Gegevens importeren
Het is mogelijk om in onFact lijsten van klanten, producten en leveranciers op te laden. Uploaden gaat eenvoudig via een csv-bestand of UBL-bestand.
Wat is een csv-bestand?
Een CSV-bestand (Comma Separated Values, door komma's gescheiden waarden) is een speciaal bestandstype dat je in een spreadsheetprogramma zoals Excel kan aanmaken of bewerken. Je kan je Excelbestand eenvoudig 'Opslaan als ... .csv' om er een csv-bestand van te maken. De waarden in een csv-bestand kunnen gescheiden worden door komma (,) of puntkomma (;).
Dit bestandstype wordt gebruikt voor het importeren van klanten, prospecten, leveranciers en producten/diensten.
Producten of diensten
Je kan in onFact makkelijk prijslijsten van je leveranciers, of zelf aangemaakte lijsten, importeren.
Voorbeeld basis productenlijst in Excel:
Voorbeelddocument voor import
De volgorde van de kolommen en hun benaming in je importbestand, kan je zelf kiezen. Het Exceldocument hieronder kan je downloaden om te bekijken welke informatievelden in onFact beschikbaar zijn en in welke velden jouw productinformatie kan terechtkomen.
Bevat jouw productenlijst bv. meerdere leveranciersreferenties, dan kan je bekijken welke velden in onFact daarvoor beschikbaar zijn. Op basis van het voorbeeldbestand kan je dit voorbereiden vooraleer je aan de import start.
'Uniek Extern ID'
Ontvang je regelmatig prjislijsten van je leverancier(s)? Dan kan je die eenvoudig importeren in je onFact-productenlijst. Het is daarbij wel belangrijk dat je goed nadenkt over het 'Uniek Extern ID'.
Het 'Uniek Extern ID' is het veld in onFact dat gebruikt wordt om te bekijken
of een product reeds bestaat in je onFact-productenlijst, en moet geupdated worden
of een product helemaal nieuw is, en moet toegevoegd worden aan je onFact-productenlijst
Als jouw leverancier voor zijn producten een volledig UNIEK nummer meegeeft, kan je dat nummer best toewijzen aan het veld 'Uniek Extern ID' in onFact. Op het moment dat je van je leverancier een nieuwe productlijst ontvangt, kan je, als dat unieke nummer nog steeds hetzelfde is, deze nieuwe lijst importeren. Koppel zeker goed het veld 'Uniek Extern ID': onFact bekijkt dan of dit nummer reeds in de productlijst aanwezig is en kan op die manier bv. in één beweging de nieuwe prijzen voor deze artikelen inladen.
Het toewijzen van een Uniek Extern ID kan enkel gebeuren bij een eerste import! Zodra data in je onFact-productenlijst bestaat, kan het Uniek Extern ID niet meer gewijzigd worden. Ken je zelf geen Uniek Extern ID toe? Dan zal onFact zo'n ID aanmaken.
Gegevens importeren
Om je bestand op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.
Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.
Je komt nu terecht bij de eerste importstap.
Upload je bestand via 'Kies bestand'
Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten
Via de knop 'Meer opties' kan je:
Aanduiden welk scheidingsteken in je CSV-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in
Optioneel een naam geven aan je import; standaard wordt de datum van huidige dag gebruikt. Je kan hier ook de naam van een nieuwe of bestaande productgroep ingeven (zie verder)
Aanduiden welk scheidingsteken er gebruikt wordt voor decimalen (bv. aankooprijs = 74,50 euro)
Aanduiden of de eerste rij van het bestand titels (kolomnamen) bevat of niet
Klik 'Volgende' om je bestand op te laden. Je bestand wordt nu door onFact geanalyseerd: dit kan enkele minuten duren. In de achtergrond proberen we reeds de koppeling te maken tussen de velden uit jouw importbestand en de beschikbare velden in onFact.
Gegevens koppelen aan onFact-velden
onFact gaat erst na of je bestaande producten wil updaten, en/of nieuwe producten toevoegen. Als je bestaande producten wil updaten, moet je zeker het 'Uniek Extern ID' koppelen.
Wordt het 'Uniek Extern ID' gevonden in onFact? Dan wordt een bestaand product geüpdated
Wordt geen 'Uniek Extern ID' gevonden in onFact? Dan wordt dit product aangemaakt als nieuw product
onFact zal al een analyse uitgevoerd hebben om de kolommen uit te importbestand te koppelen aan de beschikbare velden in de software. Je kan eenvoudig een andere koppeling instellen door bovenaan op de veldnaam te klikken en een andere selectie te maken uit het keuzemenu.
Het systeem toont de eerste vijf rijen van je importbestand als een voorbeeld. Als er geen fouten gevonden worden, kan je via de groene knop onderaan de import starten.
Foutmelding/waarschuwing
Bij de analyse van je bestand gaan we kijken of alle informatie conform kan geïmporteerd worden. Bij bepaalde zaken zal onFact een 'Waarschuwing' tonen. Die zie je onderaan de pagina. Klik op de statusknop om ze in detail te bekijken.
Voorbeeld van een 'Waarschuwing': je probeert bij producten een bepaalde prijsstaffel te importeren, maar de module 'Staffelprijzen' staat in jouw account nog niet aan. In dat geval zal je dit vanuit de importmodule eerst kunnen inschakelen, zodat je het veld kan toewijzen.
Een Waarschuwing werkt niet blokkerend. Je kan dus nog steeds via de groene knop onderaan de import starten.
Het is ook mogelijk dat onFact een 'Foutmelding' toont. Dit is het geval wanneer bv. een verplicht veld, niet aanwezig is. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een ontbrekende productnaam. Wil je dan 'Importeren', zal dat niet mogelijk zijn en moet je deze waarde(n) eerst in je importbestand aanvullen.
Beheer je importgeschiedenis
Als de import werd uitgevoerd, kom je op de overzichtspagina waar je de voortgang van de import kan volgen. Hier kan je ook enkele acties uitvoeren.
Gele knop 'Bewerken': ga verder met je niet-voltooide import of pas de importconfiguratie aan.
Rode knop 'Prullenbak': verwijder de importinformatie. Opgelet, dit verwijdert enkel jouw geschiedenis en betekent niet dat een uitgevoerde import teruggedraaid wordt.
Blauwe knop 'Download': download het originele geïmporteerde bestand.
Klanten, leveranciers en prospecten
De werkwijze voor klanten, leveranciers en prospecten is gelijkaardig. In deze sectie zal er enkel over 'klanten' gesproken worden, maar de stappen gelden ook voor 'leveranciers' en 'prospecten'.
Voorbeeld basis klantenlijst in Excel:
Bevat jouw klantenlijst bv. een kolom 'Naam' en 'Voornaam', dan moet je deze samenvoegen in je .csv-bestand vooraleer te importeren in onFact.
Voorbeelddocument voor import
Je kan in onFact dus je eigen bestanden opladen. De volgorde van de kolommen en hun benaming kan je daarbij ook zelf kiezen. Het Exceldocument hieronder kan je downloaden om te bekijken welke informatievelden in onFact beschikbaar zijn en in welke velden jouw klantinformatie kan terechtkomen.
Bevat jouw klantenlijst bv. een kolom 'Naam' en 'Voornaam', dan moet je deze samenvoegen in je uploadbestand vooraleer te importeren in onFact. Op basis van het voorbeeldbestand kan je dit voorbereiden vooraleer je aan de import start.
Gegevens importeren
Om je bestand op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.
Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.
Je komt nu terecht bij de eerste importstap.
Upload je bestand via 'Kies bestand'
Duid aan om welk type gegevens het gaat: Klanten, Leveranciers of Prospecten
Via de knop 'Meer opties' kan je:
Aanduiden welk scheidingsteken in je CSV-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in
Aanduiden of de eerste rij van het bestand titels (kolomnamen) bevat of niet
Klik 'Volgende' om je bestand op te laden. Je bestand wordt nu door onFact geanalyseerd: dit kan enkele minuten duren. In de achtergrond proberen we reeds de koppeling te maken tussen de velden uit jouw importbestand en de beschikbare velden in onFact.
Gegevens koppelen aan onFact-velden
onFact gaat erst na of je bestaande klanten wil updaten, en/of nieuwe klanten toevoegen. Als je bestaande klanten wil updaten, moet je zeker het 'Uniek Extern ID' koppelen.
Wordt het 'Uniek Extern ID' gevonden in onFact? Dan wordt een bestaande klant geüpdated
Wordt geen 'Uniek Extern ID' gevonden in onFact? Dan wordt deze klant aangemaakt als nieuwe klant
onFact zal al een analyse uitgevoerd hebben om de kolommen uit te importbestand te koppelen aan de beschikbare velden in de software. Je kan eenvoudig een andere koppeling instellen door bovenaan op de veldnaam te klikken en een andere selectie te maken uit het keuzemenu.
Het systeem toont de eerste vijf rijen van je importbestand als een voorbeeld. Als er geen fouten gevonden worden, kan je via de groene knop onderaan de import starten.
Foutmelding/waarschuwing
Bij de analyse van je bestand gaan we kijken of alle informatie conform kan geïmporteerd worden. Bij bepaalde zaken zal onFact een 'Waarschuwing' tonen. Die zie je onderaan de pagina. Klik op de statusknop om ze in detail te bekijken.
Voorbeeld van een 'Waarschuwing': je probeert bij klanten een 'Taal' te importeren, maar de module 'Anderstalige klanten' staat in jouw account nog niet aan. In dat geval zal je dit vanuit de importmodule eerst kunnen inschakelen, zodat je het veld kan toewijzen.
Een Waarschuwing werkt niet blokkerend. Je kan dus nog steeds via de groene knop onderaan de import starten.
Het is ook mogelijk dat onFact een 'Foutmelding' toont. Dit is het geval wanneer bv. een verplicht veld, niet aanwezig is. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een ontbrekende klantnaam. Wil je dan 'Importeren', zal dat niet mogelijk zijn en moet je deze waarde(n) eerst in je importbestand aanvullen.
Beheer je importgeschiedenis
Als de import werd uitgevoerd, kom je op de overzichtspagina waar je de voortgang van de import kan volgen. Hier kan je ook enkele acties uitvoeren.
Gele knop 'Bewerken': ga verder met je niet-voltooide import of pas de importconfiguratie aan.
Rode knop 'Prullenbak': verwijder de importinformatie. Opgelet, dit verwijdert enkel jouw geschiedenis en betekent niet dat een uitgevoerde import teruggedraaid wordt.
Blauwe knop 'Download': download het originele geïmporteerde bestand.
Facturen en creditnota's
Om een historiek van voorgaande facturen en creditnota's in onFact te zien, kan je deze documenten als UBL-bestanden in een ZIP-map importeren. Dit kunnen bestanden zijn vanuit een ander softwareprogramma, of vanuit een extra onFact-account.
Wat is een UBL-bestand?
UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het vervat je documentgegevens in een xml-bestand, dat door software snel kan verwerkt worden. Een programma als onFact kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. je factuur) verwerken. Dit bestandstype wordt gebruikt voor het importeren van facturen en creditnota's.
De UBL-bestanden moeten opgeladen worden als een ZIP-bestand. Hoe je zo'n bestand maakt, hangt af van je besturingssysteem.
ZIP-bestand maken via iOS/Apple: https://support.apple.com/nl-be/guide/mac-help/mchlp2528/mac
ZIP-bestand maken via Windows: https://support.microsoft.com/nl-nl/windows/bestanden-zippen-en-uitpakken-f6dde0a7-0fec-8294-e1d3-703ed85e7ebc
Afstemming nummering documenten
De nummeringsstructuur van de op te laden documenten moet overeenstemmen met de nummering die ingesteld is in onFact. Je kan deze dus voor de import even aanpassen en na de import opnieuw instellen.
Lees hier hoe je de nummering van documenten in onFact wijzigt.
Als de nummeringsstructuur van de geïmporteerde facturen niet overeenstemt, zal je tijdens de import een foutmelding zien. Voorbeeld:
Klik op een rood kruisje om de foutmelding en verwachte structuurwaarde te zien. De import kan niet uitgevoerd worden als de nummeringsstructuur niet overeenstemt, of als er dubbele factuurnummers (= factuurnummer bestaat reeds in onFact-account) gedetecteerd worden.
Gegevens importeren
Om je UBL-map op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.
Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.
Je komt nu terecht bij de eerste importstap. Selecteer 'Facturen' als te importeren gegevens en selecteer het ZIP-bestand dat je wil opladen.
Klik op de groene knop 'Bevestig importdata' om een preview te bekijken van de ingelezen gegevens. Hier kan je nagaan of bedragen, data, ... correct konden verwerkt worden en kan je de import bevestigen.
Hieronder zie je een voorbeeld van een succesvolle import. Klik op de groene knop 'Import bevestigen' om de facturen in te laden in onFact.
De opgeladen documenten verschijnen nu bv. in je lijst van 'Facturen ' in onFact.
Als de klant van de factuur in onFact reeds bestaat, wordt de factuur aan deze klant gekoppeld. Nieuwe klant? Dan wordt een nieuwe klantenfiche aangemaakt.
De 'Printversie' geeft de PDF weer die gelinkt werd in het UBL-bestand. Je oorspronkelijke factuur wordt hier dus weergegeven.
Grootboekrekeningen
In onFact kan je grootboekrekeningen instellen voor je producten of deze toewijzen aan je aan- of verkoopfacturen. Gekoppelde documenten krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Activeeer hiervoor eerst de module 'Grootboekrekeningen':
GrootboekrekeningenJe kan in onFact een lijst met grootboekrekeningnummers en hun omschrijving opladen. Zo'n bestand kan worden aangeleverd door de boekhouder.
Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact
Kies 'Instellingen bedrijf'
Ga naar 'Gegevens importeren' en klik rechtsboven op de groene knop 'Gegevens importeren'.
Selecteer als importtype 'Grootboekrekeningen'. Deze lijst kan je opladen in .csv-formaat.
Koppel vervolgens de Code (grootboekrekeningnummer) en zijn omschrijving en klik op 'Volgende'.
De opgeladen gegevens kan je bekijken via de 'Apps en koppelingen':
Klik rechtsboven in onFact op je e-mailadres en ga naar 'Apps en Koppelingen'
Ga naar 'Apps en koppelingen met betrekking tot de boekhouding';
Klik op de gele knop 'Configureren' van de app 'Grootboekrekeningen'.
Het overzicht van de opgeladen grootboekrekeningen wordt getoond. Via de groene knop '+ Grootboekrekening toevoegen' kan je handmatig nog een code toevoegen.
Last updated
Was this helpful?