Documentatie
onFact.BE
onFact.BE
  • Welkom
  • Tutorial 1: start met de basis
    • 1. Account aanmaken
    • 2. Klant aanmaken
    • 3. Product/dienst aanmaken
    • 4. Factuur aanmaken
    • 5. Lay-out instellen
    • 6. Betalingsopvolging
    • 7. Aan de slag met onFact
  • Tutorial 2: automatiseer en win tijd
  • Tutorial 3: verwerk je aankopen
  • Basismodules
  • Klanten
  • Producten
    • Hoe kan ik mijn productlijst updaten (bv. prijswijzigingen)?
  • Offertes
  • Facturen
  • Creditnota's
  • Betalingen
    • Betalingen verwerken
    • Rekeningen
      • Kasboek (overzicht cash transacties)
    • QR-code op facturen
  • Apps - Uitbreidingen
    • ! Apps en koppelingen activeren
      • Zijn alle apps en koppelingen in onFact gratis?
    • Abonnementen (periodieke facturen)
    • Aankoopborderellen
    • Aankopen
      • Aankopen invoeren
        • Hoe kan ik een foto uploaden van een aankoopdocument?
        • Kan je de productwinstmarge invoeren om verkoopprijs automatisch te berekenen?
      • Aankopen verwerken
      • Aankopen betalen
      • Aankopen exporteren voor boekhouding
    • Agenda
    • Andere munteenheden
    • Anderstalige klanten
    • Barcode scanner
    • Betalingsverzoeken
    • Bestelbonnen
    • Climapulse
    • Dagontvangstenboek
    • Datumselectie per lijn
    • Extra tekstvelden
      • Hoe kan ik (een) tussentitel(s) invoegen in documenten?
    • Grootboekrekeningen
    • Incassodienst
    • Inkooporders
    • Kassatickets
    • Kortingen
    • Leeggoed
    • Leveringsadressen
    • Leveringsbonnen
    • Leveringsdatum
    • Maateenheden
    • MailChimp
    • Offerteaanvragen
    • Orderreferentie
    • Periodieke onderhouden
    • Productfoto's
    • Projecten
    • Prospecten
    • Samengestelde producten
    • Staffelprijzen
    • Standaard e-mails
    • Stockbeheer
    • Taken
    • Tijdsregistratie
    • Twikey
    • Werfadressen
    • Werkbonnen
  • Instellingen
    • Dashboard
    • Persoonlijke instellingen
      • Hoe kan ik mijn login e-mailadres aanpassen?
    • Mijn abonnement
      • Mijn bedrijfsvorm is gewijzigd, wat nu?
      • Beveel onFact aan
    • Bedrijfsinformatie
    • Standaardwaarden
    • E-mailinstellingen
      • Verzendopties
        • Via algemeen onFact-adres
        • Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 1)
        • Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)
        • Verzenden via Microsoft
        • Verzenden via Google
        • Via e-mailadres bij andere provider (SMTP)
          • Verzenden via Telenet
          • Verzenden via Skynet
      • E-mailteksten
      • Standaard CC en BCC
      • E-mailtemplates
    • Bijlagen
      • Hoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen?
    • Dagboeken
    • Automatische herinneringen
    • Gebruikers
    • Aangepaste velden bij contacten
    • Wettelijke vermeldingen
    • GDPR
    • Gegevens importeren
      • Hoe kan ik mijn bestaande klanten, producten, facturen, ... naar onFact migreren?
      • Hoe maak ik een CSV bestand?
    • Thema
    • Nummering
      • Kan ik mijn eigen productnummers gebruiken in onFact?
      • Mijn laatste factuur had nr.115, hoe kan ik in onFact starten met factuur nr. 116?
  • Koppelingen
    • Koppeling met de bank
      • CodaBox
      • Ponto
    • Koppeling met de boekhouder
      • Accowin
      • Acta-B LEXAct
      • Admisol
      • Adix
      • Adsolut
      • Allegro
      • Basecone
      • BillToBox
      • Briljant Account
      • ClearFacts
      • CodaBox boekhouding
      • ExactOnline
        • Meerdere onFact accounts koppelen met ExactOnline
        • Foutcodes
      • Exact ProAcc
      • Expert/M
      • Horus
      • Lyanthe
      • Octopus
      • OfficeM (Intradev)
      • Pingwin 5
      • Sage BOB (50)
      • SnelStart
      • Syscom Silicon Financial
      • Tax Advisor
      • Top Account
      • Twinfield
      • Venice
      • VeroCount
      • WinAuditor
      • WinBooks Connect
      • Wings
      • Yuki
      • Zenvoices
    • Koppeling voor online betaling
      • Mollie
        • Mollie betaalterminal
        • Mollie QR code op factuur
      • Payconiq
      • SEPA EPC QR
    • Koppeling met leveranciers
      • APOK
      • Cebeo
      • Desco
      • Facq
      • Rexel
      • STG
      • Van Marcke
    • Koppeling met een webshop
      • Shopify
        • Btw-nummers in Shopify
      • WooCommerce
    • Back-up & synchronisatie
      • onFact Drive
      • Google Drive
      • DropBox
      • SFTP (eigen server)
      • OneDrive
    • Bedrijfsdocumenten
      • E-Box Enterprise
  • Overige functies
    • PEPPOL
      • Aanmelding & verificatie PEPPOL
      • Verzenden via PEPPOL
      • Ontvangen via PEPPOL
    • API
    • Btw-nummer opzoeken
    • Filters
      • Hoe maak ik een extra kolom in overzicht documenten?
      • Hoe zie ik welke documenten ik al doorgestuurd heb naar de boekhouder?
    • Gegevens exporteren
    • Mobiele app
      • Hoe kan ik een foto uploaden van een aankoopdocument?
      • Hoe voeg ik een snelkoppeling toe aan mijn startscherm?
    • Online ondertekenen
    • Rapporten
    • Tags
      • Hoe vermeld ik een gestructureerde mededeling op mijn facturen?
    • Verwerklijsten
    • Verzending via e-mail
    • Verzending via post
  • TEMPLATES
    • Gebruik van templates in onFact
      • Hoe verander ik de standaard volgorde van mijn templates?
      • Kan ik een standaard template instellen per dagboek?
    • Templates afstemmen op je huisstijl
      • Documenttemplates
        • Hoe kan ik een tweede rekeningnummer op mijn documenten plaatsen?
      • E-mailtemplates
        • Hoe kan ik een logo toevoegen aan mijn uitgaande e-mails?
      • Templates aanpassen via interne code
  • VEELGESTELDE VRAGEN (F.A.Q.)
    • Overzicht veelgestelde vragen
Powered by GitBook
On this page
  • Documenten laten ondertekenen door de klant
  • Stap 1: ondertekenknop in je e-mail
  • Stap 2: aanvinken 'Handtekening door klant (of zaakvoerder)
  • Zelf documenten ondertekenen
  • Vereiste handtekeningen standaard instellen

Was this helpful?

Export as PDF
  1. Overige functies

Online ondertekenen

PreviousHoe voeg ik een snelkoppeling toe aan mijn startscherm?NextRapporten

Last updated 9 months ago

Was this helpful?

De administratie van je onderneming eenvoudiger maken en vlotter laten verlopen, dat is het hoofddoel van onFact. Om dit nog eenvoudiger te maken, is het mogelijk om je documenten digitaal te laten ondertekenen. Je klanten kunnen online je document raadplegen via een beveiligde link en onmiddellijk hun handtekening plaatsen. Zo hoeft een klant je of niet meer af te drukken en door te sturen, of kan je op locatie en laten ondertekenen op een tablet of ander mobiel toestel.

Documenten laten ondertekenen door de klant

Stap 1: ondertekenknop in je e-mail

Wanneer je een document via e-mail doorstuurt naar de klant, ga je ook een beveiligde ondertekenknop meesturen in het e-mailbericht. Deze wordt automatisch aangemaakt in onFact.

Stap 2: aanvinken 'Handtekening door klant (of zaakvoerder)

Om de ondertekenknop te activeren, moet je bij aanmaak van je document onderaan de optie 'Handtekening door klant' aanvinken. Vink je ook 'Handtekening door zaakvoerder' aan, dan is er ruimte voor twee handtekeningen.

De mogelijkheid om een handtekening te plaatsen wordt dus enkel zichtbaar wanneer bij het aanmaken van een document de optie 'Handtekening door klant' aangevinkt is.

In de mailbox van de klant kan dit er als volgt uitzien:

Als de klant op de knop in de e-mail doorklikt, opent zich de factuur binnen onFact omgeving. Links staat er een ondertekenvenster, waarin je via muisbeweging, touchpad of vinger (op tablet) een handtekening kan toevoegen.

Na ondertekening verandert de status van de offerte in onFact automatisch in 'Aanvaard'. Je zal ook via e-mail op de hoogte gebracht worden van de ondertekening/aanvaarding en er verschijnt een notificatie rechtsboven naast je e-mailadres.

Zodra de klant de offerte aanvaardt door online ondertekening, kan je deze niet meer aanpassen (zie hangslotsymbool).

Door op het hangslot te klikken kan je echter het document terug ontgrendelen. De status van het document blijft 'Aanvaard', maar de handtekening van de klant wordt verwijderd. Let hier dus bijzonder mee op!

Een meer correcte manier om een aanvaarde offerte te wijzigen/bij te werken is de bestaande offerte te kopiëren naar een nieuwe offerte, en deze opnieuw te laten ondertekenen.

Zelf documenten ondertekenen

Ook als zaakvoerder kan je documenten digitaal ondertekenen. Dit kan ofwel door je eigen handtekening ook via de muis in het systeem te zetten, of door een afbeelding van je handtekening te uploaden. Hiervoor volg je de volgende stappen:

  1. Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf'

  2. Ga naar het tabblad 'Standaardwaarden'

  3. Klik onderaan bij 'Handtekening' op de knop 'Bewerken' naast 'Handtekening zaakvoerder'.

  4. Plaats hier met je muis je handtekening of upload een afbeelding in png, gif of jpg formaat met je handtekening.

Je eigen handtekening wordt enkel op documenten geplaatst wanneer je ook de optie 'Handtekening door zaakvoerder' hebt aangevinkt bij het aanmaken van een document.

Vereiste handtekeningen standaard instellen

Om te vermijden dat je soms vereiste handtekeningen vergeet aan te vinken, kan je deze per documenttype (offerte, bestelbon, leveringsbon) ook standaard gaan instellen. Hiervoor volg je de volgende stappen:

  1. Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf'

  2. Ga naar het tabblad 'Standaardwaarden'

  3. Klik onderaan bij 'Handtekening' op de knop 'Bewerken' naast één van de drie standaarden

  4. Vink hier de handtekeningen aan die je als standaard vereiste handtekening wil instellen voor dit type document.

offerte
bestelbon
leveringsbonnen
werkbonnen