GDPR
Last updated
Last updated
In deze tab kan je de toegang voor onFact supportmedewerkers beheren en de gebruikers bekijken die toegang hebben tot je account.
Je vindt de tab door rechtsboven naar je e-mailadres in onFact te gaan en te klikken op 'Instellingen bedrijf'. De GDPR-tab vind je onderaan het menu.
Standaard hebben onze supportmedewerkers geen toegang tot de door jou ingevoerde informatie in onFact. Bij specifieke vragen omtrent bv. klanten, producten, inhoud van documenten kunnen we je echter veel sneller helpen als er toegang gegeven wordt tot de account. Die toegang beheer je via de slider (aan/uit). De toegang kan ten allen tijde terug in- of uitgeschakeld worden.
In onFact is het mogelijk om beveiligde links te delen met je klanten, om bijvoorbeeld offertes online te ondertekenen of facturen online te betalen. Dit kan in de vorm van onderteken- of betaalknop in een e-mail. Deze links zijn beveiligd met een unieke code per document zodat je klant via deze link enkel het doorgestuurde document kan raadplegen. Deze code fungeert als een soort wachtwoord om een document te raadplegen.
Je kan in onFact nog een extra beveiligingslaag hanteren, waarbij iemand die een dergelijke link opent (of klikt op de onderteken- of betaalknop), eerst het e-mailadres moet invullen waarop zij het document ontvangen hebben. Op die manier wordt voorkomen dat wanneer iemand een dergelijke link onbedoeld in handen krijgt, het document kan geopend worden.
Als eigenaar van een account in onFact kan je instellen dat binnen jouw organisatie het gebruik van een tweefactorauthenticatie verplicht is.
Als je dit activeert, zullen alle gebruikers binnen jouw organisatie een extra code moeten invoeren bij het inloggen in onFact. Om zo'n code te genereren dien je als gebruiker een authenticatie-app te installeren op bv. je smartphone (deze apps zijn vaak gratis). Door dergelijke extra verificatie verbeter je de veiligheid van je gebruikersaccounts. Dit kan elke gebruiker zelf installeren, vanuit de 'Persoonlijke instellingen' in onFact.
Lees hieronder hoe tweefactorauthenticatie werkt in onFact:
In onFact is het mogelijk om beveiligde links te delen met je klanten, om bijvoorbeeld offertes online te ondertekenen of facturen online te betalen. Dit kan in de vorm van onderteken- of betaalknop in een e-mail. Deze links zijn beveiligd met een unieke code per document zodat je klant via deze link enkel het doorgestuurde document kan raadplegen. Deze code fungeert als een soort wachtwoord om een document te raadplegen.
Standaard hanteert onFact nog een extra beveiligingslaag, waarbij iemand die een dergelijke link opent (of klikt op de onderteken- of betaalknop), eerst het e-mailadres moet invullen waarop zij het document ontvangen hebben.
Op die manier wordt voorkomen dat wanneer iemand een dergelijke link onbedoeld in handen krijgt, het document kan geopend worden. Deze extra beveiligingslaag is standaard actief. Indien je wenst kan je deze beveiliging uitschakelen door de slider uit te zetten (knop wordt grijs).
In onFact is het mogelijk om gebruikers, zowel interne (bv. medewerkers) als externe (bv. boekhouder), toegang te geven tot je onFact-omgeving. In deze sectie zie je aan wie er momenteel toegang verleend wordt, hoe sterk het door de gebruiker gekozen wachtwoord is, en of zij tweefactor authenticatie hebben geactiveerd.
