Bijlagen
Bijlagen op bedrijfsniveau
In onFact kan je meerdere bijlagen uploaden om samen met je e-mails te verzenden. De meest voorkomende bijlage is het overzicht van algemene (verkoops)voorwaarden. Deze bijlagen kunnen als afzonderlijk bestand meegestuurd worden, of geïntegreerd worden in een bestand (bv. factuur of offerte) als eerste of laatste pagina(s).
Andere voorbeelden van bijlagen zijn bv. een opgemaakt voorblad van een offerte, een overzicht met details van je gefactureerde prestaties, ...
Instellingen bijlagen
Bovenaan het overzichtsvenster van de bijlagen kan je aanduiden hoe je de specifieke bijlage die je wil doormailen, aanbiedt als je deze via e-mail wil verzenden.
Standaard zal je het document zowel als PDF-bestand en als UBL document kunnen aanbieden.
UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren en wordt ook gebruikt bij verzending via Peppol. Het vervat je documentgegevens in een xml-bestand, dat door een computer snel kan verwerkt worden. Een boekhoudprogramma kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. je factuur) verwerken. Lees hier meer over het gebruik van UBL-bestanden.
Je kan er bovendien ook voor kiezen om al je opgeladen bijlagen, standaard aangevinkt te hebben voor het mee verzenden bij elke e-mail. Je kan dit echter ook wijzigen, door op de gele knop 'Bewerken' te klikken. Je kan de instellingen dan aan- of uitvinken en 'Opslaan'.
Bijlagen opladen in je account
Een algemene bijlage opladen in je account
Het is in onFact mogelijk om bijlagen op te laden die betrekking hebben op je algemene werking en die mee verzonden kunnen worden met meerdere documenten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan algemene verkoopsvoorwaarden, voorbereidingsinstructies bij interventies, marketinginformatie, ...
Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf'
Selecteer het tabblad 'Bijlagen'
Scroll naar de sectie 'Bijlagen' onderaan de pagina en klik daar op de groene knop 'Bijlage uploaden'
Selecteer het bestand dat je wil uploaden
Wil je in het bijzonder algemene verkoopsvoorwaarden toevoegen? Lees dan in dit artikel hoe je dat doet:
Een documentspecifieke bijlage opladen bij één document
Het is ook mogelijk om (een) relevante bijlage(n) rechtstreeks aan één document (factuur, offerte, ...) toe te voegen. Voorbeelden zijn bv. een timesheet bij een factuur, een productcatalogus bij een offerte, foto's of installatie-info bij een werkbon, ...
Om een bijlage op te laden en mee te verzenden bij een bepaald document, ga je naar het samenvattingscherm van je document (offerte, factuur, leveringsbon, ...). Aan de linkerzijde zie je een tab 'Bijlagen'.
In deze tab kan je nu de specifieke bijlage die je wil toevoegen, opladen, door ze rechtstreeks in de uploadkader te slepen. De opgeladen bijlage verschijnt nu in de lijst van bijlagen bij dit document.
Bijlage samenvoegen met PDF-document
Het is in onFact mogelijk om je opgeladen bijlage te laten samenvoegen met de PDF van je onFact-document (factuur, offerte, ...) als eerste of laatste pagina.
Als de bijlage geüpload is, kan je in het overzicht van je bijlagen via de gele knop 'Instellingen' bepalen of het bestand al dan niet moet samengevoegd worden met een ander document, en zo ja, op welke manier (bv. achteraan een factuur, als eerste pagina aan een offerte, ...).
Opgelet: de opgeladen bijlagen moet een PFD-bestand zijn. De PDF-pagina(s) vormen vooraan of achteraan één document met de factuur of offerte. Selecteer je een Word-bestand of een afbeelding, dan zal samenvoegen niet mogelijk zijn en wordt de bijlage als apart bestand mee verzonden.
Bijlagen verzenden als aparte bestanden
Bijlage toevoegen aan een verzending via Peppol
Ook aan een factuur die je wil verzenden via Peppol kan je bijlagen toevoegen voor verzending. Laad de bijlage op zoals hierboven beschreven in 'Optie 2: een documentspecifieke bijlage opladen bij één document'.
In het verzendvenster van je e-factuur zie je vervolgens onderaan een woord 'Bijlagen'. Als je dit aanklikt, zie je een lijst van beschikbare bijlagen die je ofwel hebt opgeladen als algemene accountbijlage, ofwel specifiek bij je factuur.
Heb je de bijlage laten 'samenvoegen' met je factuur? Dan zit deze sowieso vervat in de e-factuurbijlage.
Wil je de bijlage afzonderlijk mee verzenden? Dan krijg je een selectievenster waar je de bijlage(n) kan aanvinken.
Opgelet: voor verzending via Peppol kunnen enkel volgende bestandsformaten als bijlage opgeladen worden: pdf, xlsx, csv, jpg en png.
Bijlage toevoegen aan een verzending via e-mail
Vanuit het Samenvattingsvenster van een document kan je via de blauwe knop 'Acties' kiezen om het document via e-mail te verzenden. Dit opent een e-mailvenster.
In dit scherm zie je aan de rechterzijde een overzicht van de aanwezige algemene bijlagen in de account, of de documentspeficieke bijlage die je hier zou hebben opgeladen. De bijlage die je wenst mee te verzenden met deze e-mail, kan je aanvinken in aan de rechterzijde. De bijlagen die aangevinkt zijn, worden mee verzonden met je onFact-document als aparte bijlage.
Bijlagen tonen in preview/lijstweergave
Op de plaatsen waar je doorheen onFact bijlagen kan opladen, kan je er voor kiezen om de bijlagen in een lijst weer te geven (= standaard) of in tegelweergave (= met previews).
Standaard worden de bijlagen weergegeven in een lijst. Klik rechtsboven op de roosterknop 'Tegelweergave' om de bijlagen als previews (thumbnails) te tonen zodat je bv. foto's meteen kan bekijken.
Last updated
Was this helpful?