Pingwin 5

Wanneer je je boekhouding voert via Pingwin 5 kan je een rechtstreekse koppeling tussen onFact en Pingwin 5 activeren. Met deze koppeling kan je verkoopfacturen, creditnota's en aankoopdocumenten doorsturen naar Pingwin 5, waar je deze dan eenvoudig verder kan verwerken.

De Pingwin-koppeling activeren

1. Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.

2. Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'Pingwin 5'

3. Klik op de gele knop 'Configureren' naast deze app.

onFact zal je nu voor de koppeling met Pingwin om een 'API Sleutel', 'Klant ID' en 'Dossier ID' vragen.

Deze drie elementen vind je in je eigen Pingwin 5 omgeving (of kan jouw boekhouder je bezorgen). Voer de informatie in en klik op de groene knop 'Connectie maken'.

Als de koppeling met Pingwin 5 geactiveerd is, krijg je in het venster ook de mogelijkheid om facturen automatisch door te sturen naar Pingwin 5. De facturen worden éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar Pingwin. Dit houdt het volgende in:

• Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;

• Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.

Toch een factuur verzonden naar de boekhouder die je nog zou moeten aanpassen?

1) Kopieer dan eerst deze factuur naar een creditnota

2) Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen

Instellingen aan- en verkoopdagboeken

Zowel voor je aankoop- als voor je verkoopdagboek moet je de 'journaalcodes' invoeren die je vindt in je Pingwin 5 dossier. Een voorbeeld, zoals hieronder ingevuld, kan zijn: "VERK".

Documenten doorsturen naar Pingwin 5

Verkoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.

Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar Pingwin 5. De facturen worden omgezet naar het UBL-formaat en op die manier verder verwerkt in Pingwin 5. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen. Facturen waar bijvoorbeeld een ongeldig btw-nummer gebruikt is, kunnen niet worden doorgestuurd.

3. In de tabel verschijnt nu in de Pingwin 5-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.

Creditnota's doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar Pingwin 5. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.

3. In de tabel verschijnt nu in de Pingwin 5-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

Aankoopdocumenten doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Aankopen'. Selecteer hier de aankoopdocumenten die je wil doorsturen.

2. Er zijn twee mogelijkheden om je aankoopdocumenten door te sturen:

A. Je hebt je aankoopdocumenten verwerkt in onFact

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde aankoopdocumenten doorsturen naar Pingwin 5.

B. Je hebt je aankoopdocumenten niet verwerkt in onFact

Je kan de aankoopdocumenten die in je verwerklijst staan, zonder verdere eigen verwerking doorsturen naar Pingwin 5. Dit kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven.

3. In de tabel verschijnt nu in de Pingwin 5-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd via onFact.

Geavanceerde instellingen

Gebruik je in onFact de app 'Grootboekrekeningen' bij je producten, dan zullen de corresponderende rekeningnummers die je aan je producten hebt toegekend, meegezonden worden naar Pingwin 5.