E-mails verzenden vanuit onFact: instellingen

U heeft enkele mogelijkheden om e-mails met documenten rechtstreeks te verzenden vanuit onFact. U kan deze e-mails bv. verzenden onder uw eigen e-mailadres. In dit artikel leest u hoe u de verschillende instellingen kan configureren. 

E-mailinstellingen verzenden/antwoorden

Standaard worden de e-mailinstellingen als volgt opgezet:

Veld Waarde
"Van" e-mailadres noreply@uit.onfact.be
"Van" naam Uw bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie
Antwoordadres Uw e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie
Verzendmethode Verzending via globaal @onfact adres, antwoord op uw e-mailadres

Het is mogelijk om al deze waarden aan te passen. 

  1. Ga daarvoor rechtsboven naar uw e-mailadres;
  2. Kies in het menu 'E-mail instellingen';
  3. Klik naast 'E-mailinstellingen' op 'Bewerken'. 

Naast 'Verzenden via' ziet u vier mogelijkheden:

  1. Verzending via globaal @onfact adres, antwoord op uw e-mailadres (Eenvoudig)
  2. Verzending via eigen e-mailadres (Configuratie vereist)
  3. Verzending via eigen server e-mailadres (SMTP) (Configuratie vereist)
  4. Verzending via open server (SPAM gevoelig)

Welke optie is meest geschikt voor mij?

Type verzending onFact Mijn situatie Wat moet ik hier zelf voor doen?
Via globaal adres E-mails worden verzonden met als afzendadres noreply@out.onfact.be en beantwoord naar mijn eigen e-mailadres Wordt voorzien door onFact, u hoeft zelf niets te doen.
Via eigen e-mailadres E-mails worden verzonden en beantwoord via mijn eigen e-mailadres, gekoppeld aan mijn eigen domeinnaam (bv. @kastmaatwerk.be, @trekkinglife.org, @zeger-cars.be, ...) U moet enkele instellingen wijzigen in het beheer van uw domeinnaam (of u vraagt uw domeinnaambeheerder dit te doen)
Via eigen server e-mailadres E-mails worden verzonden en beantwoord via mijn eigen e-mailadres, gekoppeld aan een overkoepelende domeinnaam (bv. @telenet.be, @gmail.com, @hotmail.com, ...) U moet enkele gegevens van uw mailprovider (Outlook, Gmail, Telenet, ...) invoeren in onFact. Er is documentatie beschikbaar.
Via open server E-mails worden verzonden met als afzendadres mijn eigen e-mailadres en beantwoord naar mijn eigen e-mailadres Wordt voorzien door onFact, u hoeft zelf niets te doen. LET OP: gevoelig voor SPAM!

1. Verzending via globaal adres, antwoord op uw e-mailadres 

Dit is de standaard instelling voor het verzenden van e-mails. Wijzigt u niets in uw onFact instellingen, dan worden uw e-mails op onderstaande manier verzonden:

Veld Wat de ontvanger van uw e-mail ziet
Naam afzender e-mails Uw bedrijfsnaam zoals ingevoerd in uw Bedrijfsinformatie
E-mail adres afzender De ontvanger ziet 'noreply@uit.onfact.be' staan als afzendadres
Antwoordadres Uw e-mailadres zoals ingevoerd in uw Bedrijfsinformatie

2. Verzending via eigen e-mailadres (Configuratie vereist)

Wanneer u e-mails wil sturen vanuit onFact met uw eigen domeinnaam, bijvoorbeeld @uwbedrijf.be, dan moet u enkele technische instellingen toevoegen aan uw domeinnaam om onFact toestemming te geven om e-mails te sturen in uw naam.

E-mails worden verzonden en beantwoord via uw eigen e-mailadres, gekoppeld aan uw eigen domeinnaam (bv. @kastmaatwerk.be, @trekkinglife.org, @zeger-cars.be, ...). Als u deze keuze maakt, moet u enkele instellingen wijzigen in het beheer van uw domeinnaam (of u vraagt uw domeinnaambeheerder dit te doen).

Uw e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

Veld Wat de ontvanger van uw e-mail ziet
Naam afzender e-mails Uw bedrijfsnaam zoals ingevoerd in uw Bedrijfsinformatie
E-mailadres afzender Uw e-mailadres zoals ingevoerd in uw Bedrijfsinformatie (bv. bert@starcomm.be) of een ander adres binnen dezelfde domeinnaam (bv. boekhouding@starcomm.be)
Antwoordadres Uw e-mailadres zoals ingevoerd in uw Bedrijfsinformatie (bv. bert@starcomm.be) of een ander adres binnen dezelfde domeinnaam (bv. boekhouding@starcomm.be)

Om e-mails te verzenden met uw eigen domeinnaam (@uwdomein.com) moet u enkele instellingen toevoegen aan deze domeinnaam om onFact te machtigen e-mails te sturen met deze naam. Deze instellingen moet u toepassen in het webhostingpaneel waar u de domeinnaam gekocht heeft. Indien u geen eigenaar bent van deze domeinnaam, zoals @outlook.com of @gmail.com, dan kunt u deze methode niet gebruiken maar kiest u voor de 'SMTP' methode.

De aanpassingen aan uw DNS records kunnen mogelijk tot 1 uur duren voordat deze volledig doorgevoerd zijn.

De aan te passen records verschijnen op de onFact website: 

Contacteer ons via support@onfact.be voor bijkomende hulp. 

3. Verzending via eigen server e-mailadres (SMTP) (Configuratie vereist)

E-mails worden verzonden en beantwoord via uw eigen e-mailadres, gekoppeld aan een overkoepelende domeinnaam (bv. @telenet.be, @gmail.com, @hotmail.com, ...). Als u deze keuze maakt, moet u enkele gegevens van uw mailprovider (Outlook, Gmail, Telenet, ...) invoeren in onFact. Maak verder de keuze van uw provider om te lezen hoe u dit doet.

Uw e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

Veld Wat de ontvanger van uw e-mail ziet
Naam afzender e-mails Uw bedrijfsnaam zoals ingevoerd in uw Bedrijfsinformatie
E-mailadres afzender Uw e-mailadres (bv. bert@hotmail.com)
Antwoordadres Uw e-mailadres (bv. bert@hotmail.com)

Als u deze keuze maakt, moet u enkele gegevens van uw mailprovider (Outlook, Gmail, Telenet, ...) invoeren in onFact. U ziet enkele extra velden verschijnen: 

Het is belangrijk deze waarden 100% correct in te vullen. Wanneer één van deze waarden niet correct is, zal het verzenden van e-mails in onFact niet meer werken. Indien u problemen heeft met het instellen van deze gegevens, kan u contact opnemen via support@onfact.be om u verder te helpen.

Invulwaarden per mailprovider

Hotmail

Veld in onFact Invulwaarde
SMTP Server SMTP.office365.com
SMTP Poort 587
SMTP Beveiliging Kies 'Beveiligd met TLS'
SMTP Gebruikersnaam Uw persoonlijke Hotmail e-mailadres
SMTP Wachtwoord Uw persoonlijke wachtwoord voor uw Hotmail-account

Outlook

Veld in onFact Invulwaarde
SMTP Server SMTP.office365.com
SMTP Poort 587
SMTP Beveiliging Kies 'Beveiligd met TLS'
SMTP Gebruikersnaam Uw persoonlijke Outlook e-mailadres
SMTP Wachtwoord Uw persoonlijke wachtwoord voor uw Outlook-account

Telenet

Veld in onFact Invulwaarde
SMTP Server smtp.telenet.be
SMTP Poort 587
SMTP Beveiliging Kies 'Beveiligd met TLS'
SMTP Gebruikersnaam Uw persoonlijke Telenet e-mailadres
SMTP Wachtwoord Uw persoonlijke wachtwoord voor uw Telenet-account

Gmail

Veld in onFact Invulwaarde
SMTP Server smtp.gmail.com
SMTP Poort 587
SMTP Beveiliging Kies 'Beveiligd met TLS'
SMTP Gebruikersnaam Uw persoonlijke Gmail e-mailadres
SMTP Wachtwoord Uw persoonlijke wachtwoord voor uw Gmail-account

Om SMTP toegang te activeren, moet in Gmail ook 'toegang door minder veilige apps' aangezet worden. Dit kan via volgende link: https://myaccount.google.com/lesssecureapps?pli=1

 Staat uw provider niet in de lijst? Contacteer support@onfact.be!


4. Verzenden via open server (SPAM gevoelig)

E-mails worden verzonden met als afzendadres uw eigen e-mailadres en beantwoord naar uw eigen e-mailadres. Deze optie wordt voorzien door onFact, u hoeft zelf niets te doen.

Gebruik liefst één van de andere verzendmethodes, want deze methode is gevoelig voor SPAM. Dit wil zeggen dat sommige van uw e-mails door de filters van uw ontvanger zullen gemarkeerd worden als ongewenste e-mail, en dus niet goed toekomen. 

Uw e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

Veld Wat de ontvanger van uw e-mail ziet
Naam afzender e-mails Uw bedrijfsnaam zoals ingevoerd in uw Bedrijfsinformatie
E-mailadres afzender Uw e-mailadres (gelinkt aan uw eigen domeinnaam of gelinkt aan een overkoepelende domeinnaam)
Antwoordadres Uw e-mailadres (gelinkt aan uw eigen domeinnaam of gelinkt aan een overkoepelende domeinnaam)

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons