Tijdsregistratie

⭐ PREMIUM

Hou eenvoudig je gepresteerde uren bij in onFact en factureer ze. De module 'Tijdsregistratie' kan je gebruiken in combinatie met 'Werkbonnen' of 'Taken', maar kan ook losstaand gebruikt worden.

Tijdsregistratie activeren en configureren

Om tijdsregistratie in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Tijdsregistratie'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om extra instellingen in te voeren.

• Specifieke tijden weergeven: activeer deze optie om op je documenten de begin- en eindtijden van je tijdsregistratie weer te geven.

• Nota en naam gebruiker weergeven: activeer deze optie om op je documenten de naam van de gebruiker en een eventuele nota weer te geven.

• Afrondingen tijden: selecteer hier welke afronding je wenst te gebruiken, bv. per gestart kwartier, half uur, uur, ... of geen afronding.

• Gebruikers: om een nieuwe gebruiker toe te voegen aan je personeelsbestand, ga je naar 'Gebruikers'. Deze kan je niet rechtstreeks vanuit dit scherm aanmaken. Een bestaande gebruiker kan je gaan 'Bewerken'. Je kan per gebruiker een kostprijs per uur (= interne info) en een factureerbaar uurtarief (= verschijnt op facturen) voor de gepresteerde uren instellen.

Tijdsregistratie gebruiken

Zodra de module geactiveerd is, kan je deze gebruiken. De tijdsregistratie verschijnt in het linkermenu van onFact onder 'Planning & Uitvoering'. Je vindt ze ook via het klok-icoontje in de hoek rechtsboven bij je e-mailadres.

Een tijdsregistratie starten

Je kan in onFact vanuit verschillende plaatsen tijdsregistratie starten: vanuit deze interface, vanuit een taak of vanuit een werkbon. Ongeacht waar je een tijdsregistratie start, vind je alle tijdsregistraties terug onder 'Tijdsregistratie'.

Vanuit de tab 'Mijn tijdsregistraties' kan je via de startknop meteen een tijdsregistratie starten. In dit scherm zal je enkel jouw eigen tijdsregistraties als gebruiker zien.

Afgesloten registraties zie je onderaan. Deze kan je gaan bewerken, of herstarten. Bij herstarten wordt een nieuwe tijdsregistratie aangemaakt, met dezelfde parameters (= de bestaande tijdsregistratie wordt niet op nul gezet). Wens je een tijdsregistratie te wissen, dan kan dat via de rode knop 'Verwijderen'.

Manuele tijdsregistratie aanmaken

Je kan vanuit dit scherm ook manueel een tijdsregistratie toevoegen. Bij het toevoegen van een manuele tijdsregistratie maak je geen gebruik van de stopwatch maar ga je handmatig start- en eindtijd invoeren.

Een tijdsregistratie kan je koppelen aan een klant en aan een project (indien de module 'Projecten' geactiveerd werd). De nota is een omschrijving van de registratie, die afhankelijk van je instellingen, al dan niet op je facturen zal getoond worden.

Als er reeds een tijdsregistratie loopt voor een andere taak die aan jou was toegewezen, zal onFact een waarschuwing geven:

Klik je toch op de groene knop 'Tijdsregistratie starten voor deze taak', dan wordt een nieuwe tijdsregistratie gestart en de lopende registratie stopgezet.

Tijdsregistraties factureren

Vanuit overzicht tijdsregistraties

In deze tab zie je een overzicht van je nog te factureren tijdsregistraties. Je kan één of meerdere tijdsregistraties aanvinken, om via de blauwe knop 'Acties' om te zetten in een factuur.

Het factureren van meerdere tijdsregistraties wordt één factuur per klant aangemaakt. Wil je dus drie tijdsregistraties aan klant A en één tijdsregistratie aan klant B aanmaken, dan zal onFact twee facturen aanmaken (1 aan klant A die 3 registraties bevat en en 1 aan klant B die 1 registratie bevat).

Als je de tijdsregistratie hebt toegewezen aan een bepaald project, zal deze factuur ook aan dit project gekoppeld worden. Dat zie je aan de rechterzijde onder 'Klantinformatie'.

Als de tijdsregistratie werd gestart vanuit een werkbon, zal je deze ook zien staan bij 'Mijn tijdsregistraties'.

Staat er aan de linkerzijde van de lijn een kruisje, dan kan je hier over schuiven met de muis en zie je extra info. Mogelijkheden:

• 'Tijdsregistratie gelinkt aan werkbon. Factureer via werkbon'. Dergelijke tijdsregistraties zijn dus niet vanuit dit overzicht factureerbaar, maar worden gefactureerd op basis van de werkbon.

• 'Tijdsregistratie reeds gefactureerd': je kan deze registratie geen twee maal factureren.

• 'Geen klant gelinkt aan deze tijdsregistratie': je kan enkel factureren indien een klant werd aangeduid.

Vanuit verkoopfactuur

Als je vanuit het overzicht van 'Facturen' in het linkermenu een factuur gaat aanmaken, selecteer je bovenaan eerst de klant.

Indien tijdsregistratie geactiveerd is, zal er in de factuurinterface ook een sectie 'Tijdsregistratie' verschijnen.

In dit kader boven de product-of dienstlijnen verschijnen alle nog te factureren (= factureerbare) tijdsregistraties die aan deze klant gelinkt zijn. Je kan ze in de factuur opnemen door ze aan te vinken.

Controle facturatie

In de tab 'Alle tijdsregistraties' zie je een overzicht van alle tijdsregistraties. Hier kan je eenvoudig nakijken of er al je tijdsregistraties reeds gefactureerd werden. Afhankelijk van je gebruikersrechten zie je hier enkel jouw tijdsregistraties, of deze van alle medewerkers.

Als een tijdsregistratie reeds gefactureerd werd, wordt het betreffende factuurnummer getoond in de kolom 'Gefactureerd'. Een reeds gefactureerde tijdsregistratie kan je niet meer bewerken of verwijderen. Ook een eventuele gekoppelde werkbon kan je weergeven. Selecteer de gewenste kolomweergave via de gele knop 'Filters' rechtsboven.