Hoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen?

In onFact zijn er drie methodes om algemene voorwaarden toe te voegen:

• Als eerste of laatste pagina in de PDF van een document (bv. factuur)

• Als aparte extra bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document (bv. offerte)

• Als extra tekst onderaan een document, geschikt voor zeer korte voorwaarden

Je algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina in de PDF van een document

Om de algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina toe te voegen in een bepaald document (bv. als laatste pagina in factuurdocument) volg je de volgende stappen:

• Klik rechtsboven op je e-mailadres en ga naar 'Instellingen bedrijf'

• Selecteer het tabblad 'Bijlagen'

• Scroll naar de sectie 'Algemene voorwaarden' en klik daar op de groene knop 'Bijlage uploaden'

• Selecteer het bestand dat je wil uploaden

Selecteer je een PDF-bestand, dan kan dit samengevoegd worden met een te verzenden document (bv. factuur of offerte). De PDF-pagina(s) vormen vooraan of achteraan één document met de factuur of offerte. Selecteer je een Word-bestand, dan zal samenvoegen niet mogelijk zijn en wordt de bijlage als apart bestand mee verzonden.

Als de bijlage geüpload is, kan je in het overzicht via de gele knop 'Instellingen' bepalen of het bestand al dan niet moet samengevoegd worden met een ander document, en zo ja, op welke manier (bv. achteraan een factuur, als eerste pagina aan een offerte, ...).

De algemene voorwaarden zullen nu voor of na elk document ingevoegd worden, zoals door jou bepaald.

Heb je de app 'Anderstalige klanten' geactiveerd, dan krijg je de mogelijkheid om per taal een variant van je algemene voorwaarden op te laden. Zo wordt de juiste taalversie van de voorwaarden geselecteerd, op basis van de taal die wordt aangeduid in de 'Klantinformatie' van je aangemaakte onFact-document.

Je algemene voorwaarden als aparte bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document

Om de algemene voorwaarden als aparte bijlage toe te voegen in een e-mail volg je de volgende stappen:

• Klik rechtsboven op je e-mailadres en ga naar 'Instellingen bedrijf'

• Selecteer het tabblad 'Bijlagen'

• Scroll naar de sectie 'Algemene voorwaarden' en klik daar op de groene knop 'Bijlage uploaden'

• Selecteer het bestand dat je wil uploaden

Als de bijlage geüpload is, kan je in het overzicht via de gele knop 'Instellingen' aangeven of je het document bijvoorbeeld standaard als bijlage in een e-mail wil verzenden.

De algemene voorwaarden zullen aan elke e-mail worden toegevoegd als aparte bijlage.

Je algemene voorwaarden als extra tekst onderaan een document

Het is ook mogelijk om algemene voorwaarden toe te voegen onderaan een document. Dit is echter enkel geschikt voor korte voorwaarden aangezien de voorwaarden anders steeds gesplitst worden op meerdere pagina's. Deze voorwaarden toevoegen doe je in het onderschrift. Lees hier hoe je het standaard onderschrift voor je documenten kan aanpassen.