Abonnementen (periodieke facturen)
Last updated
Last updated
Via de app 'Abonnementen' kan je op gezette tijdstippen terugkerende facturen opmaken aan je klanten (bv. maandelijkse facturatie, lidmaatschap, ...). Maak elke week, maand, kwartaal of jaar dezelfde factuur aan en bezorg deze automatisch aan de klant. Datum en volgnummer worden automatisch ingevuld zodat je geen manueel werk meer hebt.
'Abonnementen' vind je als een app in onFact. Om ze te activeren, doe je het volgende:
Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op
Ga naar de tab 'Apps en koppelingen'
Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'
Klik op de groene knop 'Activeren' naast de app 'Abonnementen'.
De knop 'Configureren' hoef je niet te gebruiken, zie daarvoor 'Abonnementstemplate'.
Zodra de app geactiveerd is, zal je in het linker onFact-menu 'Abonnementen' zien staan.
Om een abonnement aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Abonnement aanmaken'. De opmaak verloopt gelijk aan de opmaak van reguliere facturen in onFact.
Dit onderscheidt een reguliere factuur van een abonnement. Hier bepaal je volgens welke instellingen de facturen automatisch verzonden worden.
Startdatum: de datum waarop je eerste abonnementsfactuur zal aangemaakt worden. Deze kan ook in het verleden liggen, maar dan zal je eerstvolgende factuur pas worden aangemaakt vanaf de eerstkomende facturatiedatum. Voorbeeld: maak je op 07/06 een abo aan dat start vanaf 01/06, dan zal de eerste abonnementsfactuur pas uitgaan op 01/07.
Vink je een einddatum aan, dan zal je ook deze kunnen instellen.
Uur van aanmaken: geef hier het uur in waarop de factuur moet aangemaakt en verzonden worden (zie ook verder).
Frequentie: kies uit wekelijks/maandelijks/elk kwartaal/jaarlijks/tweejaarlijks.
Actief: wil je het abonnement al aanmaken maar de cyclus nog niet laten starten, dan vink je dit uit. Ga je het abonnement pas actief maken nadat je eerste facturatiedatum is verstreken, dan zal er pas op de eerstkomende facturatiedatum een factuur worden opgemaakt.
Volgende factuurdata: een overzicht van de volgende factuurdata, op basis van de door jou ingevoerde instellingen.
Indien je een abonnement aanmaakt op 1/01 om 14u30, met eerstkomende factuurdatum ook 1/01 en het 'Uur van aanmaken' van het abonnement staat ingesteld op 11u, zal onFact gedurende 1/01 alsnog een factuur verzenden. Dit gebeurt op het eerstkomende volledige uur, in dit concreet voorbeeld zal er dus om 15u alsnog een factuur verzonden worden.
Het abonnement is vandaag aangemaakt en de factuurdatum van de eerstkomende factuur is vandaag: het systeem zal nog checken of er vandaag een factuur werd aangemaakt. Is dit niet gebeurd op het ingestelde 'Uur van aanmaken' (omdat het abonnement toen nog niet actief was), zal de factuur worden aangemaakt op het eerstkomende volledig uur.
Het abonnement is vandaag aangemaakt (bv. 1/01) maar de factum van de eerstkomende factuur is bv. 3/01: het systeem zal pas een eerste factuur aanmaken op 3/01 om 11u, niet tevoren.
De verdere samenstelling van een abonnement is gelijkaardig aan de samenstelling van een factuur in onFact. Daarvoor verwijzen we naar de handleiding 'Factuur maken'.
Een abonnement wordt doorgaans aangemaakt om doorheen lange(re) tijd, eenzelfde prijs aan te rekenen. Als je in onFact bv. de prijs van artikel X wijzigt en artikel X wordt ook vermeld in een abonnement, zal de prijs van artikel X wijzigen in je productlijst maar niet automatisch in je abonnement. Dit om bv. de mogelijkheid te laten om bestaande klanten te factureren aan tarief A van product X, en nieuwe klanten aan tarief B van product X.
Wil de de prijs van een product toch updaten in de lopende abonnementen, ga dan naar de productfiche en klik aan de rechterzijde op 'Abonnementen'.
Hier wordt vermeld in hoeveel abonnementen het product gebruikt wordt. Om alle abonnementen te updaten met de bijgewerkte productprijs, klik je op de gele knop 'Abonnementen updaten naar de huidige productprijs'.
In de vrije tekstvelden van een abonnement (bv. optionele omschrijving product, tekst boven tabel, onderschrift, ...) kan je gebruik maken van tags. Deze kunnen bepaalde waarden in je document doen wijzigen, afhankelijk van bv. de datum van de factuur, een eventuele einddatum, ...).
Bij een abonnement zijn er extra tags beschikbaar voor de datumnotatie. De tag %start% wordt bijvoorbeeld omgezet in de datum van de factuur, de tag %end% in de dag voor de volgende factuurdatum.
De lijst van beschikbare tags vind je achter de knop 'Tags' rechtsboven de tekstvakken.
Aan het einde van de abonnementspagina kan je kiezen tussen twee verzendopties:
Je gaat de factuur laten aanmaken door de abonnementsmodule, maar ze wordt niet automatisch door onFact verzonden. Als de factuur op gekozen dag en uur is aangemaakt door de abonnementsmodule, verschijnt ze als 'Concept' op de abonnementspagina en in het overzicht van je reguliere facturen. Je kan van daaruit dan kiezen om ze per e-mail te verzenden.
Kies je deze optie, dan opent zich een extra e-mailvenster. Je kan hier de tekst van het e-mailbericht aanpassen dat zal vertrekken samen met de automatisch aangemaakte factuur. Standaard wordt hier de tekst overgenomen die je ook hebt ingesteld voor verzending van de reguliere facturen.
Let op: de tekst die je hier instelt, zal dezelfde zijn voor alle toekomstige facturen in dit abonnement.
Klik op 'Toevoegen' om het abonnement te activeren. Wanneer de factuurdatum gekomen is, zal de factuur automatisch verzonden worden en de factuur dan ook als 'verzonden' in dit abonnement verschijnen:
De aangemaakte abonnementen verschijnen in je overzicht van abonnementen.
In het detailzicht van het abonnement kan je het via de knop bovenaan ook 'pauzeren'. Dit vermijdt dat er nog verdere e-mails verzonden worden, of facturen binnen dit abonnement worden aangemaakt. Opnieuw activeren kan eenvoudig door opnieuw op de knop te drukken. Er zal dan een nieuwe factuur worden opgemaakt vanaf de eerstkomende facturatiedatum in de cyclus.
Je kan in onFact ook templates voor abonnementen gaan gebruiken. Dergelijke templates kunnen gebruikt worden wanneer je abonnementen hebt met dezelfde producten en omschrijvingen, voor verschillende klanten. Zo hoef je bij een prijswijziging enkel de template aan te passen; alle abonnementen die de template gebruiken wijzigen mee.
Zo'n template instellen doe je als volgt:
Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.
Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.
Klik op de gele knop 'Configureren' naast de app 'Abonnementen'.
Om een nieuwe template aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Abonnement aanmaken'.
In de Abonnementinformatie geef je je template een naam (bv. Lidmaatschap), een uur van aanmaken factuur en een frequentie.
Ga je nu in het overzicht van je abonnementen een nieuw abonnement aanmaken, dan kan je bovenaan kiezen voor een template. In het voorbeeld hieronder zie je de keuze 'Nieuw abonnement zonder template', of gebruik maken van de template 'Lidmaatschap', waarin reeds een maandelijks abonnement van €25/maand is aangemaakt.
Ga je daaronder nu een klant invoeren, dan zal meteen alles worden ingesteld (prijs, omschrijving, frequentie, e-mailbericht, ...) voor een facturatiecyclus aan die specifieke klant. Op die manier kan je vaak terugkerende abonnementen gebruiken voor meerdere klanten.
Wil je de prijs van dit abonnement wijzigen, dan hoef je dit enkel te doen op niveau van de template. Van zodra deze prijswijziging wordt opgeslagen, zal deze automatisch worden meegenomen vanaf de eerstkomende facturatiedatum voor deze template, en dat voor alle klanten die dergelijk gekoppeld abonnement hebben.
