Online ondertekenen

De administratie van je onderneming eenvoudiger maken en vlotter laten verlopen, dat is het hoofddoel van onFact. Om dit nog eenvoudiger te maken, is het mogelijk om je documenten digitaal te laten ondertekenen. Je klanten kunnen online je document raadplegen via een beveiligde link en onmiddellijk hun handtekening plaatsen. Zo hoeft een klant je offerte of bestelbon niet meer af te drukken en door te sturen, of kan je op locatie leveringsbonnen en werkbonnen laten ondertekenen op een tablet of ander mobiel toestel.

Documenten laten ondertekenen door de klant

Stap 1: ondertekenknop in je e-mail

Wanneer je een document via e-mail doorstuurt naar de klant, ga je ook een beveiligde ondertekenknop meesturen in het e-mailbericht. Deze wordt automatisch aangemaakt in onFact.

Stap 2: aanvinken 'Handtekening door klant (of zaakvoerder)

Om de ondertekenknop te activeren, moet je bij aanmaak van je document onderaan de optie 'Handtekening door klant' aanvinken. Vink je ook 'Handtekening door zaakvoerder' aan, dan is er ruimte voor twee handtekeningen.

De mogelijkheid om een handtekening te plaatsen wordt dus enkel zichtbaar wanneer bij het aanmaken van een document de optie 'Handtekening door klant' aangevinkt is.

In de mailbox van de klant kan dit er als volgt uitzien:

Als de klant op de knop in de e-mail doorklikt, opent zich de factuur binnen onFact omgeving. Links staat er een ondertekenvenster, waarin je via muisbeweging, touchpad of vinger (op tablet) een handtekening kan toevoegen.

Na ondertekening verandert de status van de offerte in onFact automatisch in 'Aanvaard'. Je zal ook via e-mail op de hoogte gebracht worden van de ondertekening/aanvaarding en er verschijnt een notificatie rechtsboven naast je e-mailadres.

Zodra de klant de offerte aanvaardt door online ondertekening, kan je deze niet meer aanpassen (zie hangslotsymbool).

Door op het hangslot te klikken kan je echter het document terug ontgrendelen. De status van het document blijft 'Aanvaard', maar de handtekening van de klant wordt verwijderd. Let hier dus bijzonder mee op!

Een meer correcte manier om een aanvaarde offerte te wijzigen/bij te werken is de bestaande offerte te kopiëren naar een nieuwe offerte, en deze opnieuw te laten ondertekenen.

Zelf documenten ondertekenen

Ook als zaakvoerder kan je documenten digitaal ondertekenen. Dit kan ofwel door je eigen handtekening ook via de muis in het systeem te zetten, of door een afbeelding van je handtekening te uploaden. Hiervoor volg je de volgende stappen:

1. Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf'

2. Ga naar het tabblad 'Standaardwaarden'

3. Klik onderaan bij 'Handtekening' op de knop 'Bewerken' naast 'Handtekening zaakvoerder'.

4. Plaats hier met je muis je handtekening of upload een afbeelding in png, gif of jpg formaat met je handtekening.

Je eigen handtekening wordt enkel op documenten geplaatst wanneer je ook de optie 'Handtekening door zaakvoerder' hebt aangevinkt bij het aanmaken van een document.

Vereiste handtekeningen standaard instellen

Om te vermijden dat je soms vereiste handtekeningen vergeet aan te vinken, kan je deze per documenttype (offerte, bestelbon, leveringsbon) ook standaard gaan instellen. Hiervoor volg je de volgende stappen:

1. Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf'

2. Ga naar het tabblad 'Standaardwaarden'

3. Klik onderaan bij 'Handtekening' op de knop 'Bewerken' naast één van de drie standaarden

4. Vink hier de handtekeningen aan die je als standaard vereiste handtekening wil instellen voor dit type document.