Klanten
In de klantenmodule worden de klantenfiches beheerd. Deze klantenfiches bevatten alle informatie over de klant en kunnen gebruikt worden doorheen het programma, zoals bij het aanmaken van documenten.
Last updated
Was this helpful?
In de klantenmodule worden de klantenfiches beheerd. Deze klantenfiches bevatten alle informatie over de klant en kunnen gebruikt worden doorheen het programma, zoals bij het aanmaken van documenten.
Last updated
Was this helpful?
Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten':
Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.
Je kan op klantniveau al aangeven onder welk btw-stelsel deze valt. Standaard staat het 'standaard percentage' van 21% btw ingesteld, maar je kan ook andere regimes aanduiden. De toegepaste btw-regeling kan ook pas bij het opmaken van de factuur worden ingevoerd.
Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je kan de klantenfiche, net zoals andere entiteiten in onFact, nadien nog bewerken via de gele 'Bewerken' knop.
De basisinformatie per klant kan uitgebreid worden met meer velden. Deze vind je wanneer je op bekijken klikt, daarna bewerken, gevolgd door 'Meer opties' onderin het scherm. Volgende velden zijn beschikbaar:
Voorbeelden van extra instellingen per klant:
specifieke betaaltermijn
korting (financiële korting of algemene korting)
Hier kunnen ook alternatieve e-mailadressen voor specifieke documenten worden opgegeven. Een klant kan bv. vragen om facturen of bestelbonnen niet naar info@bedrijf.nl te verzenden, maar naar boekhouding@bedrijf.nl.
Onder de klantgegevens vind je 'Interne nota'; een vrij tekstveld. Je kan dit veld bv. gebruiken om bijzondere klantdetails in te voeren: klik op 'Bewerken' om info toe te voegen.
Onderaan de klantenfiche zal de algemene omzet verschijnen die aan deze klant gekoppeld is, alsook de omzet per product voor deze klant. onFact gebruikt hiervoor de data uit opgemaakte facturen + kassatickets - creditnota's.
Via de knop 'Volledig rapport' (boven de grafiek 'omzet per product') kan je de producten die aan deze klant verkocht zijn, in een rapport bekijken.
Is je klant een bedrijf, dan kan je via contactpersonen een specifieke afdeling of contactpersoon binnen dat bedrijf toevoegen. Klik op bekijken, ga naar contactpersonen. Via de groene knop 'Contactpersoon toevoegen' kan je een nieuwe fiche openen.
Je kan ook met één klik vanuit onFact je ingevoerde klanten exporteren. Rechtsboven kan je via de blauwe knop 'Acties' exporteren en een csv-bestand downloaden. Dit bestand kan geopend worden met Excel.
Als je onbedoeld een klant dubbel aanmaakte, kan je via de functie 'Klanten samenvoegen' de overbodige klantenfiche verwijderen en de aangemaakte documenten aan je correcte klant koppelen.
Klik daarvoor in het overzicht van klanten op de blauwe knop 'Acties' om het menu te openen en selecteer onderaan 'Klanten samenvoegen'.
Via het vergrootglas-icoontje kan je de contacten selecteren die je wil samenvoegen.
Het samenvoegen van een klant kan NIET ongedaan gemaakt worden. Besteed hier dus de nodige aandacht aan. Bij het samenvoegen:
komen de aangemaakte documenten onder de doel-klantenfiche te staan.
worden de gegevens die zijn ingevuld in de PDF van het verplaatste document, niet aangepast. Wil je een document updaten qua klantgegevens, dan zal je het document moeten bewerken.
worden geen gegevens van plaats gewisseld of aangevuld in de doel-klantenfiche (bv. in de doel-klantenfiche staat geen tel. nr. of e-mailadres, in de te verwijderen klantenfiche wel: de gegevens van de te verwijderen klantenfiche worden niet aangevuld in de doel-klantenfiche).
Het is mogelijk om aan je klant een bepaald bijlagedocument te koppelen (bv. contract - ondertekend of in afwachting, bijzondere voorwaarden, ...).
Andere mogelijke toepassingen:
Foto's van de opvolging van de werken, om deze nadien door te sturen naar je klant
Een opgemaakt keuringsattest, om nadien samen met je factuur door te sturen naar je klant
...
Standaard worden de bijlagen weergegeven in een lijst. Klik rechtsboven op het rooster 'Tegelweergave' om de bijlagen als previews (thumbnails) te tonen.
Sommige klanten zullen per tijdsperiode (bv. 1 maand) mogelijk meerdere leveringen van jouw bedrijf ontvangen. Het is dan handig om hen slechts eenmaal per maand een factuur daarvoor te sturen. In onFact kan je vanuit de klantenfiche makkelijk de producten en prijzen vanop meerdere leveringsbonnen, samennemen in één factuur.
Het is mogelijk om op klantniveau een andere munteenheid of taalkeuze aan te duiden. Kies je bv. voor Frans, dan zullen alle opgemaakte documenten (offerte, bestelbon, factuur, ...) in het Frans aan deze klant opgemaakt worden. De vertalingen van deze standaard teksten zijn voorzien door onFact.
Het standaard onderschrift op de factuur zal bijvoorbeeld ook vertaald worden naar de taal van de klant. Heb je dit onderschrift echter gewijzigd of gebruik je een aangepaste versie, zorg er dan voor dat je een eigen vertaling voorziet.
Het is ook mogelijk om via het btw-nummer van de klant met één klik alle bedrijfsgegevens op te halen. Deze koppeling werkt via de Europese .
Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Je kan de manier van nummeren ook zelf instellen; hoe je dat doet.
De standaard btw-regeling aanpassen voor je hele organisatie? hoe je dat doet.
Je kan beslissen om je klantgegevens pas in te voeren bij het aanmaken van een factuur. De ingevoerde data kan je eenvoudig 'Opslaan als nieuwe klant'. hoe je dat doet.
Specifieke betaaltermijn: deze overschrijft de standaard algemene betaaltermijn op bedrijfsniveau. Als de standaard betaaltermijn bv. 14 dagen bedraagt maar je aan deze klant 30 dagen toekent, zullen voor de documenten verbonden aan deze klant 30 dagen ipv. 14 dagen betaaltermijn gelden. Dit geldt ook voor eventuele die voor deze klant zouden verzonden worden.
Het is ook mogelijk om eigen informatievelden aan te maken bij je contacten. In deze velden kan je extra informatie kwijt op contactniveau (leveranciers en/of klanten), die voor jouw bedrijfsvoering belangrijk is. Dit type veld kan ook weergegeven worden op je documenten (indien gewenst). Lees in de documentatie '' hoe je deze velden aanmaakt en gebruikt.
Op basis van een eenvoudig kan je een bestaande klantenlijst importeren in onFact. In drie stappen heb je je adressenbestand al geüpload. Dergelijke import is ook mogelijk met een lijst van leveranciers, of van producten. Hoe je een import uitvoert, .
Je kan ook op bedrijfsniveau bijlagen opladen. Dit is interessant voor bijvoorbeeld algemene voorwaarden. hoe je dit kan instellen.
De producten die op de documenten worden vermeld, worden vermeld in de taal waarin je ze hebt aangemaakt. Om de producten bv. in het Frans op de factuur te vermelden, moet je voor een vertaling van je productnamen zorgen. hoe je dit kan aanpakken.
Welke talen je allemaal wil aanbieden, beheer je via de app in onFact.
Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Indien je per klantcategorie (bv. bedrijf of particulier) andere prijzen hanteert, is het mogelijk om staffels aan te maken. Per product kan je een staffelprijs aanmaken. In de klantenfiche kan je een klant toewijzen aan een bepaalde staffel. hoe je staffelprijzen kan aanmaken.
Heb je de app 'MailChimp' geactiveerd, dan kan je klantenlijst met een lijst in MailChimp synchroniseren. Zo kan je via MailChimp eenvoudig nieuwsbrieven sturen naar je actuele klantenbestand. hoe je deze toepassing kan gebruiken.
