Automatische herinneringen instellen

Het is mogelijk om voor openstaande facturen automatische herinneringen aan te maken. Zo kan je bv. een eerste herinnering verzenden 7 dagen na vervaldatum factuur, gevolgd door een tweede herinnering 14 dagen na vervaldatum en een finale herinnering na drie weken.

Om deze in te stellen ga je rechtsboven in onFact naar je e-mailadres.

  1. Klik daar op 'Instellingen bedrijf'. 
  2. Ga naar 'Automatische herinneringen'.
  3. Klik op de gele knop 'Automatische herinneringen beheren'.

Je kan hier een bestaande herinnering bewerken, of een nieuwe automatische herinnering toevoegen. Klik je 'Automatische herinnering toevoegen', dan opent zicht volgend standaard scherm: 

Naam

Je kan de 'Automatische herinneringen' gebruiken om een sequentie van opeenvolgende herinneringen in te stellen. De 'Naam' is een vrij tekstveld voor intern gebruik. Standaard wordt 'Herinnering factuur 1' ingevuld, dan 2, dan 3, ... Kies een naam die duidelijk maakt om de hoeveelste herinnering in de keten het gaat. 

Aantal dagen na verloopdatum

Deze waarde duidt aan hoeveel dagen na verloopdatum factuur de herinnering mag verzonden worden. De herinnering voor een factuur met betaaltermijn van 14 dagen en aanduiding '3 dagen na verloopdatum', zal op de 18e dag na aanmaak factuur verzonden worden.

Nieuwe vervaltermijn

De waarde in dit veld zal gebruikt worden om in de tekst te vermelden als waarde van de tag '%termijn%: "Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %termijn% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer."

Onderschrift

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Dit is de tekst die op het PDF-document van de eigenlijke herinnering zal verschijnen. Je kan deze tekst hier aanpassen (bv. door te typen in het tekstveld) of éénmalig aanpassen voor alle toekomstige herinneringen van dit type. Heb je reeds een ander onderschrift aangemaakt, dan zal dit hier als extra blokje verschijnen onder het titeltje 'Onderschrift'.

In het onderschrift worden de teksten tussen percentage-tekens (%....%) vervangen door echte waardes. 

E-mailbericht

Een standaard e-mailtekst wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Dit is de tekst die in de eigenlijke e-mail, met de betaalherinnering als bijlage, zal verschijnen. Je kan deze tekst hier aanpassen (bv. door te typen in het tekstveld) of éénmalig aanpassen voor alle toekomstige herinneringen van dit type. Misschien wil je de toon in het bericht bij een eerste herinnering iets anders houden dan in bij derde herinnering. Heb je reeds een ander e-mailbericht aangemaakt, dan zal dit hier als extra blokje verschijnen onder het titeltje 'E-mailbericht'.

Ook in deze e-mailtekst worden de teksten tussen percentage-tekens (%....%) vervangen door echte waardes. 

Stuur mij een kopie

Vink dit vak aan om een kopie van de herinneringse-mail naar jezelf te verzenden.

Een herinnering pauzeren

Stel dat een klant een herinnering heeft ontvangen en contact met je heeft opgenomen omtrent de betaling. Dan kan je de automatische herinneringen voor deze bepaalde factuur pauzeren, zodat geen verdere herinneringen worden uitgestuurd. 

In het samenvattingsscherm van de factuur ga je naar de tab 'Herinneringen'. Daar zie je de reeds verzonden en geplande herinneringen, en de mogelijkheid 'Uitzetten voor dit document'. Via die link kan je de herinneringen pauzeren.

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons