Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 1)

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit onFact met je eigen domeinnaam, bijvoorbeeld @jouwbedrijf.be, dan moet je enkele technische instellingen toevoegen aan je domeinnaam om onFact toestemming te geven om e-mails te sturen in jouw naam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen).‌

Ben je geen eigenaar van de domeinnaam die je gebruikt? Dan moet je de 'SMTP methode' gebruiken.

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

Veld	Wat de ontvanger van je e-mail ziet
Naam afzender	Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie
E-mailadres afzender	Je e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie (bv. [e-mail]) of een ander adres binnen dezelfde domeinnaam (bv. [e-mail])
Antwoordadres	Je e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie (bv. [e-mail]) of een ander adres binnen dezelfde domeinnaam (bv. [e-mail])

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet enkele mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor je eigen domeinnaam optie 'Verzending via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)'.

Dit kan er als volgt uitzien:

Blijf je binnen dezelfde domeinnaam met de e-mailadressen die je hierboven invult, dan kan je meteen naar de 'E-mail verificatie instellingen' gaan. Heb je bv. als antwoordadres een adres gekozen dat in een andere domeinnaam ligt, klik dan eerst op de groene knop 'Configuratieinstellingen ophalen'.

Om er voor te zorgen dat je e-mails niet als SPAM behandeld worden, moet je ook nog enkele instellingen aanpassen op beheersniveau van je domeinnaam. Je kan deze informatie ook doorgeven aan de beheerder van je domeinnaam om via die weg de instellingen aan te passen. Deze verschijnen onderaan de pagina:

Klik op 'Opslaan' om de gekozen verzendmethode toe te passen.

Via de knop 'Instellingen als PDF downloaden' kan je een PDF genereren met de technische info, die je aan de beheerder van je domeinnaam kan bezorgen.

Kies een alternatief verzendadres

Nadat je op 'Opslaan' hebt geklikt bij de domeinnaamconfiguraties, verschijnt een extra kader: 'Alternatieve verzendadressen'.

Hier kan je optioneel extra e-mailadressen gaan toevoegen om onder andere:

• bij het verzenden van een e-mail te kunnen kiezen uit enkele beschikbare verzendadressen

• bepaalde documenttypes (bv. offertes) automatisch te verzenden vanuit een specifiek e-mailadres (bv. [e-mail])

• documenten te verzenden vanuit het e-mailadres gekoppeld aan een gebruiker

• documenten automatisch te verzenden met opmaak van je e-mail via een e-mailtemplate

Klik op de groene knop 'Alternatief verzendadres toevoegen'. Je kan een 'Van' naam en een e-mailadres invoeren.

Zodra een adres werd toegevoegd, verschijnen de beschikbare verzendopties:

Klik op de gele knop 'Bewerken' om in te stellen op welke manier je alternatieve adressen wil gebruiken. Een keuzemenu opent zich:

• Selecteer verzendadres bij het verzenden van een e-mail:

• Stel een verzendadres in per gebruiker:

• Stel een verzendadres in per documenttype:

• Stel een verzendadres in per e-mailtemplate:

Selecteer verzendadres bij het verzenden van een e-mail

Als je deze optie selecteert kan je bij het eigenlijke verzenden van een e-mail de keuze krijgen tussen alle door jou ingevoerde alternatieve verzendadressen. Voorbeeld:

Stel verzendadres in per gebruiker

Als je deze optie selecteert kan je per gebruiker een verzendadres instellen. Is gebruiker '[e-mail]' ingelogd, dan worden de documenten die hij verzendt vanuit onFact, verzonden vanuit zijn e-mailadres '[e-mail]' en niet vanuit het algemene e-mailadres van het bedrijf.

Stel verzendadres in per documenttype

Als je deze optie selecteert worden specifieke documenttypes verzonden door een specifiek e-mailadres, bv. alle offertes worden verzonden vanuit '[e-mail]', facturen vanuit '[e-mail]' enz.

Stel verzendadres in per e-mailtemplate

Als je deze optie selecteert kan je een e-mailtemplate koppelen aan een e-mailadres. Zo zullen e-mails verzonden via '[e-mail]' altijd verzonden worden via een template met opmaak.

Lees hier hoe je in onFact gebruik kan maken van e-mailtemplates om je e-mails op te maken.

E-mailadres valideren

De ingevoerde e-mailadressen moeten gevalideerd worden. Staat er een rood kruis naast het e-mailadres, dan moet je via de gele knop 'Valideer' verder gaan.

Je ziet nu enkele verificatie-instellingen verschijnen. In de linkerkolom 'Geldig' zie je of deze records reeds correct werden aangepast. Verschijnt hier een rood teken, dan moet je ook deze records nog even aanpassen op het niveau van je domeinnaambeheer.

Als de domeinnaam van de e-mailvalidatie (bv. ... @starcomm.be) dezelfde is als het basisadres ([e-mail]), moet dit niet opnieuw ingesteld worden en volstaat het om in dit scherm hieronder op 'Valideer' te klikken.

Klik onderaan op 'Valideer'; in het overzicht van je alternatieve e-mailadressen verschijnt er nu een groen vinkje naast het e-mailadres.