Verzending via e-mail

De meeste documenttypes in onFact kunnen verzonden worden via e-mail. De e-mailverzending kan je gebruiken om documenten te verzenden:

• naar je klanten, bv. een offerte of factuur;

• naar je leveranciers, bv. een inkooporder voor nieuwe producten.

Documenten via e-mail verzenden vanuit onFact

Om een document te verzenden vanuit onFact, ga je naar de samenvatting van het document. Daar zie je bovenaan een gele knop 'Verzenden via e-mail'.

Als je deze aanklikt zal er een nieuw venster openen waarin een e-mail wordt voorbereid:

Je kan hier het e-mailadres van de klant nog wijzigen, de tekst wijzigen, ...

Meer informatie over die instellingen vind je in het hoofdstuk 'E-mailinstellingen'.

Aan de rechterzijde worden twee bijlagen getoond: een PDF-versie van je factuur en een xml-versie. Stel dat je klant een andere ondernemer is die ook met een facturatieprogramma werkt, dan kan hij deze xml-versie van de factuur meteen inlezen en verwerken in zijn programma. Dit is dus een extra service naar je B2B-klanten toe.

Als je na verzending opnieuw in het samenvattingsvenster terechtkomt, zal je zien dat het document een nieuwe status 'Verzonden via e-mail' heeft gekregen.

Status bericht

In het voorbeeld hierboven zie je een berichtstatus: 'Afgeleverd' met groen vinkje. De mogelijke status kan 'afgeleverd', 'gelezen' of 'mislukt' zijn. Let op: de ontvanger kan de status 'gelezen' blokkeren in zijn privacy-instellingen. Het is dus niet omdat de e-mail niet op 'gelezen' staat, dat deze ook effectief niet gelezen is.

Enveloppe-icoon

Als je klikt op het enveloppe-icoon, kan je het e-mailbericht zoals je het verzonden hebt, in detail oproepen. Zie voorbeeld:

Overzicht verzonden e-mails

Het is ook mogelijk om in één oogopslag alle verzonden e-mails vanuit onFact te bekijken. Deze kan je raadplegen via het enveloppe-icoon bovenaan de pagina (naast je e-mailadres). Hier bevindt zich het overzicht van alle e-mails die je vanuit onFact verzonden hebt, incl. hun status.

Documenten via e-mail ontvangen in onFact

Als je de module 'Aankopen' hebt geactiveerd, kan je ook inkomende documenten van leveranciers per e-mail ontvangen in je onFact-mailbox. Hoe dit in zijn werk gaat, lees je in het hoofdstuk 'Aankopen'.

Een overzicht van je inkomende aankoopdocumenten zal verschijnen bij je verwerklijsten:

Voor alle technische instellingen omtrent het verzenden via e-mail, zie het hoofdstuk 'E-mailinstellingen'.