WooCommerce
Last updated
Last updated
WooCommerce is een populaire WordPress-plugin waarmee je eenvoudig een webshop kan opzetten. Via de WooCommerce-koppeling in onFact kan je een bestelling uit je WooCommerce webshop automatisch omzetten in een bestelbon, leveringsbon of factuur. Die kan dan vanuit onFact (automatisch) naar de klant verzonden worden via e-mail.
De WooCommerce-koppeling kan je activeren via 'Apps en koppelingen'.
Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.
Bij 'Geavanceerde apps en koppelingen' ga je naar 'WooCommerce'.
Klik op de groene knop 'Activeren'.
Zodra de koppeling geactiveerd is, verschijnt er aan de linkerzijde een gele knop 'Configureren'. Klik er op om de koppeling in te stellen.
Een "webhook" zorgt ervoor dat je WooCommerce webshop alle informatie over de bestelling gaat doorsturen naar onFact op het moment dat een bestelling geplaatst wordt.
Om de koppeling tussen onFact en WooCommerce in te stellen, moet je twee webhooks instellen en daarbij enkele gegevens uit onFact in je eigen WooCommerce omgeving invoeren.
Wil je WooCommerce-bestellingen laten aanmaken in een specifieke template en/of een specifiek dagboek in onFact, lees dan eerst 'Instellingen template/dagboek'.
Ga naar het admin-paneel van je webshop:
Klik daar onder 'WooCommerce' op 'Settings' (of 'Instellingen, afhankelijk van je taalkeuze). Zie stap (1) in de afbeelding hieronder.
Ga naar de tab 'Advanced' / 'Geavanceerd' (2)
Ga in het menu daaronder naar 'Webhooks' (3)
Klik dan op de knop 'Add webhook' / 'Webhook toevoegen' (4)
Je krijgt nu de volgende velden te zien:
Naam: vrij keuze, geef een voor jou betekenisvolle naam aan deze opdracht (bv. 'onFact.be')
Status: selecteer 'Active' / 'Actief'
Topic: selecteer hier de gepaste actie voor jouw workflow.
Kies voor de eerste webhook 'Order Created' / 'Bestelling aangemaakt'
Kies voor de tweede webhook 'Order Updated' / 'Order bijgewerkt'
Delivery URL: kopieer de waarde uit het veld 'Delivery URL' in onFact naar dit veld in WooCommerce
Secret: kopieer de waarde uit het veld 'Secret' in onFact naar dit veld in WooCommerce
API Version: hier laat je de voorgestelde selectie staan (hoef je niet te wijzigen)
Klik op 'Save webhook' / 'Webhook opslaan' om deze op te slaan in WooCommerce.
Herhaal deze stappen voor het instellen van de tweede webhook.
Je kan nu terugkeren naar het configuratiescherm in onFact. Bestellingen die in WooCommerce geplaatst worden, worden nu doorgestuurd naar onFact.
Kies in dit gedeelte welk type document er in onFact moet aangemaakt worden, wanneer het moet aangemaakt worden, en hoe het zal verzonden worden.
Je kan daarbij kiezen voor het aanmaken van een bestelbon, een leveringsbon of een factuur.
Vervolgens selecteer je wanneer het document aangemaakt wordt: zodra in WooCommerce de bestelling is aangemaakt, of pas wanneer een bestelling ook betaald werd.
Vink je 'Automatisch verzenden via e-mail' aan, dan wordt het document meteen verzonden naar het e-mailadres waarmee de bestelling in WooCommerce geplaatst werd. Vink je dit niet aan, dan wordt het document aangemaakt met status 'Concept' in onFact en dien je het zelf nog te verzenden.
Als een klant in WooCommerce iets invult in het veld 'Order opmerking', wordt dit op de onFact documenten weergegeven in het veld 'Extra tekstveld boven tabel'. In de onFact interface verschijnt dit in het veld 'Interne nota' van het document.
Via 'startdatum' kan je aangeven vanaf wanneer de koppeling actief moet zijn. Stel deze in om bv. te vermijden dat bij aanpassing van een bestelstatus uit het verleden, er toch nog een document zou worden aangemaakt in onFact.
Je kan het onderschrift op het document zelf instellen en daarbij verschillende teksten gebruiken voor documenten van bestellingen die reeds betaald werden, of nog moeten betaald worden. Als je de app 'Anderstalige klanten' geactiveerd hebt, kan je deze teksten instellen per taal.
Je kan ook de tekst voor de begeleidende e-mail instellen. Ook hier kan onderscheid gemaakt worden tussen een e-mailtekst voor een reeds betaald, of nog te betalen bestelling.
Als je de optie 'Automatisch verzenden via e-mail' hebt aangevinkt, zal de klant meteen na zijn bestelling via je webshop een e-mail ontvangen van onFact met daarin het aangemaakte document. Standaard wordt er ook vanuit WooCommerce een e-mail verzonden naar de klant, na een bestelling. Om te vermijden dat de klant dubbele e-mails ontvangt, kan je er voor kiezen om de e-mail die vanuit WooCommerce vertrekt, uit te schakelen.
Dit beheer je via 'Settings' / 'Instellingen', dan bovenaan de tab 'E-mails'. Hier zie je een lijst van alle actieve e-mails die door WooCommerce worden verzonden. Je kan bijvoorbeeld de e-mail m.b.t. 'Nieuwe bestelling' uitschakelen, zodat enkel de onFact e-mail bij de klant aankomt.
Wil je de onFact-factuur verzenden naar je WooCommerce-klant en is deze nog niet betaald, dan kan je deze laten betalen via Mollie of Payconiq QR (net zoals een reguliere factuur).
Let bij achteraf betalen via bankoverschrijving op dat je aan de klant vraagt om te betalen op basis van het factuurnummer of gestructureerde mededeling, zoals bij een reguliere onFact-factuur. Op die manier kan de betaling in onFact afgepunt worden.
Werk je in onFact met stockbeheer? Maak dan de keuze om je voorraad ofwel in onFact, ofwel in WooCommerce te beheren. De koppeling voorziet geen synchronisatie van de voorraad tussen de beide systemen. Zodra in onFact een factuur wordt aangemaakt voor een item, wijzigt de stock automatisch. Het is dan ook aangeraden om in je webshop geen voorraad aantallen weer te geven, en deze enkel in onFact te verwerken.
Als je de standaard webhooks gebruikt, worden je WooCommerce-bestellingen aangemaakt in je standaard template en standaard dagboek. Je kan zelf je template en dagboek voor deze bestellingen kiezen: om dat in te stellen moet je extra info toevoegen aan de webhook-URLs.
Voorbeeld standaard webhook-URL: https://api5.onfact.be/.........../process/1234?webhook=create
Om een bepaalde template toe te wijzen voeg je toe: &template_id=ID
'ID' vervang je door het ID van de template. Dit vind je als volgt:
Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact en kies 'Instellingen bedrijf'. Ga vervolgens naar 'Templates'.
Klik op 'Template personaliseren' bij de template die je wil selecteren voor WooCommerce. In de bovenbalk van de browser zie je een URL die eindigt met een cijferreeks (voorbeeld: https://app.onfact.be/......./templates-personalize/98765.
Het 'ID' is de cijferreeks, in dit voorbeeld '98765'.
Een voorbeeld van de uiteindelijke webhook-URL kan dan zijn: https://api5.onfact.be/.........../process/1234?webhook=create&template_id=98765
Om documenten in een bepaald dagboek te laten toekomen voeg je toe: &journal_id=ID
'ID' vervang je door het ID van het dagboek. Dit vind je als volgt:
Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact en kies 'Instellingen bedrijf'. Ga vervolgens naar 'Dagboeken en nummering'.
Klik bij 'Verkoopdagboeken' op 'Bewerken' bij het dagboek dat je wil selecteren. In de bovenbalk van de browser zie je een URL die eindigt met een cijferreeks (voorbeeld: https://app.onfact.be/....../edit-journals/edit/2244.
Het 'ID' is de cijferreeks, in dit voorbeeld '2244'.
Een voorbeeld van de uiteindelijke webhook-URL kan dan zijn: https://api5.onfact.be/.........../process/1234?webhook=create&journal_id=2244
Wil je zowel een template als een uiteindelijk dagboek selecteren, dan combineer je beide achtervoegsels. Een voorbeeld van uiteindelijke webhook-URL kan dan zijn:
https://api5.onfact.be/.........../process/1234?webhook=create&template_id=98765&journal_id=2244
Voeg deze info toe aan de beide webhook-URLs (zowel 'create' EN 'update').
Factureer je ook aan andere bedrijven, dan moet je in je WooCommerce omgeving een plugin activeren om het btw-nummer van je klant mee te verzenden naar onFact. Een voorbeeld is 'EU/UK VAT Manager for WooCommerce':
Alternatief kan je een eigen veld aanmaken met als interne veldnaam 'vat_number'. De waarde uit dit veld zal ook doorstromen naar onFact om op de factuur vermeld te worden.
