur kan je toevoegen vanuit 'Betalingen' in het linkermenu van onFact.

Onder 'Rekeningen' zie je daar de rekening die je aanmaakte (bv. 'Kasboek'). Klik op 'Bekijken' om deze te consulteren.

Klik rechtsboven op de groene knop om een uitgaande betaling in te voeren (betaling aankoop).

Om een uitgave op te nemen, voer je het bedrag negatief in (= minteken voor bedrag plaatsen). Deze uitgave wordt in het rood weergegeven in het overzicht van de rekening.

Eens de betaling werd aangemaakt, kan je via de blauwe knop 'Verwerken' koppelen met het betreffende aankoopdocument.

Kasboek raadplegen & exporteren

Een overzicht van de transacties in je kasboek vind je in het linkermenu van onFact onder 'Betalingen'. Onder 'Rekeningen' zie je daar de rekening die je aanmaakte (bv. 'Kasboek'). Klik op 'Bekijken' om deze te consulteren.

Als je bij het aanmaken van de rekening een saldoberekening hebt aangeduid, zie je deze in het overzicht. Cash inkomsten worden als groen bedrag weergegeven; uitgaven staan in het rood.

Via de blauwe knop 'Acties' is het mogelijk om de transacties op deze rekening te exporteren naar csv, Excel of CODA-bestand om door te geven aan je boekhouder. In geval van boekhoudkundige controle kan je een export maken van het kasboek naar PDF.

In dat PDF-bestand zie je aan de rechterzijde, per transactie, een groene knop. Als je daar op klikt word je doorgestuurd naar een online weergave van de originele transactiedetails. Indien het PDF-bestand lokaal bewerkt zou zijn, zou de oorspronkelijke online informatie niet meer kloppen met de eventueel bewerkte info uit de PDF (externe controle via blockchaintechnologie).