Klanten

In de klantenmodule worden de klantenfiches beheerd. Deze klantenfiches bevatten alle informatie over de klant en kunnen gebruikt worden doorheen het programma, zoals bij het aanmaken van documenten.

Basismodule

Basis klantenfiche aanmaken

Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten'. Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.

Het is ook mogelijk om via het btw-nummer van de klant met één klik alle bedrijfsgegevens op te halen. Deze koppeling werkt via de Europese VIES-database en het KBO-register.

Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Je kan de manier van nummeren ook zelf instellen; lees hier hoe je dat doet.

Je kan op klantniveau al aangeven onder welk btw-stelsel deze valt. Standaard staat het 'standaard percentage' van 21% btw ingesteld, maar je kan ook andere regimes aanduiden (bv. 6% btw renovatietarief, 0% btw medecontractant, ...) . De toegepaste btw-regeling kan ook pas bij het opmaken van de factuur worden ingevoerd.

De standaard btw-regeling aanpassen voor je hele organisatie? Lees hier hoe je dat doet.

Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je kan de klantenfiche, net zoals andere entiteiten in onFact, nadien nog bewerken via de gele 'Bewerken' knop.

Je kan beslissen om je klantgegevens pas in te voeren bij het aanmaken van een factuur. De ingevoerde data kan je eenvoudig 'Opslaan als nieuwe klant'. Lees hier hoe je dat doet.

Meer opties toevoegen per klant

De basisinformatie per klant kan uitgebreid worden met meer velden. Deze vind je aan het einde van de klantenfiche achter knop 'Meer opties'. Volgende velden zijn beschikbaar:

Voorbeelden van extra instellingen per klant:

• specifieke betaaltermijn

• korting (financiële korting of algemene korting)

Hier kunnen ook alternatieve e-mailadressen voor specifieke documenten worden opgegeven. Een klant kan bv. vragen om facturen of bestelbonnen niet naar [e-mail] te verzenden, maar naar [e-mail].

Specifieke betaaltermijn: deze overschrijft de standaard algemene betaaltermijn op bedrijfsniveau. Als de standaard betaaltermijn bv. 14 dagen bedraagt maar je aan deze klant 30 dagen toekent, zullen voor de documenten verbonden aan deze klant 30 dagen ipv. 14 dagen betaaltermijn gelden. Dit geldt ook voor eventuele automatische herinneringen die voor deze klant zouden verzonden worden.

Zelf extra informatievelden toevoegen

Het is ook mogelijk om eigen informatievelden aan te maken bij je contacten. In deze velden kan je extra informatie kwijt op contactniveau (leveranciers en/of klanten), die voor jouw bedrijfsvoering belangrijk is. Dit type veld kan ook weergegeven worden op je documenten (indien gewenst). Lees in de documentatie 'Aangepaste velden bij contacten' hoe je deze velden aanmaakt en gebruikt.

Overzicht klantenfiche

Onder de klantgegevens vind je 'Interne nota'; een vrij tekstveld. Je kan dit veld bv. gebruiken om bijzondere klantdetails in te voeren.

Onderaan de klantenfiche zal de algemene omzet verschijnen die aan deze klant gekoppeld is, alsook de omzet per product voor deze klant. onFact gebruikt hiervoor de data uit opgemaakte facturen + kassatickets - creditnota's.

Via de knop 'Volledig rapport' (boven de grafiek 'omzet per product') kan je de producten die aan deze klant verkocht zijn, in een rapport bekijken.

Contactpersonen

Contactpersonen beheren

Is je klant een bedrijf, dan kan je via contactpersonen een specifieke afdeling of contactpersoon binnen dat bedrijf toevoegen. Via de groene knop 'Contactpersoon toevoegen' kan je een nieuwe fiche openen.

In het veld 'T.a.v.' van een factuur kan de specifieke informatie van een contactpersoon worden opgenomen. Heb je bij je contactpersoon een adres opgegeven dat afwijkt van het adres van je 'Klant', dan zullen de adresgegevens van je 'Klant' overschreven worden met deze van de specifieke contactpersoon.

Contactpersonen doorzoeken/exporteren

Om een bepaalde contactpersoon of zijn relatie tot een klant op te zoeken, klik je rechtsboven in de klantenlijst op de blauwe knop 'Acties'. Eén van de zoekmogelijkheden is 'Zoeken in contactpersonen'.

Vanuit het overzicht van Contactpersonen kan je de gegevens van een contactpersoon aanpassen, de gekoppelde klantenfiche bekijken of een lijst van contactpersonen exporteren.

Klanten importeren/exporteren

Klanten importeren

Op basis van een eenvoudig csv-bestand kan je een bestaande klantenlijst importeren in onFact. In drie stappen heb je je adressenbestand al geüpload. Dergelijke import is ook mogelijk met een lijst van leveranciers, of van producten. Hoe je een import uitvoert, lees je hier.

Klanten exporteren

Je kan ook met één klik vanuit onFact je ingevoerde klanten exporteren. Rechtsboven kan je via de blauwe knop 'Acties' exporteren en een csv- of Excelbestand downloaden.

Klanten samenvoegen

Als je onbedoeld een klant dubbel aanmaakte, kan je via de functie 'Klanten samenvoegen' de overbodige klantenfiche verwijderen en de aangemaakte documenten aan je correcte klant koppelen.

Klik daarvoor in het overzicht van klanten op de blauwe knop 'Acties' om het menu te openen en selecteer onderaan 'Klanten samenvoegen'.

Via het vergrootglas-icoontje kan je de contacten selecteren die je wil samenvoegen.

Het samenvoegen van een klant kan NIET ongedaan gemaakt worden. Besteed hier dus de nodige aandacht aan. Bij het samenvoegen:

• komen de aangemaakte documenten onder de doel-klantenfiche te staan.

• worden de gegevens die zijn ingevuld in de PDF van het verplaatste document, niet aangepast. Wil je een document updaten qua klantgegevens, dan zal je het document moeten bewerken.

• worden geen gegevens van plaats gewisseld of aangevuld in de doel-klantenfiche (bv. in de doel-klantenfiche staat geen tel. nr. of e-mailadres, in de te verwijderen klantenfiche wel: de gegevens van de te verwijderen klantenfiche worden niet aangevuld in de doel-klantenfiche).

Openstaande rekening

Vanuit een klantenfiche kan je ook een openstaande rekening raadplegen of aanmaken om naar je klant te verzenden. Klik daarvoor op de tab 'Openstaande rekening'.

In dit overzicht zie je het totaal openstaand bedrag. Hierin wordt ook rekening gehouden met het volgende:

• Inningskosten: in het geval er reeds herinneringen aangemaakt werden voor facturen, worden eventuele inningskosten mee in dit overzicht opgenomen.

• Creditnota's: als er vanuit een openstaande factuur een volledige of gedeeltelijke creditnota werd aangemaakt, wordt het bedrag van de creditnota afgetrokken van het openstaand factuurbedrag. In geval van een volledige creditering verschijnt de openstaande factuur dus niet meer in deze openstaande rekening; bij gedeeltelijke creditering wordt het nog openstaand bedrag getoond.

Verzenden openstaande rekening naar klant

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je dit overzicht exporteren naar PDF, het eventuele onderschrift voor op dit document bewerken en dit PDF-bestand rechtstreeks doorsturen naar je klant.

In het PDF-overzicht wordt standaard ook een QR-code opgenomen voor betaling va het openstaand bedrag. Voorbeeld:

Na deze overzichtspagina worden de vermelde facturen mee opgenomen in het PDF-bestand.

Bijlagen

Het is mogelijk om aan je klant een bepaald bijlagedocument te koppelen (bv. contract - ondertekend of in afwachting, bijzondere voorwaarden, ...). Andere mogelijke toepassingen:

• Foto's van de opvolging van de werken, om deze nadien door te sturen naar je klant

• Een opgemaakt EPC-attest, om nadien samen met je factuur door te sturen naar je klant

• ...

Standaard worden de bijlagen weergegeven in een lijst. Klik rechtsboven op het rooster 'Tegelweergave' om de bijlagen als previews (thumbnails) te tonen.

Je kan ook op bedrijfsniveau bijlagen opladen. Dit is interessant voor bijvoorbeeld algemene voorwaarden. Lees hier hoe je dit kan instellen.

Eén factuur van meerdere leveringsbonnen

Sommige klanten zullen per tijdsperiode (bv. 1 maand) mogelijk meerdere leveringen van jouw bedrijf ontvangen. Het is dan handig om hen slechts eenmaal per maand een factuur daarvoor te sturen. In onFact kan je vanuit de klantenfiche makkelijk de producten en prijzen vanop meerdere leveringsbonnen, samennemen in één factuur.

Uitbreidingen

Talen en munteenheden

Het is mogelijk om op klantniveau een andere munteenheid of taalkeuze aan te duiden. Kies je bv. voor Frans, dan zullen alle opgemaakte documenten (offerte, bestelbon, factuur, ...) in het Frans aan deze klant opgemaakt worden. De vertalingen van deze standaard teksten zijn voorzien door onFact.

Het standaard onderschrift op de factuur zal bijvoorbeeld ook vertaald worden naar de taal van de klant. Heb je dit onderschrift echter gewijzigd of gebruik je een aangepaste versie, zorg er dan voor dat je een eigen vertaling voorziet.

De producten die op de documenten worden vermeld, worden vermeld in de taal waarin je ze hebt aangemaakt. Om de producten bv. in het Frans op de factuur te vermelden, moet je voor een vertaling van je productnamen zorgen. Lees hier hoe je dit kan aanpakken.

Welke talen je allemaal wil aanbieden, beheer je via de app 'Anderstalige klanten' in onFact.

Staffelprijzen per klant instellen

Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Indien je per klantcategorie (bv. bedrijf of particulier) andere prijzen hanteert, is het mogelijk om staffels aan te maken. Per product kan je een staffelprijs aanmaken. In de klantenfiche kan je een klant toewijzen aan een bepaalde staffel. Lees hier hoe je staffelprijzen kan aanmaken.

MailChimp

Heb je de app 'MailChimp' geactiveerd, dan kan je klantenlijst met een lijst in MailChimp synchroniseren. Zo kan je via MailChimp eenvoudig nieuwsbrieven sturen naar je actuele klantenbestand. Lees hier hoe je deze toepassing kan gebruiken.