Verzending via PEPPOL
Met onFact kan je naast facturen verzenden via e-mail, ook facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL. PEPPOL is een netwerk opgezet door de Europese Unie voor de uitwisseling van elektronische facturen.
PEPPOL is te vergelijken met e-mail: elk bedrijf heeft een PEPPOL-adres waarnaar facturen kunnen verzonden worden die terecht komen in een inbox van een bedrijf. Facturen uitwisselen via dit kanaal heeft twee belangrijke voordelen voor beide partijen:
- facturen kunnen automatisch verwerkt worden;
- er is een sluitende ontvangstbevestiging waardoor er geen discussie meer mogelijk is of een factuur nu al dan niet afgeleverd werd.
Om facturen te ontvangen via het PEPPOL-netwerk moet je eerst in onFact een inbox activeren door een PEPPOL-adres aan te maken.
Je PEPPOL-adressen worden gegenereerd op basis van je KvK-nummer en btw-nummer. Op die manier kunnen jouw leveranciers ook makkelijk detecteren of je zelf actief bent op het PEPPOL-netwerk.
Via onFact kan je deze activering heel eenvoudig regelen:
- 1.Ga via het menu rechtsboven naar 'Apps en koppelingen'.
- 2.Kies voor 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.
- 3.Klik naast de app 'Facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL' op 'Activeren'.
- 4.Klik op de gele knop 'Configureren' naast de app.
- 5.Klik op de knop 'Registreer mijn bedrijf op het PEPPOL-netwerk'.
- 6.onFact maakt twee adressen aan:
- 1.één op basis van je KVK-nummer.
- 2.één op basis van je btw-nummer.
Je leveranciers kunnen één van beide gebruiken om de factuur te verzenden.
Nu is je PEPPOL-inbox actief: die vind je achter de tandwieltjes bovenaan onFact, in de verwerklijsten. Is je PEPPOL-inbox nog niet geactiveerd, dan zal het scherm er zo uitzien (rechts 'Klik hier om uw PEPPOL-inbox te activeren'):
Klik in het kader om te activeren. Het inbox-icoontje wordt blauw en je krijgt de mededeling dat je nu succesvol geregistreerd bent op PEPPOL.
Wanneer je een factuur ontvangt via het PEPPOL-netwerk komt deze terecht in je verwerklijst van inkomende documenten. Aan de rechterzijde is er een nieuw actief postvak bijgekomen met je PEPPOL-adres. De documenten vind je automatisch in de lijst onderaan.
De ontvangen factuur wordt ook steeds, zowel als elektronische factuur als in PDF, verzonden naar je e-mailadres.
Maak een nieuwe factuur of open een bestaande factuur. In het samenvattingsscherm zal er boven de tijdlijn een extra kader verschijnen; daar krijg je de melding of je klant al dan niet geregistreerd is op het PEPPOL netwerk.
Als je klant op het PEPPOL-netwerk gedetecteerd wordt, zie je onder de blauwe knop 'Acties' de mogelijkheid tot 'Verzenden via PEPPOL'. Is de klant niet gedetecteerd op PEPPOL, dan krijg je een melding daarover te zien en zal je bij de 'Acties' knop enkel per e-mail of per post kunnen verzenden.
Het is niet nodig om aan de PEPPOL-e-mail een begeleidende tekst toe te voegen zoals bij een e-mail. De verzending van het document is voldoende.
Klik je op 'Verzenden via PEPPOL', dan krijg je de identifier nog eens te zien (btw-nummer), klik nadien op 'Verzenden'.
Na vernieuwen van het venster zie je meteen de bevestiging dat de klant de factuur heeft ontvangen via het PEPPOL-netwerk:
Wanneer je facturen via PEPPOL moet verzenden aan de overheid, werkt dit op exact dezelfde manier. Echter vragen overheidsinstanties steeds om een orderreferentie toe te voegen. Lees hier hoe je dit doet in onFact.
Door dit als een apart veld op de onFact-documenten in te voeren, kan dit op gestructureerde manier via PEPPOL verzonden worden.