Shopify

Shopify is een e-commerce platform waarmee je een online shop kan bouwen en online kan verkopen. Via de Shopify-koppeling in onFact kan je een bestelling uit je Shopify webshop automatisch omzetten in een bestelbon, leveringsbon, kassaticket of factuur. Dit document kan dan vanuit onFact (automatisch) naar de klant verzonden worden via e-mail.

De Shopify-koppeling activeren

De Shopify-koppeling kan je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. Bij 'Geavanceerde apps en koppelingen' ga je naar 'Shopify'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren'.

De Shopify-koppeling instellen

Zodra de koppeling geactiveerd is, verschijnt er aan de linkerzijde een gele knop 'Configureren'. Klik er op om de koppeling in te stellen.

Klik op de groene knop 'Open Shopify AppStore'.

Je wordt nu omgeleid naar de Shopify omgeving, waar je gevraagd wordt om via 'Add app' de onFact koppeling toe te voegen. Zie ook verder: Shopify abonnementsformule.

Om de app te installeren moet je inloggen in je Shopify account. Na verificatie van je login wordt voorgesteld om jouw webshop te verbinden met de onFact app: klik in dit scherm rechtsboven op 'Install app / Verbind app'. Je wordt nu teruggestuurd naar onFact, waarbij na succesvolle verbinding, het volgende scherm getoond wordt:

Instellingen

Bepaal hier de layout van je Shopify-document door de juiste template aan te duiden. Indien je werkt met meerdere dagboeken in onFact, kan je hier ook selecteren in welk dagboek de aangemaakte documenten moeten belanden.

Kies vervolgens welk type document er in onFact moet aangemaakt worden, nadat in Shopify de door jou gekozen actie werd uitgevoerd. Je kan daarbij kiezen voor het aanmaken van een bestelbon, een leveringsbon, een kassaticket of een factuur.

Je kan hier ook aangeven op basis van welke actie in Shopify het document moet aangemaakt worden in onFact.

Vink je 'Automatisch verzenden via e-mail' aan, dan wordt het document meteen verzonden naar het e-mailadres waarmee de bestelling in Shopify geplaatst werd. Vink je dit niet aan, dan wordt het document aangemaakt met status 'Concept' in onFact en dien je het zelf nog te verzenden.

Onderschriften en e-mails

Je kan het onderschrift op het document zelf instellen en daarbij verschillende teksten gebruiken voor documenten van bestellingen die reeds betaald werden, of nog moeten betaald worden. Als je de app 'Anderstalige klanten' geactiveerd hebt, kan je deze teksten instellen per taal.

Je kan ook de tekst voor de begeleidende e-mail instellen. Ook hier kan onderscheid gemaakt worden tussen een e-mailtekst voor een reeds betaald, of nog te betalen bestelling.

Best practices

Achteraf betalen

Wil je de onFact-factuur verzenden naar je Shopify-klant en is deze nog niet betaald, dan kan je deze laten betalen via Mollie.

Let bij achteraf betalen via bankoverschrijving op dat je aan de klant vraagt om te betalen op basis van het factuurnummer of gestructureerde mededeling, zoals bij een reguliere onFact-factuur. Op die manier kan de betaling in onFact afgepunt worden.

Voorraadbeheer

Werk je in onFact met stockbeheer? Maak dan de keuze om je voorraad ofwel in onFact, ofwel in Shopify te beheren. De koppeling voorziet geen synchronisatie van de voorraad tussen de beide systemen. Zodra in onFact een factuur wordt aangemaakt voor een item, wijzigt de stock automatisch. Het is dan ook aangeraden om in je webshop geen voorraad aantallen weer te geven, en deze enkel in onFact te verwerken.

Shopify abonnementsformule

Om de koppeling met Shopify te kunnen gebruiken, vraagt Shopify dat de facturatie van het onFact-abonnement via hun diensten loopt. In de praktijk betekent dit het volgende:

Optie 1: Je hebt op dit moment een actief abonnement bij onFact

Zodra je onFact-app uit de Shopify App Store installeert, zal je zien dat in onFact je 'Mijn abonnement'-pagina wijzigt. Het abonnementstype in onFact wordt een 'Shopify abonnement' en onderaan zie je de abonnementsprijzen voor een onFact-abonnement via Shopify (uitgedrukt in US Dollar). Een lopend onFact-abonnement blijft gewoon verder lopen, tot de vermelde einddatum. Wil je op dat moment je abonnement op onFact verlengen en gebruik je actief de Shopify-koppeling, dan kan je via de knoppen 'Selecteren' de formule van je keuze aangeven. Je wordt omgeleid naar de Shopify omgeving, van waaruit je zal kunnen betalen. Shopify bezorgt jou een abonnementsfactuur.

Gebruik je de Shopify-koppeling niet langer? Contacteer [e-mail] om je abonnement weer rechtstreeks via onFact te laten verlopen.

Optie 2: je hebt op dit moment nog geen abonnement bij onFact

Dan kan je een abonnement nemen via de 'Mijn abonnement'-pagina. Onderaan zie je de abonnementsprijzen voor een onFact-abonnement via Shopify (uitgedrukt in US Dollar). Kies het abonnement van je keuze via de knoppen 'Selecteren'. Je wordt omgeleid naar de Shopify omgeving, van waaruit je zal kunnen betalen. Shopify bezorgt jou een abonnementsfactuur.