Welke documenten zijn er beschikbaar in onFact?

In onFact is het mogelijk om een tiental types van documenten te verwerken. We geven een overzicht van deze documenten en de toepassingen waarvoor ze gebruikt kunnen worden. Als bedrijf kunt u zelf de modules voor deze documenten activeren naar wens om enkel de documenten te gebruiken die u nodig heeft:

  • Offertes: via de offertemodule kunt u klassieke prijsoffertes opmaken voor uw klanten. Offertes kunnen eenvoudig gekopieerd worden naar bestelbonnen, leveringsbonnen, voorschotfacturen, facturen of inkooporders
  • Bestelbonnen: bestelbonnen of soms ook orderbevestigingen genoemd, zijn documenten opgemaakt aan klanten (zie inkooporders voor leveranciers) om hun bestelling van bijvoorbeeld een offerte te bevestigen. De bestelbonnen worden ook gebruikt om een virtuele stock op te maken wanneer gebruik gemaakt wordt van de module stockbeheer. Bestelbonnen kunnen eenvoudig gekopieerd worden naar leveringsbonnen en facturen.
  • Leveringsbonnen: Leveringsbonnen zijn een bevestiging voor de levering van producten of diensten. Er zijn verschillende gebruiken mogelijk voor deze leveringsbonnen. Een mogelijkheid is om de leveringsbonnen te gebruiken als pakbonnen om met een verzending mee te geven of voor het klaarzetten van een verzending. Een andere mogelijkheid is om geleverde producten en diensten bij te houden om deze leveringsbon eventueel te laten ondertekenen door de klant of op een later tijdstip facturen voor op te maken. Vanuit de klantenfiche is het mogelijk om meerdere leveringsbonnen samen te plaatsen op 1 factuur. Ook wanneer u bijvoorbeeld gedurende een langere tijd voor een klant werkt, en u alle gepresteerde uren en materialen wil bijhouden, zijn de leveringsbonnen een geschikt document: u vult de leveringsbon voor de werken regelmatig aan en wanneer de werken voltooid zijn, kunt u eenvoudig de leveringsbon kopiëren naar een factuur. Op deze manier blijft de factuurnummering op datum intact.
  • Betalingsverzoeken: Hebt u veel last van klanten die niet betalen en kunt u eenvoudig voor deze klanten hun producten of diensten annuleren? Dan kunt u gebruik maken van betalingsverzoeken om de klanten eerst te laten betalen voor er een factuur wordt opgemaakt. Een betalingsverzoek wordt in tegenstelling tot een factuur niet opgenomen in de boekhouding, waardoor u de btw pas hoeft te betalen wanneer de betaling voldaan is en de factuur wordt opgemaakt. Let wel op: wanneer u verdere stappen wil ondernemen om een betalingsverzoek in te vorderen, maakt u beter een factuur op omdat hier meer wetgeving rond bestaat.

    Een tweede toepassing van de betalingsverzoeken is de mogelijkheid om deze te gebruiken als Proforma facturen. Proforma facturen bevatten net zoals de betalingsverzoeken geen opsplitsing excl/incl btw op het document en kunnen dus perfect hiervoor gebruikt worden. De titel "betalingsverzoeken" kan op de printversie aangepast worden naar "Proforma factuur". Een betalingsverzoek kan eenvoudig gekopieerd worden naar een definitieve factuur.
  • Kassatickets: kassatickets zijn zeer gelijkaardig aan de factuurdocumenten. Echter worden kassatickets vooral opgemaakt aan bijvoorbeeld particulieren waarvoor er geen factuur hoeft opgemaakt te worden. Kassatickets hoeven niet individueel opgenomen worden in de boekhouding (natuurlijk wel in het kasboek) en zijn dus makkelijker te verwerken. De kassatickets kunnen parallel gebruikt worden naast de gewone facturen.
  • Voorschotfacturen: Voorschotfacturen zijn geen aparte documenten in onFact maar eigenlijk gewone facturen. Echter is dit wel een specifieke functie in onFact om u het leven makkelijker te maken: u kan vanuit een offerte een voorschotfactuur opmaken en een vast of procentueel bedrag kiezen. Deze voorschotfactuur komt in de lijst van facturen waar u ook kunt gebruik maken van de betalingsopvolgingsmogelijkheden. Wanneer u na oplevering van de producten of diensten een eindfactuur wil opmaken, gaat u terug naar de offerte en kopieert deze naar een factuur. Het voorschotbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht zodat de som van beide facturen gelijk is aan de offerte. 
  • Facturen: Facturen zijn de kern van het onFact programma. Facturen kunnen manueel opgemaakt worden of gekopieerd worden vanuit eerder opgemaakte documenten. Ook is het mogelijk om eerdere gelijkaardige facturen te kopiëren om het invoerwerk te beperken.
  • Betalingsherinneringen: Betalingsherinneringen worden opgemaakt op basis van specifieke facturen. Deze betalingsherinnering bevat nogmaals de inhoud van de factuur maar met een ander onderschrift dat de klant op het openstaande bedrag wijst. Betalingsherinneringen kunnen manueel aangemaakt en verzonden worden bij elke factuur, maar kunnen ook automatisch aangemaakt en verzonden worden. 
  • Creditnota's: Creditnota's zijn documenten om gefactureerde producten of diensten terug in vermindering te brengen. Creditnota's moeten bijna altijd vanuit een factuur opgemaakt worden zodat een creditnota een verwijzing bevat naar deze factuur. In uitzonderlijke gevallen mogen creditnota's ook losstaand opgemaakt worden.
  • Aankoopborderellen: Aankoopborderellen zijn zeer specifieke documenten die in weinig gebruikt worden. Deze worden voornamelijk gebruikt voor het opkopen en wederverkoop van grondstoffen. 
  • Inkooporders: inkooporders zijn documenten opgemaakt aan leveranciers om een bestelling te plaatsen. Inkooporders bevatten standaard geen prijzen, omdat deze prijzen bepaald worden door leveranciers, maar het is mogelijk om de template aan te (laten) passen zodat de orders wel prijzen bevatten. Inkooporders kunnen nadien eenvoudig gekopieerd worden naar de module aankoopfacturen om verder te verwerken.
  • Aankoopfacturen: aankoopfacturen is de enige module in deze lijst dat zelf geen documenten opmaakt, maar waar u de aankoopfactuur van uw leverancier kun uploaden. Wanneer u een e-factuur upload kan onFact alle gegevens uit dit bestand halen zodat u zelf niets meer hoeft in te vullen. Met de module aankoopfacturen kunt u de betalingen van deze facturen opvolgen en krijgt u ook een idee van de winst van uw bedrijf omdat u ook de onkosten in kaart brengt. 

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons