Gegevens exporteren
Het is mogelijk om uit onFact lijsten van klanten, producten en leveranciers te exporteren. Ook documenten zoals facturen en leveringsbonnen kan je eenvoudig exporteren naar verschillende bestandsformaten. Hieronder lichten we even de verschillende formaten toe, aangezien deze bij de exportstappen vermeld worden.
Een xlsx-bestand kan geopend worden met spreadsheetprogramma's zoals bv. Excel. Je kan het eenvoudig leesbaar maken en bewerken. Het kan omgezet worden naar een csv-bestand om opnieuw in onFact te importeren.
Een CSV-bestand (Comma Separated Values, door komma's gescheiden waarden) is een speciaal bestandstype dat je in een spreadsheetprogramma zoals Excel kan aanmaken of bewerken. Je kan je Excelbestand eenvoudig 'Opslaan als ... .csv' om er een csv-bestand van te maken. De waarden in een csv-bestand kunnen gescheiden worden door komma (,) of puntkomma (;).
UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het vervat je documentgegevens in een xml-bestand, dat door een computer snel kan verwerkt worden. Een boekhoudprogramma kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. je factuur) verwerken. Lees hier meer over het gebruik van UBL-bestanden.
Het portable document format of PDF is een de facto standaard voor de uitwisseling van elektronische documenten en formulieren die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden. Pdf is een universeel bestandsformaat waarmee lettertypen, afbeeldingen en opmaak van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het document werd gemaakt. Een voordeel van een pdf-bestand is dat het — in tegenstelling tot bijvoorbeeld een Word-document — op elke printer er hetzelfde uit zal zien.
Een zip-bestand of gezipt bestand is verliesvrij gecomprimeerd bestand waarin één of meer computerbestanden zijn ondergebracht. Je maakt als het ware een ingepakte map waar je bestanden (bv. facturen) in zitten. Als je dit zip-bestand weer 'uitpakt', zullen je oorspronkelijke bestanden in hun ware grootte weer uit de gezipte map komen.
Het is eenvoudig om vanuit onFact je ingevoerde klanten of leveranciers te exporteren. De werkwijze voor klanten en leveranciers is gelijkaardig; in deze sectie zal er enkel over 'klanten' gesproken worden, maar de stappen gelden ook voor 'leveranciers'.
Om te exporteren ga je in het klantenoverzicht rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'. Je kiest er voor de 'Export naar CSV / xlsx (Excel)'.
De export zal nu gegenereerd worden. Deze kan je nadien downloaden en openen in een spreadsheet-programma:
In het geëxporteerde bestand kan je filters gebruiken om bepaalde klanten al dan niet te selecteren.
De werkwijze voor het exporteren van producten is gelijkaardig aan deze van klanten. Om de export te kunnen starten, moet je naar de volledige productlijst gaan. In het overzicht van de productgroepen, klik je op de blauwe knop 'Volledige productlijst'.
Om te exporteren ga je in de productlijst rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'. Je kiest er voor de 'Export naar CSV / xlsx (Excel)'.
De export zal nu gegenereerd worden. Deze kan je nadien downloaden en openen in een spreadsheet-programma:
In het geëxporteerde bestand kan je filters gebruiken om bepaalde producten al dan niet te selecteren.
De exportprocedure voor documenten is dezelfde, ongeacht of je nu een bestelbon of je kassatickets wil exporteren. Exporteren is mogelijk voor
- Facturen
- Bestelbonnen
- Leveringsbonnen
- Creditnota's
- Offertes
- Kassatickets
- Betalingsverzoeken
In het voorbeeld hieronder wordt gesproken van 'facturen'. De werkwijze geldt dus echter voor alle andere documenttypes in onFact.
Vanuit het overzichtsscherm (in dit voorbeeld: van de gemaakte facturen) kan je via de blauwe 'Actie' knop rechtstreeks enkele exports van je facturen genereren. Er zijn enkele mogelijkheden.
Let op: als je geen bepaalde documenten selecteert (bv. vinkje links naast factuurnummer), zullen de exports gemaakt worden op basis van alle documenten (bv. alle offertes, alle facturen, ...). Wens je enkel een bepaalde selectie te exporteren, duid dan op voorhand een selectie aan op basis van de gele knop 'Filters'.
- 1.Om te exporteren ga je in het overzicht van de documenten rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'.
- 2.Je kiest er voor de 'Export naar CSV / xlsx (Excel)'. De export zal nu gegenereerd worden.
- 3.Deze kan je nadien downloaden en openen in een spreadsheet-programma:
Idem als bovenstaande methode. Het resultaat is een bestand dat in plaats van bv. het gehele bedrag van een factuur of leveringsbon, elke product-of dienstlijn apart gaat vermelden met zijn eigen prijs, btw-bedrag, en overige informatie. Dergelijke export van bv. 3 facturen met elk tien lijnen zal niet resulteren in een exportdocument met 3 lijnen (standaard) maar 30 lijnen (elk lijnitem apart vermeld).
- 1.Om te exporteren ga je in het overzicht van de documenten rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'.
- 2.Je kiest er voor de 'Export naar CSV / xlsx (Excel) met lijndata'. De export zal nu gegenereerd worden.
- 3.Deze kan je nadien downloaden en openen in een spreadsheet-programma.
- 1.Om te exporteren ga je in het overzicht van de documenten rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'.
- 2.Je kiest er voor de 'Export naar 1 PDF met alle documenten'.
- 3.Er wordt nu één PDF-document gemaakt waarin alle geselecteerde documenten (bv. facturen) elkaar opvolgen.
- 1.Om te exporteren ga je in het overzicht van de documenten rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'.
- 2.Je kiest er voor de 'Export ZIP met alle documenten'.
- 3.Als je de ZIP-map uitpakt, bevat deze alle geselecteerde documenten (vb. offertes) als afzonderlijke PDF-bestanden.
Deze optie is enkel beschikbaar voor documenttypes facturen en creditnota's!
- 1.Om te exporteren ga je in het overzicht van de facturen of creditnota's rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'.
- 2.Je kiest er voor de 'Export voor boekhoudpaketten in UBL.BE'.
- 3.Deze export zal ook resulteren in een ZIP-map.
- 4.Als je de map uitpakt, bevat deze alle geselecteerde facturen als afzonderlijke UBL-bestanden in xml-formaat. Deze kunnen door een boekhoudpakket ingelezen en verwerkt worden.
Als je een selectie documenten aanduidt en deze via de blauw knop 'Acties' rechtsboven wil exporteren naar UBL, zal er een mededeling verschijnen: "Wil u xx documenten markeren als verwerkt in de boekhouding?".
Klik je op 'Ja', dan zal onFact onthouden dat je deze documenten al hebt geëxporteerd om aan de boekhouder te bezorgen.
Ga je nu volgende maal filteren op je documenten, dan kan je kiezen om enkel de documenten te tonen die nog niet verwerkt zijn in de boekhouding. Op die manier vermijd je dat je documenten gaat verzenden die reeds in de boekhouding zitten.
