Aanmelding & verificatie PEPPOL

Aanmelden op het PEPPOL-netwerk

Om e-facturen te ontvangen/verzenden via het PEPPOL-netwerk moet je aangemeld zijn op dit netwerk. onFact regelt dit automatisch: je PEPPOL-adres wordt gegenereerd op basis van het ondernemingsnummer of btw-nummer zoals je dat hebt ingevuld in de 'Bedrijfsinformatie' in je account. Om echter ook actief documenten te gaan verzenden en ontvangen, moet je je bedrijf eenmalig verifiëren.

Waarom moet ik mijn bedrijf verifiëren?

Je verifieert in onFact je bedrijf om factuurfraude tegen te gaan. Via de verificatie gaan we na of de personen die zich aanmelden wel gemachtigd zijn om in naam van de onderneming e-facturen te verzenden (en ontvangen).

Enkel een wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming kan de PEPPOL-verificatie voltooien: zo zijn we zeker dat het bedrijf dat je wil aanmelden op het PEPPOL-netwerk overeenstemt met de door jou verstrekte identificatiegegevens. De verificatie verloopt via het opladen van een identiteitsdocument.

Verifieer je bedrijf op het PEPPOL-netwerk

De eenmalige verificatie kan gestart worden vanuit de PEPPOL-tab:

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact om het menu te openen

• Ga naar 'Instellingen bedrijf'

• Klik daar aan de linkerkant op de tab 'PEPPOL'

Stap 1. Btw-nummer

Controleer de ingevoerde data, pas aan indien nodig en klik op de groene knop 'Verifieer bedrijfsnummers'.

Stap 2. Bedrijfsinformatie

Aan de hand van het ingevoerde btw- of KvK-nummer tonen we de gekoppelde bedrijfsinformatie.

Stap 3. Identiteit

Om documenten te kunnen verzenden en ontvangen via PEPPOL, moeten we nagaan of je een wettelijke vertegenwoordiger bent van je onderneming. Het controleren van de identiteit kan op twee manieren: via ItsMe of door het handmatig opladen van een alternatief identiteitsbewijs.

Stap 4. Wettelijke vertegenwoordiging

In een volgende stap wordt informatie over de wettelijke vertegenwoordiger vergeleken met informatie die wordt opgehaald uit het ondernemingsregister. In geval van manuele controle (bv. omdat er niet kan geïdentificeerd worden via ItsMe) behandelt ons support-team de verificatie-aanvraag binnen de werkdag.

Stap 5. Controle

Bij geslaagde verificatie zie je een bevestiging in de account. Onderaan de pagina is het mogelijk om een e-mailadres toe te voegen. Indien je wenst dat onFact bij ontvangst van een e-factuur deze ook nog eens doorstuurt naar een mailbox-adres, kan je dat e-mailadres hier invoeren. Sowieso komen e-facturen ook rechtstreeks toe in de lijst 'Te verwerken' onder je 'Aankopen'.

• E-mailadres reeds aanwezig in onFact: je kan het adres aanpassen naar een specifiek e-mailadres waarop je de facturen wil ontvangen.

• Geen e-mailadres aanwezig: indien je wenst dat onFact bij ontvangst van een e-factuur deze ook nog eens doorstuurt naar een mailbox-adres, kan je dat e-mailadres hier in voeren.

Stap 6. Activeren van je PEPPOL-inbox (optioneel)

Op dit moment is je bedrijf geverifieerd en kan je documenten verzenden via PEPPOL. Wil je ook aankoopfacturen ontvangen in onFact, dan kan je hier je PEPPOL-inbox activeren.

Klik daarvoor aan de rechterkant van de pagina op de groene knop 'Activeer PEPPOL-inbox'. Doe dit voor alle bedrijfsnummers die op deze pagina worden weergegeven. De activering wordt meteen bevestigd:

IMAGE

Foutmelding "Geregistreerd bij andere provider"

Als je bedrijf reeds aangemeld is op het PEPPOL-netwerk via een ander platform, zal je dit hier aan de rechterkant te zien krijgen. We geven dan ook aan via welk softwarepakket je op dit moment dan aangemeld bent. Je onderneming kan op het PEPPOL-netwerk maar aangemeld zijn via één platform.

Wens je de aanmelding op PEPPOL toch in onFact te voltooien, dan zal je je eerst moeten afmelden voor PEPPOL-diensten op het andere platform.

Zodra je bevestiging ontvangt, kan je de verificatie verder zetten via onFact.

PEPPOL-registratie verwijderen

Klik op de rode knoppen aan de rechterkant om je aanwezigheid op het PEPPOL-netwerk via onFact volledig te schrappen.