BillToBox
Wanneer je je boekhouding voert via BillToBox kan je een rechtstreekse koppeling tussen onFact en BillToBox activeren. Met deze koppeling kan je verkoopfacturen, creditnota's en aankoopdocumenten doorsturen naar BillToBox, waar je deze dan eenvoudig verder kan verwerken.
De BillToBox-koppeling activeren
Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.
Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'BillToBox'.
Klik op de gele knop 'Configureren' naast deze app.
onFact zal je nu voor de koppeling met BillToBox om een 'API sleutel aankoopfacturen' en 'API sleutel verkoopfacturen' vragen.
Ga in een nieuw tabblad naar je eigen BillToBox-omgeving en log in. Kies in het linkermenu voor 'Instellingen'.
Scroll naar onder tot 'Inkomend' en kies daar 'Beschikbaar maken via de HTTP-connector'. Klik hierop en kopieer de 'Unieke sleutel'. Deze plak je in onFact als waarde in het veld 'API sleutel Aankoopfacturen'.
Ga aan de linkerzijde opnieuw naar 'Instellingen', scroll naar onder tot 'Uitgaand' en kies daar 'Je facturatiesoftware verbinden'. Klik hierop en kopieer 'Je sleutel'. Deze plak je in onFact als waarde in het veld 'API sleutel Verkoopfacturen'.
Klik nu op 'Opslaan' in onFact: de connectie met BillToBox is nu opgezet.
Betaalstatus synchroniseren
Bij het maken van de koppeling tussen BillToBox en onFact zie je de mogelijkheid 'Synchroniseer dagelijks de betaalstatus uit BillToBox'. Deze keuze staat standaard uitgevinkt; om ze aan te zetten verschuif je de knop tot hij groen wordt. Als deze keuze is aangevinkt, zal BillToBox dagelijks een betaalstatus doorzenden naar onFact (niet in de andere richting).
Als de koppeling met BillToBox geactiveerd is, krijg je in het venster ook de mogelijkheid om documenten automatisch door te sturen naar BillToBox. De facturen worden éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar BillToBox. Dit houdt het volgende in:
Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;
Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.
Toch een factuur verzonden naar de boekhouder die je nog zou moeten aanpassen?
1) Kopieer dan eerst deze factuur naar een creditnota
2) Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen
Documenten doorsturen naar BillToBox
Verkoopfacturen doorsturen
1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.
Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.
2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar BillToBox. De facturen worden omgezet naar het UBL-formaat en op die manier verder verwerkt in BillToBox. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen. Facturen waar bijvoorbeeld een ongeldig btw-nummer gebruikt is, kunnen niet worden doorgestuurd.
3. In de tabel verschijnt nu in de BillToBox-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.
TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.
Creditnota's doorsturen
1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.
2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar BillToBox. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.
3. In de tabel verschijnt nu in de BillToBox-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.
Aankoopdocumenten doorsturen
1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Aankopen'. Selecteer hier de aankoopdocumenten die je wil doorsturen.
2. Er zijn twee mogelijkheden om je aankoopdocumenten door te sturen:
A. Je hebt je aankoopdocumenten verwerkt in onFact
Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde aankoopdocumenten doorsturen naar BillToBox.
B. Je hebt je aankoopdocumenten niet verwerkt in onFact
Je kan de aankoopdocumenten die in je verwerklijst staan, zonder verdere eigen verwerking doorsturen naar BillToBox. Dit kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven.
3. In de tabel verschijnt nu in de BillToBox-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd via onFact.
Geavanceerde instellingen
Gebruik je in onFact de app 'Grootboekrekeningen' bij je producten, dan zullen de corresponderende rekeningnummers die je aan je producten hebt toegekend, meegezonden worden naar BillToBox.
Last updated
