Gegevens importeren
Last updated
Last updated
Het is mogelijk om in onFact lijsten van klanten, producten en leveranciers op te laden. Uploaden gaat eenvoudig via een csv-bestand of UBL-bestand.
Een CSV-bestand (Comma Separated Values, door komma's gescheiden waarden) is een speciaal bestandstype dat je in een spreadsheetprogramma zoals Excel kan aanmaken of bewerken. Je kan je Excelbestand eenvoudig 'Opslaan als ... .csv' om er een csv-bestand van te maken. De waarden in een csv-bestand kunnen gescheiden worden door komma (,) of puntkomma (;).
Dit bestandstype wordt gebruikt voor het importeren van klanten, prospecten, leveranciers en producten/diensten.
De werkwijze voor klanten, leveranciers en prospecten is gelijkaardig. In deze sectie zal er enkel over 'klanten' gesproken worden, maar de stappen gelden ook voor 'leveranciers' en 'prospecten'.
Voorbeeld basis klantenlijst in Excel:
Bevat jouw klantenlijst bv. een kolom 'Naam' en 'Voornaam', dan moet je deze samenvoegen in je .csv-bestand vooraleer te importeren in onFact.
Om je csv-bestand op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.
Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.
Je komt nu terecht bij de eerste importstap.
Upload je csv-bestand via 'Kies bestand'
Duid aan om welk type gegevens het gaat: Klanten of Leveranciers
Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in
Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet
Klik 'Volgende'
Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in onFact. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.
Klik je in onFact bv. op de lijn naast het veld 'Naam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 0: Naam' aan te duiden als match voor het onFact-veld 'Naam'. Voor het veld 'Postcode' duid je 'Kolom 3: Postcode' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.
Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:
Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel klanten er zijn aangemaakt of geüpdatet.
Je kan in onFact je eigen csv-bestand opladen. De volgorde van de kolommen en hun benaming kan je daarbij ook zelf kiezen.
Het Exceldocument hieronder kan je downloaden om te bekijken welke informatievelden in onFact beschikbaar zijn en in welke velden jouw klantinformatie kan terechtkomen.
De werkwijze voor het importeren van producten of diensten is gelijkaardig aan deze van klanten.
Voorbeeld basis productenlijst in Excel:
Om je csv-bestand op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.
Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.
Je komt nu terecht bij de eerste importstap.
Upload je csv-bestand via 'Kies bestand'
Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten
Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in
Geef eventueel een naam aan je import; standaard wordt de datum van huidige dag gebruikt. Je kan hier ook de naam van een nieuwe of bestaande productgroep ingeven (zie verder)
Duid aan wel scheidingsteken er is gebruikt voor decimalen (bv. aankooprijs = 74,50 euro)
Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet
Klik 'Volgende'
Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in onFact. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.
Klik je in onFact bv. op de lijn naast het veld 'Basisnaam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 1: Omschrijving' aan te duiden als match voor het onFact-veld 'Basisnaam'. Voor het veld 'Aankoopprijs' duid je 'Kolom 5: Aankoopprijs' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.
Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:
Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel producten er zijn aangemaakt of geüpdatet.
Je kan in onFact je eigen csv-bestand opladen. De volgorde van de kolommen en hun benaming kan je daarbij ook zelf kiezen.
Het Exceldocument hieronder kan je downloaden om te bekijken welke informatievelden in onFact beschikbaar zijn en in welke velden jouw productinformatie kan terechtkomen.
Om een historiek van voorgaande facturen en creditnota's in onFact te zien, kan je deze documenten als UBL-bestanden in een ZIP-map importeren. Dit kunnen bestanden zijn vanuit een ander softwareprogramma, of vanuit een extra onFact-account.
UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het vervat je documentgegevens in een xml-bestand, dat door software snel kan verwerkt worden. Een programma als onFact kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. je factuur) verwerken. Dit bestandstype wordt gebruikt voor het importeren van facturen en creditnota's.
De UBL-bestanden moeten opgeladen worden als een ZIP-bestand. Hoe je zo'n bestand maakt, hangt af van je besturingssysteem.
ZIP-bestand maken via iOS/Apple: https://support.apple.com/nl-be/guide/mac-help/mchlp2528/mac
ZIP-bestand maken via Windows: https://support.microsoft.com/nl-nl/windows/bestanden-zippen-en-uitpakken-f6dde0a7-0fec-8294-e1d3-703ed85e7ebc
De nummeringsstructuur van de op te laden documenten moet overeenstemmen met de nummering die ingesteld is in onFact. Je kan deze dus voor de import even aanpassen en na de import opnieuw instellen.
Lees hier hoe je de nummering van documenten in onFact wijzigt.
Als de nummeringsstructuur van de geïmporteerde facturen niet overeenstemt, zal je tijdens de import een foutmelding zien. Voorbeeld:
Klik op een rood kruisje om de foutmelding en verwachte structuurwaarde te zien. De import kan niet uitgevoerd worden als de nummeringsstructuur niet overeenstemt, of als er dubbele factuurnummers (= factuurnummer bestaat reeds in onFact-account) gedetecteerd worden.
Om je UBL-map op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.
Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.
Je komt nu terecht bij de eerste importstap. Selecteer 'Facturen' als te importeren gegevens en selecteer het ZIP-bestand dat je wil opladen.
Klik op de groene knop 'Bevestig importdata' om een preview te bekijken van de ingelezen gegevens. Hier kan je nagaan of bedragen, data, ... correct konden verwerkt worden en kan je de import bevestigen.
Hieronder zie je een voorbeeld van een succesvolle import. Klik op de groene knop 'Import bevestigen' om de facturen in te laden in onFact.
De opgeladen documenten verschijnen nu bv. in je lijst van 'Facturen ' in onFact.
Als de klant van de factuur in onFact reeds bestaat, wordt de factuur aan deze klant gekoppeld. Nieuwe klant? Dan wordt een nieuwe klantenfiche aangemaakt.
De 'Printversie' geeft de PDF weer die gelinkt werd in het UBL-bestand. Je oorspronkelijke factuur wordt hier dus weergegeven.
Het is in onFact ook mogelijk om bestaande klanten of bestaande producten te updaten via de importfunctionaliteit. Om te weten welke werkwijze je volgt, moet je weten of je bij je initiële import een 'Uniek extern ID' importeerde, of niet.
Dit is het geval in het voorbeeld van de productenlijst. In onderstaande lijst heeft de klant zelf een productnummer toegekend ('SC00..').
Bij de import van dit bestand werd de kolom 'Productnummer' gekoppeld aan het onFact-veld 'Volgnummer' maar ook aan onFact-veld 'Uniek extern ID'. Deze producten zullen daardoor geen standaard onFact-nummering krijgen, maar volgen de opmaak 'SC00 ...' zoals aangeleverd.
Als dit csv-bestand nu bijgewerkt wordt en opnieuw geïmporteerd wordt in onFact, zal het 'Uniek extern ID' herkend worden. Informatie die gewijzigd is, zal overschreven worden voor het product dat gelinkt is aan dit ID.
Dit is het geval in het voorbeeld van de klantenlijst. In onderstaande lijst heeft de klant zelf geen klantnummer toegekend.
Bij de import van dit bestand zal onFact dus zélf een automatisch klantnummer toekennen. Als je dit csv-bestand zou updaten, weet onFact niet aan welke klant welke lijn gekoppeld is. Vooraleer je dus een nieuw csv-bestand kan uploaden, moet je eerst je gegevens uit onFact exporteren, inclusief het veld 'Uniek extern ID'. Hoe je je gegevens exporteert, lees je hier.
Dit geëxporteerde csv-bestand kan je aanpassen/updaten, om nadien opnieuw te importeren in onFact. Als dit csv-bestand nu bijgewerkt wordt en opnieuw geïmporteerd wordt in onFact, zal het 'Uniek extern ID' herkend worden. Informatie die gewijzigd is, zal overschreven worden voor de klant die gelinkt is aan dit ID.
Indien je gebruik maakt van de uitbreiding 'Anderstalige klanten' zal onFact je de mogelijkheid geven om bij import vertalingen van velden mee op te nemen. Voorbeelden: een productomschrijving in NL, FR en EN, een bijkomende omschrijving in NL en IT, ... Een meertalige éénmalige import vermijdt veel manueel vertaalwerk.
Je voorziet dan in het aan te leveren csv-bestand bv. extra kolommen met de betreffende vertaling:
Een import van producten zal automatisch een nieuwe productgroep aanmaken, met daarin de producten die je hebt geïmporteerd. Dan kan er zo uitzien:
De naam van deze productgroep kan je aanpassen:
bij het importproces: wanneer er bij de eerste stap van de import gevraagd wordt naar een naam voor deze import, wordt standaard de importdatum ingevoerd. Je kan deze echter ook wijzigen naar de naam van je productgroep, bv. 'Onderdelen'.
door 'Bekijken' te klikken en nadien in het overzichtvenster van je productgroep via 'Bewerken' de naam van de Productgroep aan te passen.
Wil je een import maken van producten die tot nieuwe of bestaande productgroepen behoren, dan voorzien je in je csv-bestand een kolom met als naam 'Productgroep'. Als waardes kan je:
de naam gebruiken van een reeds bestaande productgroep, bv. 'Toestellen'. onFact zal dan die bepaalde producten bij de import toevoegen aan de bestaande productgroep 'Toestellen'.
een nieuwe naam van een productgroep invoeren, bv. 'Onderdelen'. onFact zal bij import de producten die in je csv-bestand tot die productgroep behoren, aanmaken en onderbrengen in de nieuwe productgroep 'Onderdelen'.
Als je de applicatie 'Leeggoed' hebt geactiveerd, kan je in je te importeren csv-bestand ook een kolom opnemen met de leeggoedprijzen per product. Lees hier meer over leeggoed in onFact.
Als je de applicatie 'Stockbeheer' hebt geactiveerd, kan je in je te importeren csv-bestand ook een kolom opnemen met de stockaantallen per product. Lees hier meer over stockbeheer in onFact.
Als je de applicatie 'Staffelprijzen' hebt geactiveerd en de nodige staffels hebt aangemaakt, kan je in je te importeren csv-bestand ook een kolom opnemen met de staffelprijzen. Lees hier meer over staffelprijzen in onFact.
