Stockbeheer
Stockbeheer in onFact helpt je om meteen zicht te krijgen op je actuele voorraad.
Stockbeheer activeren
Stockbeheer is een uitbreiding die je eerst moet activeren.
Ga daarvoor rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
Selecteer 'Apps en koppelingen'.
Bij de apps en koppelingen m.b.t. producten kies je 'Stockbeheer'; klik op de groene knop 'Activeren'.
Je kan hier meteen kiezen om via de gele knop te 'Configureren'. Je krijgt de keuze:
Stockberekening gebaseerd op facturen: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt in een factuur.
Stockberekening gebaseerd op facturen en kassatickets: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt in een factuur of via een kassaticket.
Stockberekening gebaseerd op leveringsbonnen en werkbonnen: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt op een leveringsbon of in een werkbon.
"Wat met producten die vermeld worden op bestelbonnen"? Daarvoor bestaat een virtuele stock, zie verder in dit artikel.
Stockbeheer activeren per product
Je moet het stockbeheer ook per product activeren; dit kan je gaan doen voor bestaande producten, of nieuwe producten die je toevoegt.
Bestaand product
Stockbeheer gebruiken voor een bestaand product, regel je in de detailfiche van het product.
Klik onder het titeltje 'Stockbeheer' op de groene knop 'Activeer stockbeheer voor dit product'. Nu zal onFact meteen door je gemaakte facturen, leveringsbonnen of kassatickets (afh. je gekozen instelling bij 'Stockbeheer activeren') gaan kijken hoeveel artikels je reeds verkocht.
In het voorbeeld hieronder werden er reeds drie stuks verkocht. Omdat we nog nooit een voorraad hebben toegevoegd, wordt de stock aangeduid als '-3'.
Het is wel mogelijk de actuele stock van dit product te updaten.
Klik daarvoor op de groene knop 'Stockwijziging toevoegen'.
In het veld 'Correctie' kan je een actuele stockwaarde invoeren, bv. '10'.
In het veld 'Reden stockwijziging' kan je eventueel een verklarende nota opnemen.
Door het toevoegen van deze nieuwe waarde, zal de stock gecorrigeerd worden. Er zal nu een stock van 7 artikels getoond worden; de stockwijziging (10) minus reeds verkochte artikelen (3).
Het is ook mogelijk om de stock negatief te corrigeren; stel dat een product stukgaat kan je bv. correctie '-1' uitvoeren om dit item uit je stocktelling te verwijderen.
Nieuw product
Als je stockbeheer geactiveerd hebt, zullen er bij de aanmaak van een nieuw product ook extra velden m.b.t. stockbeheer verschijnen:
Stockbeheer: keuze om stock voor dit product op te volgen, of niet
Stock waarschuwingsniveau: in dit veld kan je aangeven vanaf welke hoeveelheid er een stockwaarschuwing moet verschijnen. Geef je bv. cijfer '3' in, dan wordt een stockwaarschuwing getoond zodra de stock nog slechts 3 stuks van dit product bevat.
Stockwaarden updaten via Aankopen
Je kan je stock updaten vanuit de verwerking van je aankoopfacturen. Activeer daarvoor in je aankoopvenster rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.
In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Als deze producten reeds bestaan in je huidige productenlijst, kan je ze koppelen aan hun productfiche. Zodra onder het product verschijnt '... wordt gekoppeld aan productfiche XYZ', zal je stockcijfer bijgewerkt worden met de door jou ingevoerde stuks in 'aantal'. Geef je hier aan 10 stuks van product A bij te kopen, dan zal de voorraad van product A ook met 10 stuks omhoog gaan.
Via de blauwe knop aan de linkerkant van de productlijn kan je ook meteen een nieuw product toevoegen aan je lijst van producten, en daarbij meteen de juiste stockcijfers opslaan.
Stockwaarden updaten via import
Bij het importeren van producten kan je een kolom met de actuele stockwaarden opnemen in je importbestand. Op die manier kan je meteen de actuele stockwaarden voor je producten in 1x inladen in onFact.
Virtuele / Actuele stock
onFact maakt een onderscheid tussen de virtuele en de actuele stock.
De actuele stock is de stocktelling op basis van jouw keuze bij activering en configuratie; stockberekening op basis van facturen, kassatickets of leveringsbonnen. Hierin wordt dus alles meegerekend wat effectief aangerekend of geleverd is.
De virtuele stock is de stocktelling op basis van bestelbonnen. In deze telling wordt niet enkel rekening gehouden met wat reeds gefactureerd of geleverd is, maar ook met wat door klanten reeds besteld is. Als klanten meer zouden bestellen dan wat er actueel in stock is, zie je dit meteen bij de stockwaarschuwingen.
In het voorbeeld hierboven bedroeg de actuele stock 10 stuks. Daarvan werden er reeds 3 gefactureerd. Actuele stock = 7 stuks. Er werd echter ook een bestelbon opgemaakt voor 2 stuks. Virtuele stock = actuele stock - 2 bestelde = 5 stuks. Kopieer je deze bestelbon naar een factuur, dan zullen beide stocks weer dezelfde zijn.
Overzicht stock
Stock waarschuwingsniveau
Als je voor een product een waarschuwingsniveau hebt ingesteld, zullen stockcijfers in het rood worden weergegevens wanneer de stock onder het waarschuwingsniveau duikt. Op die manier zie je meteen welke producten moeten aangevuld worden.
Op je dashboard
Producten met een lage stock worden ook weergegeven op je onFact dashboard:
Via producten
De stock kan ook bekeken worden in het overzicht van je producten, zoals hieronder:
Of per product, wanneer je naar de detailfiche van een product gaat:
Via verwerklijst
In de verwerklijst krijg je tenslotte ook een overzicht van de producten met een lage stock (afgestemd op waarschuwingsniveau). Deze lijst kan je bekijken via de tandwieltjes, links naast je e-mailadres in de rechterbovenhoek.
Last updated
