Gebruikers

Een onFact-account wordt gecreëerd op niveau van de onderneming en kan meerdere gebruikers omvatten. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen gebruikers binnen de organisatie en externen die je toegang geeft tot je onFact-omgeving.

Gebruikers binnen je organisatie

Alvast één gebruiker zal sowieso aangeduid zijn; degene die zijn of haar gegevens heeft ingevoerd bij het aanmaken van de onFact-account.

Stel dat je bent ingelogd in onFact met deze account, dan zal je zien dat je in het venster 'Gebruikers' niet de mogelijkheden krijgt om je eigen account te bewerken.

Eigen account bewerken

Om je eigen account te bewerken, navigeer je rechtsboven naar je gebruikersnaam en kies je 'Persoonlijke instellingen'.

Aan de linkerzijde van dit scherm zie je je eigen gegevens staan. Door te klikken op de gele knop 'Bewerken', openen zich vier velden, waarvan er drie kunnen bewerkt worden:

• Voornaam

• Naam

• Taal

Wil je je e-mailadres dat je gebruikt om in te loggen, wijzigen? Lees hier hoe je dat kan uitvoeren.

Nieuwe gebruiker toevoegen

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen, klik je in het overzicht van gebruikers op de groene knop 'Gebruiker aanmaken'.

De toegangsrol is opgedeeld in 'Eigenaar' of 'Medewerker'. Als 'Eigenaar' heb je standaard tot alle toepassingen in onFact toegang. Aan een 'Medewerker' kan je minder toegang verlenen.

Voorbeeld:

In het voorbeeld hierboven zijn de groene sliders apps en onderdelen van onFact waar de medewerker toegang toe heeft; de grijze sliders zijn voor de medewerker niet toegankelijk en ook niet zichtbaar in hun onFact-omgeving. Elke slider kan ingesteld worden op toegang of geen toegang. Secties 'Klanten' en 'Producten' zijn standaard voor iedere gebruiker beschikbaar.

Zodra de nieuwe gebruiker wordt toegevoegd, ontvangt hij/zij een e-mail van onFact met daarin een tijdelijk wachtwoord. Hiermee kan hij/zij inloggen in de onFact-account. Dit wachtwoord kan later gewijzigd worden via 'Persoonlijke instellingen'.

Prijzen verbergen voor medewerkers

Het is mogelijk om voor een medewerker in te stellen of deze al dan niet prijzen mag zien in de onFact-account. Als 'Prijzen verbergen' is aangevinkt, kan deze medewerker bv:

• Geen prijzen meer zien wanneer hij/zij een productfiche bekijkt

• Geen toegang meer krijgen tot modules waarbij prijsvermelding essentieel is, bv. 'Facturen'

Het verbergen van prijzen wordt bij aanvinken onmiddellijk toegepast. Het schakelt prijsgevoelige modules uit voor deze medewerker.

Klik onderaan op 'Opslaan' om de prijsverberging voor de medewerker te activeren.

Keuze modules

In het overzicht van uitgeschakelde modules heb je als 'Eigenaar' nog de keuze om bepaalde modules toch te activeren voor je medewerker. Deze zijn aangeduid in een iets donkerder grijs. Voorbeelden zijn de Agenda of Productfoto's. Deze modules kan je activeren via de schuifknop: klik onderaan weer op 'Opslaan' om te bewaren.

Prijzen op Printversie document

In de interface van onFact zal de medewerker geen prijzen zien. Wanneer gekozen wordt voor het tonen van prijzen op de 'Printversie' van het document (= de PDF-weergave), zullen op dat document wél prijzen zichtbaar zijn.

Het verbergen van prijzen wordt vaak gebruikt in combinatie met de module 'Werkbonnen'. De standaardweergave van de Printversie van een werkbon bevat GEEN prijzen.

Zijn op het PDF-document van jouw werkbon toch prijzen vermeld? Dit kan je eenvoudig aanpassen.

• Klik in je onFact-account rechtsboven op je e-mailadres

• Ga naar 'Instellingen bedrijf'

• Kies 'Templates'

• Bij je actieve template klik je op de gele knop 'Template personaliseren'

• In het linkermenu kan je de lijn 'Prijzen verbergen op werkbon' aanvinken

• Sla op om te bewaren

Dit zal automatisch worden toegepast op nieuw aan te maken documenten. Om een bestaande werkbon te updaten moet je deze eens 'Bewerken' tot je de bon opnieuw kan 'Opslaan'.

Accountants en support gebruikers

Heb je je boekhouder toestemming gegeven om toegang te krijgen tot jouw onFact-omgeving via zijn gratis account voor boekhouders? Dan zal je in deze sectie die toestemming nog moeten bevestigen.

1. Je boekhouder maakt zich een account aan via onFact voor boekhouders.

2. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact en kies 'Instellingen bedrijf'.

3. Ga naar 'Gebruikers'.

4. Scroll naar onder; bij 'Accountants en support gebruikers' ga je een 'Externe gebruiker toevoegen'. Klik daarvoor op de groene knop.

5. Vul hier het e-mailadres in dat je van je boekhouder ontvangt (= het e-mailadres dat gelinkt is aan zijn boekhouderaccount).

Als dit e-mailadres niet correct is of de boekhouderaccount nog niet werd aangemaakt, zal het systeem een foutmelding geven wanneer je op 'Toevoegen' klikt.

Als de connectie geslaagd is, verschijnt de extra gebruiker onderaan bij je gebruikers:

Je boekhouder zal nu volledige toegang tot je onFact-dossier hebben.

Meerdere bedrijven beheren

Het is in onFact mogelijk om te werken in meerdere bedrijfsaccounts. Op die manier hoef je niet uit- en in te loggen om te wisselen tussen administraties. Met je e-mailadres kan je gekend zijn als gebruiker in meerdere onFact-accounts. Op deze pagina lees je hoe je dat kan organiseren:

Hoe kan ik meerdere bedrijven beheren via één login?