Laat uw offertes en andere documenten online ondertekenen

De administratie van uw onderneming eenvoudiger maken en vlotter laten verlopen, dat is het hoofddoel van onFact. Om dit nog eenvoudiger te maken, is het mogelijk om uw documenten digitaal te laten ondertekenen. Uw klanten kunnen online uw offerte of andere documenten raadplegen via een beveiligde link en onmiddellijk hun handtekening met de muis, vinger of pen plaatsen. Zo hoeft een klant uw offerte niet meer af te drukken en door te sturen of kunt u op locatie bestelbonnen en leveringsbonnen laten ondertekenen op een tablet.

Documenten laten ondertekenen door de klant

De functie om een document te laten ondertekenen is te vinden naast de printversie die u vanuit onFact kunt openen. Wanneer u een document via e-mail doorstuurt moet u dus een beveiligde link naar de printversie van een specifiek document opnemen in uw e-mail. Hiervoor volgt u volgende stappen:

  • Ga via het menu rechtsboven naar "Instellingen bedrijf"
  • Ga naar het tabblad "E-mail instellingen"
  • Klik onder "Standaard e-mailberichten" op "Bewerken" naast "Offertes". 
  • Klik op het bewerk-icoontje van een tekst
  • Pas de tekst aan en voeg bijvoorbeeld volgende tekst toe met de tag %sign_button% : "U kan deze offerte online goedkeuren door op onderstaande knop te klikken en uw handtekening te plaatsen:
    %sign_button%"
  • Wanneer u u een offerte via e-mail verzendt, zal de tag %sign_button% automatisch vervangen worden door een knop naar de online offerte waar de klant zijn handtekening kan plaatsen. 
De mogelijkheid om een handtekening te plaatsen is enkel zichtbaar wanneer u ook tijdens het aanmaken van een document de optie "Handtekening door klant" aanvinkt. 

Zelf documenten ondertekenen

Ook als zaakvoerder kunt u de documenten digitaal ondertekenen. Dit kan ofwel door ook uw handtekening via de muis in het systeem te zetten of door een afbeelding van uw handtekening te uploaden. Hiervoor volgt u volgende stappen:

  • Ga via het menu rechtsboven naar "Instellingen bedrijf"
  • Ga naar het tabblad "Standaardwaarden documenten"
  • Klik onderaan onder "Handtekening" op de knop "bewerken".
  • Plaats hier met uw muis uw handtekening in de kader OF upload een afbeelding in png, gif of jpg formaat met uw handtekening. 

Uw handtekening wordt enkel op documenten geplaatst wanneer u ook de optie "Handtekening door zaakvoerder" aanvinkt bij het aanmaken van een document.

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons