Nummering

Standaard stelt onFact een bepaalde nummeringsstructuur voor. Die kan je eenvoudig wijzigen. In onFact zijn er heel wat zaken waarvan je de nummering kan aanpassen:

• alle contacten (prospecten / particuliere klanten / professionele klanten / leveranciers)

• producten

• alle documenttypes (facturen / creditnota's / offertes / bestelbonnen / ...)

In sommige gevallen zijn deze nummers onveranderd (bv. productnummers), bij documenten bestaat de nummering vaak uit een vast + variabel gedeelte (oplopend volgnummer).

Om het documentnummer in te stellen en automatisch te laten oplopen, moet je de startdatum van je boekjaar correct instellen en jouw gewenste nummeringsstructuur kiezen.

Instellingen boekjaar

De eindcijfers van documenten in onFact tellen op (bv. factuur F2021001, F2021002, ...). Elk jaar start deze eindnummering weer vanaf nul, bij de start van het nieuwe boekjaar. Deze startdatum is niet voor elke onderneming dezelfde en kan per account ingesteld worden. Standaard staat de startdatum op 1 januari. Als dat ook de startdatum van jouw boekjaar is, hoef je hier niets aan te veranderen.

Om deze datum te wijzigen of na te kijken ga je naar de sectie 'Dagboeken'.

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Ga naar de tab 'Dagboeken en nummering'

4. Klik naast 'Instellingen boekjaar' op de gele knop 'Bewerken'

5. In het bewerkvenster kan je vervolgens de dag en de maand kiezen voor jouw startdatum boekjaar.

6. Klik op 'Opslaan' om je instellingen te bewaren.

Opmaak nummering contacten en producten

Standaard zal onFact volgende nummeringsstructuur hanteren:

De nummering aanpassen doe je in de sectie 'Dagboeken'.

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Ga naar de tab 'Dagboeken en nummering'

4. Klik naast 'Opmaak nummering contacten en producten' op de gele knop 'Bewerken'

De nummering bestaat in de standaard opmaak uit letters (bv. 'C' voor 'Customer') en cijfers. In dit voorbeeld staan er 5 cijfers vermeld '(5)'. Je eerste klant zou er dus als volgt uitzien: C00001, gevolgd door C00002, C00003, enz.

Naargelang je eigen wensen zijn er meerdere instellingen mogelijk. Een combinatie als 'PK-(3)' zal bijvoorbeeld een nummer 'PK-001' opleveren. Wanneer je de nummering wijzigt, zal je in het grijze venster rechts meteen een live voorbeeld van je nieuwe nummering zien.

Let op: als je reeds met onFact werkt en tijdens het gebruik beslist om je nummering te wijzigen, kan de nummering van reeds ingevoerde klanten of producten mee wijzigen! Dit hangt af van de invoermethode (bv. import met eigen nummers) en structuur. Ga je bijvoorbeeld van 3 naar 5 cijfers in het volgnummer, dan worden standaard aangemaakte klanten hernummerd met extra nullen in hun volgnummer.

Vragen hierover? Neem contact op met support via [e-mail].

Opmaak nummering documenten verkoop

Standaard zal onFact volgende nummeringsstructuur hanteren:

De nummering aanpassen doe je in de sectie 'Dagboeken'.

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Ga naar de tab 'Dagboeken en nummering'

4. Klik naast 'Verkoopdagboek algemeen' op de gele knop 'Bewerken'

Afhankelijk van je instellingen van deze dagboeken, zal je hier één of meerdere dagboeken zien staan.

Voor nummering zijn er twee mogelijkheden:

Keuze uit drop-down menu

Als je in het veld met de nummer klikt, verschijnt er een drop-down menu:

Je kan een keuze maken uit één van de vooraf ingestelde nummeringen.

Keuze via aangepaste nummering gebruiken

Klik je op de knop 'Aangepaste nummering gebruiken', dan zal je nummering op een andere manier worden weergegeven. Bij de eerste drie documenttypes hieronder werd er geklikt op 'Aangepaste nummering gebruiken':

Via deze optie kan je de nummering zelf verder gaan aanpassen op basis van een combinatie van 'tags'. De beschikbare tags vind je bovenaan achter de knop 'I - Tags' en zal openen als een pop-up venster:

Met de beschikbare tags kan je eigen combinaties aanmaken voor nummering. Voorbeelden:

Combinatie tags	Visueel resultaat nummering	Betekenis
O%Y%m(3)	O202103001	Offerte, boekjaar in 4 cijfers, maand in 2 cijfers, 3-cijferig volgnummer
FAC%bh(4)	F22-0001	Factuur, hoogste boekjaar in 2 cijfers, koppelteken, 4-cijferig volgnummer

Opmaak nummering documenten aankoop

Het gebruik van aankoopdagboeken is vergelijkbaar aan deze van verkoopdagboeken; voor nummering zie hoofdstuk hierboven. In de sectie 'Aankoopdagboeken' kan je de nummering aanpassen van

• aankoopborderellen

• inkooporders