Automatische herinneringen

Het is in onFact mogelijk om voor openstaande facturen, betalingsverzoeken of offertes automatische herinneringen aan te maken.

Zo kan je bv. automatisch een eerste herinnering naar je klant verzenden 7 dagen na vervaldatum factuur, gevolgd door een tweede herinnering 14 dagen na vervaldatum factuur en een finale herinnering na drie weken.

Om deze automatische herinneringen in te stellen:

1. Klik rechtsboven op je e-mailadres om het menu te openen

2. Kies voor 'Instellingen bedrijf'.

3. Ga naar de tab 'Automatische herinneringen'.

4. Klik rechtsboven op de gele knop 'Bewerken', bij het documenttype waarvoor je de herinnering wil aanmaken.

5. Klik op de groene knop '+ Automatische herinneringsopdracht aanmaken'.

Offertes: elementen automatische herinneringsopdracht

Naam

In het voorbeeld werd reeds aangegeven dat je een sequentie van opeenvolgende herinneringen kan instellen. De Naam is een vrij tekstveld voor intern gebruik. Standaard wordt 'Automatische herinneringsopdracht 1' ingevuld, dan 2, dan 3, ... Kies een naam die duidelijk maakt om de hoeveelste herinnering in de keten het gaat.

Dagen voor de vervaldatum

Deze waarde duidt aan hoeveel dagen voor vervaldatum offerte de herinnering mag verzonden worden. Bij offertes wordt gewerkt met dagen VOOR de vervaldatum, omdat na de vervaldatum een offerte niet meer online kan ondertekend (aanvaard) worden.

E-mail tekst

Een standaard e-mailtekst wordt gebruikt om je klant te herinneren. Dit is de tekst die in de eigenlijke e-mail, met de originele offerte als bijlage, zal verschijnen. Je kan deze tekst hier aanpassen (bv. door te typen in het tekstveld) of éénmalig aanpassen voor alle toekomstige herinneringen van dit type.

Om dat te doen klik je bovenaan op de blauwe knop 'Standaard e-mailberichten'.

• heb je reeds een andere e-mailtekst aangemaakt, dan zal deze in het drop-down menu verschijnen;

• wil je een nieuwe e-mailtekst aanmaken of een bestaande tekst aanpassen, klik dan op de tandwieltjes 'Standaard e-mailberichten bewerken'.

Lees hier hoe je één of meerdere e-mailberichten voor je automatische herinneringen instelt.

Nadien klik je op 'Toevoegen'. De herinneringsopdracht is aangemaakt en zal nu op basis van de door jou ingestelde dagen voor vervaldatum, verzonden worden.

Facturen/betalingsverzoeken: elementen automatische herinneringsopdracht

Naam

In het voorbeeld werd reeds aangegeven dat je een sequentie van opeenvolgende herinneringen kan instellen. De Naam is een vrij tekstveld voor intern gebruik. Standaard wordt 'Automatische herinneringsopdracht 1' ingevuld, dan 2, dan 3, ... Kies een naam die duidelijk maakt om de hoeveelste herinnering in de keten het gaat.

Dagen na de vervaldatum

Deze waarde duidt aan hoeveel dagen na vervaldatum factuur de herinnering mag verzonden worden. De herinnering voor een factuur met betaaltermijn van 14 dagen en aanduiding '3 dagen na vervaldatum', zal op de 18e dag na aanmaak factuur verzonden worden.

Heb je op klantniveau een afwijkende betaaltermijn ingevoerd, dan zal deze je standaard betaaltermijn overschrijven. Is je standaardtermijn bv. 14 dagen, dan zullen de standaard herinneringen er uit gaan na bv. 18 dagen (14+3). Heb je voor klant A een betaaltermijn toegekend van 30 dagen, dan zal de herinnering voor klant A er pas uitgaan na 33 dagen (30+3).

Betaaltermijn herinnering

De waarde in dit veld zal gebruikt worden om in de tekst te vermelden als waarde van de tag '%term%: "Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer."

Doorheen de verschillende elementen van de herinnering worden tags gebruikt. De tags worden in de tekst dynamisch vervangen door de corresponderende waarde. Lees hier meer over het gebruik van tags.

Onderschrift

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Dit is de tekst die op het PDF-document van de eigenlijke herinnering zal verschijnen. Je kan deze tekst hier aanpassen (bv. door te typen in het tekstveld) of éénmalig aanpassen voor alle toekomstige herinneringen van dit type.

Om dat te doen klik je bovenaan op de blauwe knop 'Standaard onderschriften'.

• heb je reeds een ander onderschrift aangemaakt, dan zal dit in het drop-down menu verschijnen;

• wil je een nieuw onderschrift aanmaken of een bestaand onderschrift aanpassen, klik dan op de tandwieltjes 'Standaard onderschriften bewerken'.

Lees hier hoe je één of meerdere onderschriften voor je automatische herinneringen instelt.

E-mail tekst

Een standaard e-mailtekst wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Dit is de tekst die in de eigenlijke e-mail, met de betaalherinnering als bijlage, zal verschijnen. Je kan deze tekst hier aanpassen (bv. door te typen in het tekstveld) of éénmalig aanpassen voor alle toekomstige herinneringen van dit type. Misschien wil je de toon in het bericht bij een eerste herinnering iets anders houden dan in bij derde herinnering.

Om dat te doen klik je bovenaan op de blauwe knop 'Standaard e-mailberichten'.

• heb je reeds een andere e-mailtekst aangemaakt, dan zal deze in het drop-down menu verschijnen;

• wil je een nieuwe e-mailtekst aanmaken of een bestaande tekst aanpassen, klik dan op de tandwieltjes 'Standaard e-mailberichten bewerken'.

Lees hier hoe je één of meerdere e-mailberichten voor je automatische herinneringen instelt.

Overige

Onder het tekstveld is het mogelijk om bijkomende kosten door te geven:

• Aanmaningskosten: kosten die de opmaak en verzending van de aanmaning effectief dekken.

• Interest percentage: op jaarbasis, moet binnen de wettelijk redelijke bepalingen vallen.

• Minimum interest: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).

• Schadevergoeding percentage: te interpreteren op gehele factuurbedrag incl. btw.

• Minimum schadevergoeding: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).

Een voorbeeld:

Totaalbedrag factuur incl. BTW	€ 1.000
Aanmaningskost	€ 10
Interestpercentage	12%
Minimum interest	€ 5
Schadevergoeding percentage	10%
Minimum schadevergoeding	€ 3

Resultaat op herinnering niet-betaalde factuur na 30 dagen:

Totaalbedrag factuur incl. BTW	€ 1.000
Aanmaningskost	€ 10
Interest (op 30 dagen)	€ 9,86
Schadevergoeding	€ 100

Beschrijf bovenstaande extra kosten ook in je Algemene verkoopsvoorwaarden. Lees hier hoe je dat doet.

Nadien klik je op 'Toevoegen'. De herinneringsopdracht is aangemaakt en zal nu op basis van de door jou ingestelde verzenddatum, verzonden worden.

Automatische herinneringsopdracht pauzeren

Stel dat een klant je contacteert nadat hij een eerste herinnering heeft ontvangen. Er is een dispuut over de betaling, maar jullie zijn een regeling voor betaling aan het uitwerken. Dan is het niet de bedoeling dat de klant in de daaropvolgende dagen nog enkele door jou ingestelde automatische herinneringen toegezonden krijgt.

Om deze situatie te vermijden is het mogelijk de automatische herinneringsopdrachten te pauzeren. Dit kan per factuur of per klant.

Pauzeren voor een specifieke klant

Ga in het overzicht van je klanten naar de klantenfiche door deze te 'Bekijken'.

• Klik in de klantenfiche op de gele knop 'Bewerken'

• Scroll naar onder en klik op 'Meer opties' om de geavanceerde instellingen te tonen

• Onderaan deze instellingen kan je via een slider automatische herinneringen voor deze klant aan- of uitzetten.

• Klik op 'Opslaan' om te bewaren

Pauzeren voor een specifieke factuur

Ga in het overzicht van de specifieke factuur die je wil pauzeren, naar de tab 'Herinneringen'. Daar zie je een overzicht van de geplande herinneringsopdrachten. Door op de rode knop 'Automatische herinneringen pauzeren' te klikken, wordt de verzending ervan gestopt en verdwijnen de geplande herinneringen uit het overzicht.