Aanmelding & verificatie PEPPOL
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Om e-facturen te ontvangen/verzenden via het PEPPOL-netwerk moet je aangemeld zijn op dit netwerk. onFact regelt dit automatisch: je PEPPOL-adres wordt gegenereerd op basis van het ondernemingsnummer of btw-nummer zoals je dat hebt ingevuld in de 'Bedrijfsinformatie' in je account. Om echter ook actief documenten te gaan verzenden en ontvangen, moet je je bedrijf eenmalig verifiëren.
Krijg je bij het verzenden van je eerste factuur via PEPPOL een foutmelding te zien? Kijk dan zeker na of je btw-of ondernemingsnummer correct is ingevuld in je 'Bedrijfsinformatie'. Verzend nogmaals na het invullen van deze gegevens.
Je verifieert in onFact je bedrijf om factuurfraude tegen te gaan. Via de verificatie gaan we na of de personen die zich aanmelden wel gemachtigd zijn om in naam van de onderneming e-facturen te verzenden (en ontvangen).
Enkel een wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming kan de PEPPOL-verificatie voltooien: zo zijn we zeker dat het bedrijf dat je wil aanmelden op het PEPPOL-netwerk overeenstemt met de door jou verstrekte identificatiegegevens. De verificatie verloopt heel vlot via ItsMe, een e-ID of het opladen van een alternatief identiteitsdocument.
Verifieer je bedrijf in onFact VOOR 30/04/2025 om via het PEPPOL-netwerk te kunnen (blijven) e-facturen verzenden & ontvangen.
De eenmalige verificatie kan gestart worden vanuit factuur verzending, of e-factuur ontvangst.
Als je een factuur via PEPPOL wil verzenden, klik je via de blauwe knop Acties op 'Verzenden via PEPPOL'. Dit brengt je naar de verificatiepagina (eenmalig).
Als je je PEPPOL-inbox wil activeren om e-facturen te ontvangen in onFact, klik je op het icoon aan de rechterkant (zie screenshot). Ook deze tegel brengt je eenmalig naar de verificatiepagina.
Controleer de ingevoerde data, pas aan indien nodig en klik op de groene knop 'Verifieer bedrijfsnummers'.
Aan de hand van het ingevoerde btw- of ondernemingsnummer tonen we de gekoppelde bedrijfsinformatie. Deze info wordt opgehaald vanuit het KBO-register en kan tijdens verificatie niet gewijzigd worden.
Ben je starter of werd je bedrijf recent opgericht? Dan is het mogelijk dat het KBO-register nog niet beschikt over jouw bedrijfsgegevens. Bovenstaande invulvelden zijn dan leeg, zodat je je bedrijfsgegevens handmatig kan aanvullen.
Om documenten te kunnen verzenden en ontvangen via PEPPOL, moeten we nagaan of je een wettelijke vertegenwoordiger bent van je onderneming. Het controleren van de identiteit kan op drie manieren: via ItsMe, via E-ID (mits kaartlezer) of door het handmatig opladen van een alternatief identiteitsbewijs.
In een volgende stap wordt informatie over de wettelijke vertegenwoordiger vergeleken met informatie die wordt opgehaald uit het KBO-register. In geval van manuele controle (bv. omdat er niet kan geïdentificeerd worden via ItsMe of E-ID behandelt ons support-team de verificatie-aanvraag binnen de werkdag.
Bij geslaagde verificatie zie je een bevestiging in de account. Onderaan de pagina is het mogelijk om een e-mailadres toe te voegen. Indien je wenst dat onFact bij ontvangst van een e-factuur deze ook nog eens doorstuurt naar een mailbox-adres, kan je dat e-mailadres hier invoeren. Sowieso komen e-facturen ook rechtstreeks toe in de lijst 'Te verwerken' onder je 'Aankopen'.
E-mailadres reeds aanwezig in onFact: je kan het adres aanpassen naar een specifiek e-mailadres waarop je de facturen wil ontvangen.
Geen e-mailadres aanwezig: indien je wenst dat onFact bij ontvangst van een e-factuur deze ook nog eens doorstuurt naar een mailbox-adres, kan je dat e-mailadres hier in voeren.
Op dit moment is je bedrijf geverifieerd en kan je documenten verzenden via PEPPOL. Wil je ook aankoopfacturen ontvangen in onFact, dan kan je hier je PEPPOL-inbox activeren.
Klik daarvoor aan de rechterkant van de pagina op de groene knop 'Activeer PEPPOL-inbox'. Doe dit voor alle bedrijfsnummers die op deze pagina worden weergegeven. De activering wordt meteen bevestigd:
Als je bedrijf reeds aangemeld is op het PEPPOL-netwerk via een ander platform, zal je dit hier aan de rechterkant te zien krijgen. We geven dan ook aan via welk softwarepakket je op dit moment dan aangemeld bent. Je onderneming kan op het PEPPOL-netwerk maar aangemeld zijn via één platform.
Wens je de aanmelding op PEPPOL toch in onFact te voltooien, dan zal je je eerst moeten afmelden voor PEPPOL-diensten op het andere platform.
Je kan daarvoor best contact opnemen met de support-afdeling/helpdesk van de andere software, met de vraag om je registratie op het PEPPOL-netwerk daar te schrappen.
Zodra je bevestiging ontvangt, kan je de verificatie verder zetten via onFact.
Als je je PEPPOL-registratie niet langer via onFact wil laten verlopen, kan je op twee manieren aanmelden op een ander platform.
Op de controlepagina voorzien we de mogelijkheid om een 'migratiecode' aan te vragen. Die ontvang je via de gele knoppen aan de rechterkant. Afhankelijk van de opties bij jouw nieuwe PEPPOL-provider, kan je via deze migratiecode je PEPPOL-aanmelding verhuizen van onFact naar een ander softwareplatform.
Klik op de rode knoppen aan de rechterkant om je aanwezigheid op het PEPPOL-netwerk via onFact volledig te schrappen.
Opgelet: deze actie gebeurt onmiddellijk en betekent dan ook dat je op dat moment als onderneming niet meer bereikbaar bent voor het ontvangen van e-facturen.
